Schvalovací workflow pro přijaté faktury

Firma+

Nastavení víceúrovňového schvalování přijatých faktur – definice pravidel, podmínek a schvalovacích kroků.

Dostupné pro:Administrátor

Schvalovací workflow umožňuje nastavit automatické víceúrovňové schvalování přijatých faktur (nákladů). Administrátor definuje pravidla, která určují, kdo a v jakém pořadí musí fakturu schválit, než bude možné zadat platbu.

Jak to funguje

Při vytvoření přijaté faktury systém automaticky vyhodnotí, zda existuje odpovídající schvalovací pravidlo. Pokud ano, faktura vstoupí do schvalovacího procesu:

Nová faktura → Nalezení pravidla → Krok 1 (schvalovatel) → Krok 2 → ... → Schváleno → Platba

Pokud žádné pravidlo neodpovídá, faktura funguje standardním způsobem bez schvalování.

Stavy faktury ve workflow

Stav	Popis
Čeká na schválení (stav 10)	Faktura čeká na schválení aktuálním schvalovatelem
Zamítnuto (stav 8)	Faktura byla zamítnuta – je možné ji opravit a znovu odeslat
Schváleno (stav 20)	Faktura prošla všemi kroky a čeká na zadání platby

Nastavení pravidel schvalování

Pravidla se nastavují v Nastavení firmy → záložka Schvalovací pravidla.

Vytvoření nového pravidla

1. Přejděte do Nastavení firmy
2. Klikněte na záložku Schvalovací pravidla
3. Klikněte na + Nové pravidlo
4. Vyplňte název pravidla (např. „Materiál nad 50 000 Kč")
5. Nastavte prioritu (nižší číslo = vyšší priorita)
6. Volitelně zúžete podmínky – kategorie, podkategorie, rozsah částky
7. Přidejte jeden nebo více schvalovacích kroků
8. Uložte

Podmínky pravidla

Každé pravidlo může být omezeno kombinací těchto podmínek:

Podmínka	Popis
Kategorie	Pravidlo se aplikuje jen na faktury v dané nákladové kategorii
Podkategorie	Další zúžení na konkrétní podkategorii
Částka od	Minimální celková částka faktury (včetně)
Částka do	Maximální celková částka faktury (včetně)

Pokud podmínku nevyplníte, pravidlo se na daný parametr neomezuje (platí pro všechny hodnoty).

Priorita pravidel

Pokud existuje více pravidel, systém vyhodnocuje pravidla od nejnižší priority (číslo 1 = nejvyšší priorita). Použije se první pravidlo, jehož podmínky faktura splňuje. Ostatní pravidla se ignorují.

Doporučení pro prioritu

Specifičtější pravidla (s kategorií a částkou) dávejte na vyšší prioritu a obecnější pravidla (bez podmínek) na nižší. Obecné pravidlo tak slouží jako záchytná síť.

Schvalovací kroky

Každé pravidlo obsahuje sekvenci kroků, které musí faktura postupně projít. Kroky se vykonávají v zadaném pořadí – další krok začne až po schválení předchozího.

Typy schvalovatelů

Typ	Popis
Vedoucí projektu	Schvaluje vedoucí projektu, ke kterému je faktura přiřazena
Vedoucí kategorie	Schvaluje vedoucí nákladové kategorie (nebo podkategorie) faktury
Konkrétní uživatel	Schvaluje vybraný uživatel
Role	Schvaluje kdokoli s přiřazenou rolí ve firmě

Správa kroků

• Přidání kroku – klikněte na + Přidat krok pod seznamem kroků
• Změna pořadí – použijte šipky ↑ ↓ u jednotlivých kroků
• Odebrání kroku – klikněte na × u kroku (minimálně jeden krok musí zůstat)
• Pro typ „Konkrétní uživatel" vyberte uživatele z rozbalovacího seznamu
• Pro typ „Role" vyberte roli z rozbalovacího seznamu

Schvalování faktur

Schválení

Schvalovatel vidí faktury čekající na jeho schválení v seznamu přijatých faktur. U faktury se zobrazuje jméno aktuálního schvalovatele.

1. Otevřete přijatou fakturu čekající na schválení
2. Klikněte na tlačítko Schválit
3. Volitelně přidejte komentář
4. Pokud existuje další krok, faktura se posune k dalšímu schvalovateli
5. Po schválení posledního kroku je faktura kompletně schválena

Zamítnutí

Schvalovatel může fakturu zamítnout s povinným komentářem:

1. Otevřete přijatou fakturu
2. Klikněte na Zamítnout
3. Vyplňte důvod zamítnutí (povinné)
4. Faktura se vrátí do stavu „Zamítnuto"

Opětovné odeslání ke schválení

Pokud byla faktura zamítnuta, tvůrce může fakturu opravit a znovu odeslat ke schválení:

1. Otevřete zamítnutou fakturu
2. Proveďte potřebné úpravy
3. Klikněte na Znovu odeslat ke schválení
4. Workflow se restartuje od prvního kroku

Zamítnutí neznačí smazání

Zamítnutá faktura zůstává v systému a je možné ji kdykoli opravit a znovu odeslat. V komentáři zamítnutí vidíte důvod, proč byla zamítnuta.

Příklad nastavení

Scénář: Dvoustupňové schvalování materiálu nad 50 000 Kč

Parametr	Hodnota
Název pravidla	Materiál nad 50K
Priorita	10
Kategorie	Materiál
Částka od	50 000
Krok 1	Vedoucí projektu
Krok 2	Konkrétní uživatel (finanční ředitel)

Scénář: Obecné schvalování všech faktur

Parametr	Hodnota
Název pravidla	Obecné schvalování
Priorita	100
Kategorie	Všechny
Krok 1	Vedoucí projektu

Workflow: Schvalování přijaté faktury

Nová faktura → Vyhodnocení pravidla → Čeká na schválení (krok 1)
                                          ↓ Schválí
                                      Další krok? → Ano → Čeká na schválení (krok 2) → ...
                                          ↓ Ne
                                      Schváleno → Platba
                                          
                                      Zamítnuto ← Zamítne schvalovatel
                                          ↓
                                      Oprava a znovu odeslání → Krok 1 (restart)