Schvalování přijatých faktur
Kdo a v jakém pořadí schvaluje přijaté faktury: schvalovatel kategorie, kontrola administrátorem a vícekroková schvalovací pravidla.
Než se přijatá faktura zaplatí, musí ji někdo schválit. eProtokol nabízí tři úrovně, které se dají kombinovat:
- Běžné schválení - fakturu schvaluje jeden člověk podle nákladové kategorie, u staveb vedoucí stavby. Nepotřebuje schvalovací pravidla, jen nastaveného schvalovatele u nákladové kategorie (nebo podkategorie) a u staveb vedoucího stavby.
- Kontrola administrátorem nad 50 000 Kč - přepínač pro celou firmu.
- Schvalovací pravidla - vícekrokové schvalování podle kategorie a částky.
Vše se nastavuje v Nastavení firmy → Doklady a platby → Schvalování nákladů (jen administrátor). Změny přepínačů uložíte tlačítkem Uložit změny dole, pravidla se ukládají každé zvlášť.
Běžné schválení
Když na fakturu nesedí žádné pravidlo, dostane ji ke schválení:
- u nákladové kategorie typu Stavba a u druhu Zálohová faktura vedoucí stavby vybrané na dokladu,
- u ostatních kategorií schvalovatel podkategorie, a není-li nastavený, schvalovatel kategorie (nastavuje se v Nákladových kategoriích).
Výchozí kategorie nové firmy schvalovatele nemají. Když schvalovatel chybí (u staveb vedoucí stavby), dostane doklad ke schválení první administrátor firmy. Nastavte proto schvalovatele u všech kategorií, které používáte, a u staveb vedoucího stavby, ať doklady nechodí jen administrátorovi.
Faktura je ve stavu Čeká na schválení a schvalovatel je vidět ve sloupci Status v seznamu nákladů. Schválením přejde do stavu Čeká na zadání platby.
Kontrola administrátorem nad 50 000 Kč
Přepínač Schvalování nákladů administrátorem: faktury nad 50 000 Kč bez DPH musí schválit administrátor, jsou ve stavu Čeká na schválení adminem. Tyto doklady najde administrátor v seznamu Faktury přijaté filtrem Status (Čeká na schválení adminem) a schválí je ikonou v seznamu nebo v detailu dokladu. Na Nástěnce ani v přepínači Ke schválení mnou je zatím nevidí a nemůže je vybrat do Schválit výběr, pokud sám není schvalovatelem kategorie nebo vedoucím stavby na dokladu. Schvalovatel kategorie nebo vedoucí stavby je naopak na Nástěnce vidí, schválit je ale nemůže.
Tato kontrola se použije, jen když na fakturu nesedí žádné schvalovací pravidlo. Potřebujete jiný limit než 50 000 Kč? Založte pravidlo s vyplněnou Částkou od a jediným krokem Administrátor firmy.
Schvalovací pravidla
Pravidlo určuje, pro které faktury platí (podmínky) a kdo je postupně schvaluje (kroky).
Založení pravidla
- V Nastavení firmy → Schvalování nákladů klikněte na Nové pravidlo.
- Vyplňte Název pravidla (např. „Materiál nad 100 000 Kč") a Prioritu.
- V části Podmínky volitelně zúžte Kategorii, Podkategorii, Částku od a Částku do.
- V části Kroky schvalování vyberte schvalovatele prvního kroku a tlačítkem Přidat krok přidejte další. Pořadí měníte šipkami, krok odeberete křížkem (alespoň jeden musí zůstat).
- Pravidlo uložte.
V seznamu pravidel vidíte u každého prioritu, podmínky a kroky. Pravidlo můžete Upravit nebo Smazat.
Podmínky
| Podmínka | Význam |
|---|---|
| Kategorie | Pravidlo platí jen pro faktury v této nákladové kategorii. |
| Podkategorie | Další zúžení na podkategorii. |
| Částka od | Faktura musí mít alespoň tuto částku. |
| Částka do | Faktura může mít nejvýše tuto částku. |
Nevyplněná podmínka znamená bez omezení. Částky se porovnávají bez DPH.
Priorita
Pravidla se zkoušejí od nejnižšího čísla priority (1 před 100). Použije se první pravidlo, jehož všechny vyplněné podmínky faktura splňuje, další se už nevyhodnocují. Konkrétnější pravidlo nemá přednost samo od sebe, rozhoduje jen priorita.
Aby výjimka (např. Materiál nad 100 000 Kč) vyhrála nad obecným pravidlem bez podmínek, musí mít nižší číslo priority. Pravidlům dávejte různé priority, při shodné prioritě není pořadí zaručené.
Typy schvalovatelů v kroku
| Typ | Kdo schvaluje |
|---|---|
| Vedoucí projektu | Vedoucí stavby vybrané na faktuře. |
| Vedoucí kategorie | Schvalovatel nákladové podkategorie faktury, a není-li nastaven, schvalovatel kategorie. |
| Konkrétní uživatel | Vybraný uživatel. |
| Role | Aktivní uživatelé s vybranou rolí. |
| Administrátor firmy | Kterýkoli aktivní administrátor firmy, stačí jeden z nich. |
U kroků Konkrétní uživatel a Role je výběr povinný, bez vybraného uživatele nebo role pravidlo nejde uložit.
Když krok Role vyjde na více lidí, rozhoduje přepínač Režim více schvalovatelů v kroku:
- vypnuto (NEBO, výchozí) - stačí, když schválí kdokoli z nich,
- zapnuto (A) - krok je hotový, až schválí všichni.
Krok Administrátor firmy jede vždy v režimu NEBO. Administrátoři nemají přiřazenou Roli, krokem Role na ně proto nedosáhnete - použijte krok Administrátor firmy.
Jak pravidlo probíhá
- Kroky jdou po sobě, další začne až po dokončení předchozího. Poslední schválení převede fakturu do stavu Čeká na zadání platby.
- Krok, pro který se nenajde žádný schvalovatel (faktura bez stavby, stavba nebo kategorie bez vedoucího, role bez aktivních uživatelů), se přeskočí.
- Pokud se schvalovatel nenajde pro žádný krok pravidla, pravidlo se nepoužije a faktura čeká na běžné schválení: nad 50 000 Kč s kontrolou administrátorem (je-li zapnutá), jinak u schvalovatele kategorie nebo stavby, a když ani ten není, u prvního administrátora. Doklad tím v žádném případě není schválený automaticky.
- Pravidla se vyhodnocují při založení faktury a znovu při každém uložení úpravy, po které má faktura čekat na schválení. Změna částky nebo kategorie tak může fakturu přesunout pod jiné pravidlo.
Co schválením neprochází
- druhy dokladů Ostatní závazek (karta) a Pokladna - jsou uhrazené už založením,
- doklady s nulovou částkou,
- doklady uložené s přepínačem Uhrazeno,
- doklady, ke kterým se při uložení najde už načtená platba se stejným variabilním symbolem a částkou (uloží se rovnou jako Proplaceno, viz Faktury přijaté),
- doklady v nákladové kategorii typu Zálohová faktura (neplést s druhem dokladu Zálohová faktura, ten se schvaluje běžně).
Doklad uložený přes Zařadit později čeká ve stavu Čeká na zařazení a do schvalování vstoupí, až ho zařadíte a uložíte.
Faktury z e-mailu a z faktury za eProtokol
Dva přepínače určují, zda pravidla platí i pro doklady, které nevznikly ve formuláři nákladu. Oba jsou ve výchozím stavu zapnuté:
- Pravidla i na faktury z e-mailu - faktura z příjmu faktur e-mailem projde stejným schválením jako ručně zadaný náklad. Při vypnutí se založí na určeného kontrolora.
- Pravidla i na náklad z faktury za eProtokol - náklad založený z naší faktury za předplatné projde schválením jako každý jiný.
Náhled schvalování
Tlačítko Náhled schvalování otevře okno Jak projde náklad schválením. Zadáte zkušební doklad (druh nákladu, kategorie, podkategorie, částka bez DPH) a uvidíte schéma průchodu krok za krokem: které pravidlo se použije, kdo bude schvalovat a co následuje po schválení. Náhled nic neukládá a hodí se pro kontrolu pravidel před tím, než je začnete používat.
Schvalování v praxi
Kde schvalovatel faktury najde
- Na Nástěnce v přehledu Ke schválení → Náklady (s počtem čekajících dokladů).
- V Faktury přijaté přepínačem Ke schválení mnou (má ho každý, komu Role stránku otevře).
- V mobilní aplikaci: administrátor a vedoucí stavby na nástěnce v bloku Ke schválení. Ostatní schvalovatelé je v mobilu najdou v agendě Přijaté faktury, pokud mají v Roli u Faktur přijatých úroveň čtení nebo editace (s úrovní editace vlastních uvidí jen doklady, které sami založili). Jinak je najdou na Nástěnce ve webové aplikaci.
Schválení
Schvalovatel otevře doklad, zkontroluje ho včetně přílohy a klikne na Schválit (v detailu nebo ikonou v seznamu). Administrátor může v seznamu nákladů schválit najednou více dokladů, které čekají na něj, akcí Schválit výběr. U faktury ve vícekrokovém pravidle schválíte jen svůj krok, i když použijete ikonu v seznamu nebo Schválit výběr. Pokud po vašem kroku následuje další, aplikace ohlásí, že náklad jde k dalšímu schvalovateli.
Zamítnutí
U faktur, které procházejí schvalovacím pravidlem, může schvalovatel doklad zamítnout - na Nástěnce ikonou křížku nebo v mobilní aplikaci. Důvod zamítnutí je povinný.
Faktura přejde do stavu Vráceno k opravě a autor dokladu dostane do mobilní aplikace upozornění s důvodem. Na nástěnce ji najde v sekci Ke schválení v záložce Vráceno k opravě. Po opravě a uložení se celé vyhodnocení spustí znovu od prvního kroku.
Upozornění na čekající náklady
Přepínač Upozornění na náklady čekající na schválení posílá schvalovatelům do mobilní aplikace připomínku dokladů ve stavu Čeká na schválení nebo Ke kontrole, kterým do splatnosti zbývá nastavený Počet dní do splatnosti nebo méně (včetně dokladů po splatnosti). Připomínka chodí denně v nastavenou Hodinu odeslání upozornění.
Po schválení
Schválená faktura čeká ve stavu Čeká na zadání platby. Zaplatíte ji exportem platebního příkazu (Export ABO) nebo návrhem platby do banky. S bankovní integrací lze návrh platby poslat do internetového bankovnictví automaticky hned po schválení. Viz Faktury přijaté a Platby.
Příklady nastavení
Dvoustupňové schválení materiálu nad 100 000 Kč
| Parametr | Hodnota |
|---|---|
| Název pravidla | Materiál nad 100 000 Kč |
| Priorita | 10 |
| Kategorie | Materiál |
| Částka od | 100 000 |
| Krok 1 | Vedoucí projektu |
| Krok 2 | Konkrétní uživatel (např. finanční ředitel) |
Administrátor schvaluje vše nad 20 000 Kč
| Parametr | Hodnota |
|---|---|
| Název pravidla | Nad 20 000 Kč |
| Priorita | 50 |
| Částka od | 20 000 |
| Krok 1 | Administrátor firmy |
Obecné pravidlo pro ostatní faktury
| Parametr | Hodnota |
|---|---|
| Název pravidla | Obecné schvalování |
| Priorita | 100 |
| Podmínky | žádné |
| Krok 1 | Vedoucí kategorie |
Průchod faktury
Nová faktura → Sedí pravidlo? ── ano → Krok 1 → Krok 2 → ... → Čeká na zadání platby → Platba → Proplaceno
│ │
│ └─ zamítnuto → Vráceno k opravě → oprava a uložení → znovu od kroku 1
│
└─ ne → nad 50 000 Kč a zapnutá kontrola? ── ano → Čeká na schválení adminem ─┐
│ ├→ Čeká na zadání platby
└─ ne → Čeká na schválení (běžné schválení) ──────────┘