Zatwierdzanie faktur otrzymanych
Kto i w jakiej kolejności zatwierdza faktury otrzymane: zatwierdzający kategorii, kontrola przez administratora i wieloetapowe reguły zatwierdzania.
Zanim faktura otrzymana zostanie zapłacona, ktoś musi ją zatwierdzić. eProtokol oferuje trzy poziomy, które można łączyć:
- Zwykłe zatwierdzanie - fakturę zatwierdza jedna osoba według kategorii kosztów, w przypadku budów kierownik budowy. Nie wymaga reguł zatwierdzania, tylko ustawionego zatwierdzającego przy kategorii kosztów (lub podkategorii), a w przypadku budów kierownika budowy.
- Kontrola przez administratora powyżej 50 000 Kč - przełącznik dla całej firmy.
- Reguły zatwierdzania - wieloetapowe zatwierdzanie według kategorii i kwoty.
Wszystko ustawia się w Nastavení firmy → Doklady a platby → Schvalování nákladů (Ustawienia firmy → Dokumenty i płatności → Zatwierdzanie kosztów), tylko administrator. Zmiany przełączników zapiszesz przyciskiem Uložit změny (Zapisz zmiany) na dole, każda reguła zapisuje się osobno.
Zwykłe zatwierdzanie
Gdy do faktury nie pasuje żadna reguła, do zatwierdzenia otrzymuje ją:
- w kategorii kosztów typu Stavba (Budowa) i przy rodzaju dokumentu Zálohová faktura (faktura zaliczkowa) - kierownik budowy wybrany w dokumencie,
- w pozostałych kategoriach - zatwierdzający podkategorii, a jeśli nie jest ustawiony, zatwierdzający kategorii (ustawia się go w Kategoriach kosztów).
Domyślne kategorie nowej firmy nie mają zatwierdzających. Gdy zatwierdzającego brak (w przypadku budów kierownika budowy), dokument do zatwierdzenia otrzymuje pierwszy administrator firmy. Ustaw więc zatwierdzających we wszystkich kategoriach, których używasz, a przy budowach kierownika budowy, żeby dokumenty nie trafiały tylko do administratora.
Faktura jest w stanie Čeká na schválení (Oczekuje na zatwierdzenie), a zatwierdzający jest widoczny w kolumnie Status na liście kosztów. Po zatwierdzeniu przechodzi do stanu Čeká na zadání platby (Oczekuje na zlecenie płatności).
Kontrola przez administratora powyżej 50 000 Kč
Przełącznik Schvalování nákladů administrátorem (Zatwierdzanie kosztów przez administratora): faktury powyżej 50 000 Kč bez DPH (VAT) musi zatwierdzić administrator, są w stanie Čeká na schválení adminem (Oczekuje na zatwierdzenie przez administratora). Te dokumenty administrator znajdzie na liście Faktury otrzymane filtrem Status (Čeká na schválení adminem) i zatwierdzi je ikoną na liście lub w szczegółach dokumentu. Na Tablicy ani w przełączniku Do zatwierdzenia przeze mnie na razie ich nie widzi i nie może ich wybrać do Schválit výběr (Zatwierdź zaznaczone), jeśli sam nie jest zatwierdzającym kategorii ani kierownikiem budowy w dokumencie. Zatwierdzający kategorii lub kierownik budowy natomiast widzi je na Tablicy, ale zatwierdzić ich nie może.
Ta kontrola jest stosowana tylko wtedy, gdy do faktury nie pasuje żadna reguła zatwierdzania. Potrzebujesz innego limitu niż 50 000 Kč? Utwórz regułę z wypełnionym polem Částka od (Kwota od) i jedynym krokiem Administrátor firmy (Administrator firmy).
Reguły zatwierdzania
Reguła określa, do których faktur się odnosi (warunki) i kto je kolejno zatwierdza (kroki).
Tworzenie reguły
- W Nastavení firmy → Schvalování nákladů kliknij Nové pravidlo (Nowa reguła).
- Wypełnij Název pravidla (Nazwa reguły), np. „Materiał powyżej 100 000 Kč", oraz Priorita (Priorytet).
- W sekcji Podmínky (Warunki) opcjonalnie zawęź Kategorie (Kategoria), Podkategorie (Podkategoria), Částka od i Částka do (Kwota do).
- W sekcji Kroky schvalování (Kroki zatwierdzania) wybierz zatwierdzającego pierwszego kroku, a przyciskiem Přidat krok (Dodaj krok) dodaj kolejne. Kolejność zmieniasz strzałkami, krok usuwasz krzyżykiem (co najmniej jeden musi zostać).
- Zapisz regułę.
Na liście reguł przy każdej widzisz priorytet, warunki i kroki. Regułę możesz Upravit (Edytuj) lub Smazat (Usuń).
Warunki
| Warunek | Znaczenie |
|---|---|
| Kategorie | Reguła dotyczy tylko faktur w tej kategorii kosztów. |
| Podkategorie | Dalsze zawężenie do podkategorii. |
| Částka od | Faktura musi mieć co najmniej tę kwotę. |
| Částka do | Faktura może mieć co najwyżej tę kwotę. |
Niewypełniony warunek oznacza brak ograniczenia. Kwoty są porównywane bez VAT.
Priorytet
Reguły są sprawdzane od najniższego numeru priorytetu (1 przed 100). Stosowana jest pierwsza reguła, której wszystkie wypełnione warunki faktura spełnia, kolejne nie są już oceniane. Bardziej szczegółowa reguła nie ma sama z siebie pierwszeństwa, decyduje wyłącznie priorytet.
Aby wyjątek (np. Materiał powyżej 100 000 Kč) wygrał z ogólną regułą bez warunków, musi mieć niższy numer priorytetu. Dawaj regułom różne priorytety, przy takim samym priorytecie kolejność nie jest gwarantowana.
Typy zatwierdzających w kroku
| Typ | Kto zatwierdza |
|---|---|
| Vedoucí projektu (Kierownik projektu) | Kierownik budowy wybrany na fakturze. |
| Vedoucí kategorie (Kierownik kategorii) | Zatwierdzający podkategorii kosztów faktury, a jeśli nie jest ustawiony, zatwierdzający kategorii. |
| Konkrétní uživatel (Konkretny użytkownik) | Wybrany użytkownik. |
| Role (Rola) | Aktywni użytkownicy z wybraną rolą. |
| Administrátor firmy | Dowolny aktywny administrator firmy, wystarczy jeden z nich. |
W krokach Konkrétní uživatel (Konkretny użytkownik) i Role (Rola) wybór jest obowiązkowy, bez wybranego użytkownika lub roli reguły nie można zapisać.
Gdy krok Role (Rola) przypada na kilka osób, decyduje przełącznik Režim více schvalovatelů v kroku (Tryb wielu zatwierdzających w kroku):
- wyłączony (NEBO, czyli LUB, domyślnie) - wystarczy, że zatwierdzi ktokolwiek z nich,
- włączony (A, czyli I) - krok jest zakończony dopiero wtedy, gdy zatwierdzą wszyscy.
Krok Administrátor firmy działa zawsze w trybie NEBO (LUB). Administratorzy nie mają przypisanej Roli, dlatego krokiem Role do nich nie dotrzesz - użyj kroku Administrátor firmy.
Jak przebiega reguła
- Kroki następują po sobie, kolejny zaczyna się dopiero po zakończeniu poprzedniego. Ostatnie zatwierdzenie przenosi fakturę do stanu Čeká na zadání platby.
- Krok, dla którego nie znajdzie się żaden zatwierdzający (faktura bez budowy, budowa lub kategoria bez kierownika, rola bez aktywnych użytkowników), jest pomijany.
- Jeśli zatwierdzający nie zostanie znaleziony dla żadnego kroku reguły, reguła nie jest stosowana i faktura czeka na zwykłe zatwierdzanie: powyżej 50 000 Kč z kontrolą przez administratora (jeśli jest włączona), w pozostałych przypadkach u zatwierdzającego kategorii lub budowy, a gdy i jego nie ma, u pierwszego administratora. Dokument w żadnym wypadku nie zostaje przez to zatwierdzony automatycznie.
- Reguły są oceniane przy tworzeniu faktury i ponownie przy każdym zapisaniu zmian, po którym faktura ma czekać na zatwierdzenie. Zmiana kwoty lub kategorii może więc przenieść fakturę pod inną regułę.
Co nie przechodzi zatwierdzania
- rodzaje dokumentów Ostatní závazek (Inne zobowiązanie, płatność kartą) i Pokladna (Kasa) - są opłacone już przy utworzeniu,
- dokumenty z zerową kwotą,
- dokumenty zapisane z przełącznikiem Uhrazeno (Zapłacono),
- dokumenty, do których przy zapisaniu zostanie znaleziona już wczytana płatność z tym samym symbolem zmiennym i kwotą (zapisują się od razu jako Proplaceno (Zapłacono), patrz Faktury otrzymane),
- dokumenty w kategorii kosztów typu Zálohová faktura (Faktura zaliczkowa); nie mylić z rodzajem dokumentu Zálohová faktura, który jest zatwierdzany normalnie.
Dokument zapisany przez Zařadit později (Zaklasyfikuj później) czeka w stanie Čeká na zařazení (Oczekuje na zaklasyfikowanie) i trafi do zatwierdzania, gdy go zaklasyfikujesz i zapiszesz.
Faktury z e-maila i z faktury za eProtokol
Dwa przełączniki określają, czy reguły dotyczą także dokumentów, które nie powstały w formularzu kosztu. Oba są domyślnie włączone:
- Pravidla i na faktury z e-mailu (Reguły także dla faktur z e-maila) - faktura z przyjmowania faktur e-mailem przechodzi takie samo zatwierdzanie jak ręcznie wprowadzony koszt. Po wyłączeniu przełącznika faktura jest tworzona dla wyznaczonego kontrolera.
- Pravidla i na náklad z faktury za eProtokol (Reguły także dla kosztu z faktury za eProtokol) - koszt utworzony z naszej faktury za subskrypcję przechodzi zatwierdzanie jak każdy inny.
Podgląd zatwierdzania
Przycisk Náhled schvalování (Podgląd zatwierdzania) otwiera okno Jak projde náklad schválením (Jak koszt przejdzie zatwierdzanie). Wprowadzasz testowy dokument (rodzaj kosztu, kategoria, podkategoria, kwota bez VAT) i widzisz schemat przebiegu krok po kroku: która reguła zostanie zastosowana, kto będzie zatwierdzał i co nastąpi po zatwierdzeniu. Podgląd niczego nie zapisuje i przydaje się do sprawdzenia reguł, zanim zaczniesz ich używać.
Zatwierdzanie w praktyce
Gdzie zatwierdzający znajdzie faktury
- Na stronie Tablica w zestawieniu Do zatwierdzenia → Koszty (z liczbą oczekujących dokumentów).
- W Faktury otrzymane przełącznikiem Do zatwierdzenia przeze mnie (ma go każdy, komu Rola otwiera stronę).
- W aplikacji mobilnej: administrator i kierownik budowy na tablicy w bloku Do zatwierdzenia. Pozostali zatwierdzający znajdą je w aplikacji mobilnej w sekcji Faktury otrzymane, jeśli mają w Roli dla Faktur otrzymanych poziom čtení (odczyt) lub editace (edycja) (z poziomem editace vlastních (edycja własnych) zobaczą tylko dokumenty, które sami utworzyli). W przeciwnym razie znajdą je na Tablicy w aplikacji webowej.
Zatwierdzenie
Zatwierdzający otwiera dokument, sprawdza go razem z załącznikiem i klika Schválit (Zatwierdź) w szczegółach dokumentu lub ikoną na liście. Administrator może na liście kosztów zatwierdzić naraz kilka dokumentów, które czekają na niego, akcją Schválit výběr (Zatwierdź zaznaczone). Przy fakturze w regule wieloetapowej zatwierdzasz tylko swój krok, nawet jeśli użyjesz ikony na liście lub Schválit výběr. Jeśli po Twoim kroku następuje kolejny, aplikacja poinformuje, że koszt przechodzi do kolejnego zatwierdzającego.
Odrzucenie
W przypadku faktur, które przechodzą przez regułę zatwierdzania, zatwierdzający może dokument odrzucić - na Tablicy ikoną krzyżyka lub w aplikacji mobilnej. Podanie powodu odrzucenia jest obowiązkowe.
Faktura przechodzi do stanu Vráceno k opravě (Zwrócono do poprawy), a autor dokumentu otrzyma w aplikacji mobilnej powiadomienie z powodem. Na Tablicy znajdzie ją w sekcji Do zatwierdzenia na karcie Zwrócone do poprawy. Po poprawieniu i zapisaniu cała ocena rozpocznie się ponownie od pierwszego kroku.
Powiadomienia o oczekujących kosztach
Przełącznik Upozornění na náklady čekající na schválení (Powiadomienia o kosztach oczekujących na zatwierdzenie) wysyła zatwierdzającym do aplikacji mobilnej przypomnienie o dokumentach w stanie Čeká na schválení lub Ke kontrole (Do kontroli), którym do terminu płatności zostało tyle dni, ile ustawiono w polu Počet dní do splatnosti (Liczba dni do terminu płatności), lub mniej (łącznie z dokumentami po terminie). Przypomnienie przychodzi codziennie o godzinie ustawionej w polu Hodina odeslání upozornění (Godzina wysłania powiadomienia).
Po zatwierdzeniu
Zatwierdzona faktura czeka w stanie Čeká na zadání platby. Zapłacisz ją eksportem polecenia przelewu (Export ABO; ABO to czeski format plików poleceń przelewu dla banków) lub propozycją płatności do banku. Z integracją bankową propozycję płatności można wysłać do bankowości internetowej automatycznie zaraz po zatwierdzeniu. Zob. Faktury otrzymane i Płatności.
Przykłady ustawień
Dwuetapowe zatwierdzanie materiału powyżej 100 000 Kč
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Nazwa reguły | Materiał powyżej 100 000 Kč |
| Priorytet | 10 |
| Kategoria | Materiał |
| Kwota od | 100 000 |
| Krok 1 | Vedoucí projektu (Kierownik projektu) |
| Krok 2 | Konkrétní uživatel (Konkretny użytkownik), np. dyrektor finansowy |
Administrator zatwierdza wszystko powyżej 20 000 Kč
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Nazwa reguły | Powyżej 20 000 Kč |
| Priorytet | 50 |
| Kwota od | 20 000 |
| Krok 1 | Administrátor firmy (Administrator firmy) |
Ogólna reguła dla pozostałych faktur
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Nazwa reguły | Ogólne zatwierdzanie |
| Priorytet | 100 |
| Warunki | brak |
| Krok 1 | Vedoucí kategorie (Kierownik kategorii) |
Przebieg faktury
Nowa faktura → Pasuje reguła? ── tak → Krok 1 → Krok 2 → ... → Oczekuje na zlecenie płatności → Płatność → Opłacono
│ │
│ └─ odrzucono → Zwrócono do poprawy → poprawa i zapisanie → ponownie od kroku 1
│
└─ nie → powyżej 50 000 Kč i kontrola włączona? ── tak → Oczekuje na zatwierdzenie przez administratora ─┐
│ ├→ Oczekuje na zlecenie płatności
└─ nie → Oczekuje na zatwierdzenie (zwykłe zatwierdzanie) ──────────────────────────────────┘