Schvaľovanie prijatých faktúr
Kto a v akom poradí schvaľuje prijaté faktúry: schvaľovateľ kategórie, kontrola administrátorom a viackrokové schvaľovacie pravidlá.
Skôr ako sa prijatá faktúra zaplatí, musí ju niekto schváliť. eProtokol ponúka tri úrovne, ktoré sa dajú kombinovať:
- Bežné schválenie - faktúru schvaľuje jeden človek podľa nákladovej kategórie, pri stavbách vedúci stavby. Nepotrebuje schvaľovacie pravidlá, len nastaveného schvaľovateľa pri nákladovej kategórii (alebo podkategórii) a pri stavbách vedúceho stavby.
- Kontrola administrátorom nad 50 000 Kč - prepínač pre celú firmu.
- Schvaľovacie pravidlá - viackrokové schvaľovanie podľa kategórie a sumy.
Všetko sa nastavuje v Nastavení firmy → Doklady a platby → Schvalování nákladů (Nastavenia firmy → Doklady a platby → Schvaľovanie nákladov), len administrátor. Zmeny prepínačov uložíte tlačidlom Uložit změny (Uložiť zmeny) dole, pravidlá sa ukladajú každé zvlášť.
Bežné schválenie
Keď na faktúru nesedí žiadne pravidlo, dostane ju na schválenie:
- pri nákladovej kategórii typu Stavba a pri druhu Zálohová faktura (zálohová faktúra) vedúci stavby vybraný na doklade,
- pri ostatných kategóriách schvaľovateľ podkategórie, a ak nie je nastavený, schvaľovateľ kategórie (nastavuje sa v Nákladových kategóriách).
Predvolené kategórie novej firmy schvaľovateľov nemajú. Keď schvaľovateľ chýba (pri stavbách vedúci stavby), dostane doklad na schválenie prvý administrátor firmy. Nastavte preto schvaľovateľov pri všetkých kategóriách, ktoré používate, a pri stavbách vedúceho stavby, aby doklady nechodili len administrátorovi.
Faktúra je v stave Čeká na schválení (Čaká na schválenie) a schvaľovateľ je vidieť v stĺpci Status v zozname nákladov. Schválením prejde do stavu Čeká na zadání platby (Čaká na zadanie platby).
Kontrola administrátorom nad 50 000 Kč
Prepínač Schvalování nákladů administrátorem (Schvaľovanie nákladov administrátorom): faktúry nad 50 000 Kč bez DPH musí schváliť administrátor, sú v stave Čeká na schválení adminem (Čaká na schválenie adminom). Tieto doklady nájde administrátor v zozname Faktúry prijaté filtrom Status (Čeká na schválení adminem) a schváli ich ikonou v zozname alebo v detaile dokladu. Na Nástenke ani v prepínači Na schválenie mnou ich zatiaľ nevidí a nemôže ich vybrať do Schválit výběr (Schváliť výber), ak sám nie je schvaľovateľom kategórie alebo vedúcim stavby na doklade. Schvaľovateľ kategórie alebo vedúci stavby ich naopak na Nástenke vidí, schváliť ich však nemôže.
Táto kontrola sa použije, len keď na faktúru nesedí žiadne schvaľovacie pravidlo. Potrebujete iný limit ako 50 000 Kč? Založte pravidlo s vyplnenou Částka od (Suma od) a jediným krokom Administrátor firmy.
Schvaľovacie pravidlá
Pravidlo určuje, pre ktoré faktúry platí (podmienky) a kto ich postupne schvaľuje (kroky).
Založenie pravidla
- V Nastavení firmy → Schvalování nákladů kliknite na Nové pravidlo.
- Vyplňte Název pravidla (Názov pravidla), napr. „Materiál nad 100 000 Kč", a Priorita.
- V časti Podmínky (Podmienky) voliteľne zúžte Kategorie (Kategória), Podkategorie (Podkategória), Částka od a Částka do (Suma do).
- V časti Kroky schvalování (Kroky schvaľovania) vyberte schvaľovateľa prvého kroku a tlačidlom Přidat krok (Pridať krok) pridajte ďalšie. Poradie meníte šípkami, krok odoberiete krížikom (aspoň jeden musí zostať).
- Pravidlo uložte.
V zozname pravidiel vidíte pri každom prioritu, podmienky a kroky. Pravidlo môžete Upravit (Upraviť) alebo Smazat (Zmazať).
Podmienky
| Podmienka | Význam |
|---|---|
| Kategorie | Pravidlo platí len pre faktúry v tejto nákladovej kategórii. |
| Podkategorie | Ďalšie zúženie na podkategóriu. |
| Částka od | Faktúra musí mať aspoň túto sumu. |
| Částka do | Faktúra môže mať najviac túto sumu. |
Nevyplnená podmienka znamená bez obmedzenia. Sumy sa porovnávajú bez DPH.
Priorita
Pravidlá sa skúšajú od najnižšieho čísla priority (1 pred 100). Použije sa prvé pravidlo, ktorého všetky vyplnené podmienky faktúra spĺňa, ďalšie sa už nevyhodnocujú. Konkrétnejšie pravidlo nemá prednosť samo od seba, rozhoduje len priorita.
Aby výnimka (napr. Materiál nad 100 000 Kč) vyhrala nad všeobecným pravidlom bez podmienok, musí mať nižšie číslo priority. Pravidlám dávajte rôzne priority, pri rovnakej priorite nie je poradie zaručené.
Typy schvaľovateľov v kroku
| Typ | Kto schvaľuje |
|---|---|
| Vedoucí projektu (Vedúci projektu) | Vedúci stavby vybraný na faktúre. |
| Vedoucí kategorie (Vedúci kategórie) | Schvaľovateľ nákladovej podkategórie faktúry, a ak nie je nastavený, schvaľovateľ kategórie. |
| Konkrétní uživatel (Konkrétny používateľ) | Vybraný používateľ. |
| Role (Rola) | Aktívni používatelia s vybranou rolou. |
| Administrátor firmy | Ktorýkoľvek aktívny administrátor firmy, stačí jeden z nich. |
Pri krokoch Konkrétní uživatel (Konkrétny používateľ) a Role (Rola) je výber povinný, bez vybraného používateľa alebo roly pravidlo nejde uložiť.
Keď krok Role (Rola) vyjde na viac ľudí, rozhoduje prepínač Režim více schvalovatelů v kroku (Režim viacerých schvaľovateľov v kroku):
- vypnuté (NEBO, teda ALEBO, predvolené) - stačí, keď schváli ktokoľvek z nich,
- zapnuté (A) - krok je hotový, až keď schvália všetci.
Krok Administrátor firmy ide vždy v režime NEBO (ALEBO). Administrátori nemajú priradenú Rolu, krokom Role na nich preto nedosiahnete - použite krok Administrátor firmy.
Ako pravidlo prebieha
- Kroky idú po sebe, ďalší začne až po dokončení predchádzajúceho. Posledné schválenie prevedie faktúru do stavu Čeká na zadání platby.
- Krok, pre ktorý sa nenájde žiadny schvaľovateľ (faktúra bez stavby, stavba alebo kategória bez vedúceho, rola bez aktívnych používateľov), sa preskočí.
- Ak sa schvaľovateľ nenájde pre žiadny krok pravidla, pravidlo sa nepoužije a faktúra čaká na bežné schválenie: nad 50 000 Kč s kontrolou administrátorom (ak je zapnutá), inak u schvaľovateľa kategórie alebo stavby, a keď ani ten nie je, u prvého administrátora. Doklad tým v žiadnom prípade nie je schválený automaticky.
- Pravidlá sa vyhodnocujú pri založení faktúry a znova pri každom uložení úpravy, po ktorej má faktúra čakať na schválenie. Zmena sumy alebo kategórie tak môže faktúru presunúť pod iné pravidlo.
Čo schválením neprechádza
- druhy dokladov Ostatní závazek (Ostatný záväzok, karta) a Pokladna (Pokladňa) - sú uhradené už založením,
- doklady s nulovou sumou,
- doklady uložené s prepínačom Uhrazeno (Uhradené),
- doklady, ku ktorým sa pri uložení nájde už načítaná platba s rovnakým variabilným symbolom a sumou (uložia sa rovno ako Proplaceno (Preplatené), pozri Faktúry prijaté),
- doklady v nákladovej kategórii typu Zálohová faktura (Zálohová faktúra); nezamieňať s druhom dokladu Zálohová faktura, ten sa schvaľuje bežne.
Doklad uložený cez Zařadit později (Zaradiť neskôr) čaká v stave Čeká na zařazení (Čaká na zaradenie) a do schvaľovania vstúpi, až ho zaradíte a uložíte.
Faktúry z e-mailu a z faktúry za eProtokol
Dva prepínače určujú, či pravidlá platia aj pre doklady, ktoré nevznikli vo formulári nákladu. Oba sú v predvolenom stave zapnuté:
- Pravidla i na faktury z e-mailu (Pravidlá aj na faktúry z e-mailu) - faktúra z príjmu faktúr e-mailom prejde rovnakým schválením ako ručne zadaný náklad. Pri vypnutí sa založí na určeného kontrolóra.
- Pravidla i na náklad z faktury za eProtokol (Pravidlá aj na náklad z faktúry za eProtokol) - náklad založený z našej faktúry za predplatné prejde schválením ako každý iný.
Náhľad schvaľovania
Tlačidlo Náhled schvalování (Náhľad schvaľovania) otvorí okno Jak projde náklad schválením (Ako prejde náklad schválením). Zadáte skúšobný doklad (druh nákladu, kategória, podkategória, suma bez DPH) a uvidíte schému priechodu krok za krokom: ktoré pravidlo sa použije, kto bude schvaľovať a čo nasleduje po schválení. Náhľad nič neukladá a hodí sa na kontrolu pravidiel predtým, ako ich začnete používať.
Schvaľovanie v praxi
Kde schvaľovateľ faktúry nájde
- Na stránke Nástenka v prehľade Na schválenie → Náklady (s počtom čakajúcich dokladov).
- V module Faktúry prijaté prepínačom Na schválenie mnou (má ho každý, komu Rola stránku otvorí).
- V mobilnej aplikácii: administrátor a vedúci stavby na nástenke v bloku Na schválenie. Ostatní schvaľovatelia ich v mobile nájdu v agende Prijaté faktúry, ak majú v Role pri Faktúrach prijatých úroveň čtení (čítanie) alebo editace (editácia) (s úrovňou editace vlastních (editácia vlastných) uvidia len doklady, ktoré sami založili). Inak ich nájdu na Nástenke vo webovej aplikácii.
Schválenie
Schvaľovateľ otvorí doklad, skontroluje ho vrátane prílohy a klikne na Schválit (Schváliť) v detaile alebo ikonou v zozname. Administrátor môže v zozname nákladov schváliť naraz viac dokladov, ktoré čakajú na neho, akciou Schválit výběr (Schváliť výber). Pri faktúre vo viackrokovom pravidle schválite len svoj krok, aj keď použijete ikonu v zozname alebo Schválit výběr. Ak po vašom kroku nasleduje ďalší, aplikácia ohlási, že náklad ide k ďalšiemu schvaľovateľovi.
Zamietnutie
Pri faktúrach, ktoré prechádzajú schvaľovacím pravidlom, môže schvaľovateľ doklad zamietnuť - na Nástenke ikonou krížika alebo v mobilnej aplikácii. Dôvod zamietnutia je povinný.
Faktúra prejde do stavu Vráceno k opravě (Vrátené na opravu) a autor dokladu dostane do mobilnej aplikácie upozornenie s dôvodom. Na nástenke ju nájde v sekcii Na schválenie v záložke Vráceno k opravě. Po oprave a uložení sa celé vyhodnotenie spustí znova od prvého kroku.
Upozornenie na čakajúce náklady
Prepínač Upozornění na náklady čekající na schválení (Upozornenie na náklady čakajúce na schválenie) posiela schvaľovateľom do mobilnej aplikácie pripomienku dokladov v stave Čeká na schválení alebo Ke kontrole (Na kontrolu), ktorým do splatnosti zostáva nastavený Počet dní do splatnosti alebo menej (vrátane dokladov po splatnosti). Pripomienka chodí denne v hodinu nastavenú v poli Hodina odeslání upozornění (Hodina odoslania upozornenia).
Po schválení
Schválená faktúra čaká v stave Čeká na zadání platby. Zaplatíte ju exportom platobného príkazu (Export ABO) alebo návrhom platby do banky. S bankovou integráciou je možné návrh platby poslať do internetového bankovníctva automaticky hneď po schválení. Pozri Faktúry prijaté a Platby.
Príklady nastavenia
Dvojstupňové schválenie materiálu nad 100 000 Kč
| Parameter | Hodnota |
|---|---|
| Názov pravidla | Materiál nad 100 000 Kč |
| Priorita | 10 |
| Kategória | Materiál |
| Suma od | 100 000 |
| Krok 1 | Vedoucí projektu (Vedúci projektu) |
| Krok 2 | Konkrétní uživatel (Konkrétny používateľ), napr. finančný riaditeľ |
Administrátor schvaľuje všetko nad 20 000 Kč
| Parameter | Hodnota |
|---|---|
| Názov pravidla | Nad 20 000 Kč |
| Priorita | 50 |
| Suma od | 20 000 |
| Krok 1 | Administrátor firmy |
Všeobecné pravidlo pre ostatné faktúry
| Parameter | Hodnota |
|---|---|
| Názov pravidla | Všeobecné schvaľovanie |
| Priorita | 100 |
| Podmienky | žiadne |
| Krok 1 | Vedoucí kategorie (Vedúci kategórie) |
Priechod faktúry
Nová faktúra → Sedí pravidlo? ── áno → Krok 1 → Krok 2 → ... → Čaká na zadanie platby → Platba → Uhradené
│ │
│ └─ zamietnuté → Vrátené na opravu → oprava a uloženie → znova od kroku 1
│
└─ nie → nad 50 000 Kč a zapnutá kontrola? ── áno → Čaká na schválenie adminom ─┐
│ ├→ Čaká na zadanie platby
└─ nie → Čaká na schválenie (bežné schválenie) ────────────────────┘