Dopyty
Evidencia dopytov a súťaží od prvého záujmu cez predloženie ponuky a výsledok až po prevod vyhranej zákazky na stavbu.
V Dopytoch vediete obchodné prípady, o ktoré sa firma uchádza: dopyty od súkromných zákazníkov aj verejné zákazky. Pri každom dopyte máte lehoty, zadávaciu dokumentáciu, kvalifikáciu, vlastnú ponuku a výsledok súťaže. Vyhraný dopyt jedným krokom prevediete na stavbu. Nájdete ich v menu Obchod → Poptávky (Dopyty). Mobilná aplikácia dopyty zatiaľ nemá.
Kto dopyty vidí
- Na tarife Denník (aj s rozšírením Denník+) vidí dopyty len administrátor firmy.
- Na tarifoch Firma a Všetko pre firmu rozhoduje nastavenie Roly, kde sa modul volá Zákazky. S úrovňou čtení (čítanie) dopyty prezeráte a sťahujete ich dokumenty a podklady, ale nič nemeníte ani nekomentujete. S úrovňou editace (editácia) alebo editace vlastních (editácia vlastných) ich zakladáte, upravujete a komentujete. S editace vlastních (editácia vlastných) upravíte a zmažete len dopyty, ktoré ste založili alebo pri ktorých ste zodpovednou osobou (pri ostatných je detail len na čítanie). Administrátor má prístup vždy.
- Externí používatelia (investor, stavebný dozor…) dopyty nevidia nikdy.
Rovnaké oprávnenie otvára aj Kvalifikačné doklady a vzory ponuky.
Evidencia vlastných dopytov je súčasťou všetkých taríf. Platený je len prehľad verejných zákaziek, ktorý sa objednáva zvlášť.
Zoznam dopytov
V zozname vidíte Název (Názov), Zadavatel (Obstarávateľ), Zdroj (Vlastní - vlastný, Veřejná zakázka - verejná zákazka, Web), Hodnota, Vážená hodnota, Lhůta (Lehota; farebne podľa toho, koľko dní zostáva), Stav, Odpovídá (Zodpovedá) a Kraj. Pri filtri na vyhrané dopyty pribudne stĺpec Stavba.
- Filter Stav má predvybrané rozpracované stavy, uzavreté dopyty si pridáte.
- Filter Odpovídá ukáže dopyty konkrétnej zodpovednej osoby, prípadne Bez odpovědné osoby (Bez zodpovednej osoby).
- Vyhľadávanie nájde dopyt podľa názvu, obstarávateľa alebo IČO.
- Stav zmeníte priamo v zozname kliknutím naň (Změnit stav, Zmeniť stav).
- Export stiahne aktuálne vyfiltrovaný zoznam ako tabuľku Excel.
- Tlačidlo Veřejné zakázky (Verejné zákazky) otvorí feed verejných zákaziek.
Nad zoznamom je súhrn za celú firmu: Rozpracované, Hodnota rozpracovaných, Obchodní plán (Obchodný plán; súčet hodnôt vážených pravdepodobnosťou), Podaných nabídek (Podaných ponúk), Vyhrané (Vyhraté), Prohrané (Prehraté), Úspěšnost (Úspešnosť) a Odstup od vítěze (Odstup od víťaza; o koľko percent bola vaša cena priemerne nad víťaznou alebo pod ňou).
Nový dopyt
- Kliknite na Nová poptávka (Nový dopyt).
- Vyplňte Název (povinný), Zadavatel / objednatel (Obstarávateľ / objednávateľ) a IČO zadavatele (IČO obstarávateľa).
- Doplňte Předpokládaná hodnota (Kč) (Predpokladaná hodnota, Kč), Pravděpodobnost získání (%) (Pravdepodobnosť získania), Lhůta pro podání (Lehota na predloženie), Kraj, Portál, Typ řízení (Druh postupu) a URL zakázky (URL zákazky).
- Zapíšte Kontakt zadavatele (Kontakt obstarávateľa: osoba, e-mail, telefón).
- Zvoľte Stav (predvolený Nová, Nový) a Odpovědná osoba (Zodpovedná osoba; predvolene ste to vy), prípadne Popis / poznámky, a kliknite na Vytvořit (Vytvoriť).
Dopyty vznikajú aj prevzatím z feedu verejných zákaziek a z dopytov z vášho webu (pozri nižšie).
Stavy dopytu
| Stav | Kedy ho použiť |
|---|---|
| Nová (Nový) | Dopyt práve prišiel. |
| Posuzujeme (Posudzujeme) | Zvažujete, či sa doň pustiť. |
| Čeká na vyjasnění (Čaká na vyjasnenie) | Čakáte na odpoveď obstarávateľa. |
| Rozpočtujeme | Pripravujete cenu. |
| Rozpočtováno (Rozpočtované) | Cena je hotová. |
| Připraveno k administraci (Pripravené na administráciu) | Podklady sú pripravené na predloženie. |
| Podáno (Podané) | Ponuka je odovzdaná. |
| Vyhodnoceno (Vyhodnotené) | Obstarávateľ otvoril ponuky, čaká sa na rozhodnutie. |
| Vyhrána / Prohrána (Vyhraný / Prehraný) | Výsledok súťaže. |
| Nepodáno (Nepodané) | Ponuku ste nakoniec nepredložili. |
| Zrušena zadavatelem (Zrušený obstarávateľom) | Obstarávateľ súťaž zrušil. |
Posledné štyri stavy dopyt uzatvárajú. Záložka Naše nabídka (Naša ponuka) je v detaile od stavu Rozpočtujeme (okrem stavu Zrušena zadavatelem), blok Výsledek soutěže (Výsledok súťaže) v stavoch Vyhodnoceno, Vyhrána a Prohrána.
Detail dopytu
Kliknutím na dopyt sa otvorí jeho detail v okne nad zoznamom. Stav, zodpovednú osobu, lehotu, hodnotu, pravdepodobnosť, obstarávateľa aj podmienky zákazky meníte priamo, bez prepínania (popis uložíte tlačidlom Uložit popis, Uložiť popis). Tlačidlo Upravit (Upraviť) dole v okne sprístupní Poznámky a údaje na záložke Naše nabídka, Uložit (Uložiť) ich uloží.
Přehled (Prehľad)
- Popis, Stav zakázky (Stav zákazky), Odpovědná osoba a Lhůta pro podání nabídek (Lehota na predkladanie ponúk).
- Zadavatel - prepojenie na kontakt. Ikonou + založíte nový kontakt predvyplnený údajmi z dopytu. Pri prepojenom obstarávateľovi vyberiete aj Kontaktní osoba (Kontaktná osoba).
- Pravděpodobnost (Pravdepodobnosť) a hodnota.
- Podmienky zákazky: Jistota (Zábezpeka), Prohlídka místa plnění (Obhliadka miesta plnenia), Lhůta pro dotazy k zadání (Lehota na otázky k zadaniu), Způsob podání nabídky (Spôsob predloženia ponuky), Doba plnění (Doba plnenia), Kritéria hodnocení (Kritériá hodnotenia), Ostatní podmínky ze zadávací dokumentace (Ostatné podmienky zo zadávacej dokumentácie) a Poznámky.
- Úkoly (Úlohy) - úlohu napíšete, priradíte komu a vznikne ako bežná úloha naviazaná na dopyt. Pole pre novú úlohu vidí len ten, kto smie úlohy zakladať (tarif s modulom Úlohy a editácia Úloh v Role), na tarife Denník teda nie.
- Komentáře (Komentáre) tímu k dopytu. Písať ich smie ten, kto má pri Zákazkách editáciu alebo editáciu vlastných, s čítaním ich len čítate.
Kvalifikace a reference (Kvalifikácia a referencie)
Zoznam požiadaviek na kvalifikáciu rozdelený do skupín Základní způsobilost (§ 74) (Základná spôsobilosť), Profesní způsobilost (§ 77) (Profesijná spôsobilosť), Ekonomická kvalifikace (§ 78) (Ekonomická kvalifikácia), Technická kvalifikace - reference, tým (§ 79) (Technická kvalifikácia - referencie, tím) a Jiný požadavek (Iná požiadavka). Pri každej požiadavke zapíšete minimum, rolu v tíme a osobu, čím sa dokladá, pripojíte doklady z knižnice dokladov a požiadavku odškrtnete. Tlačidlo Přidat požadavek (Pridať požiadavku) pridá ďalší riadok.
Tlačidlo Doložit vše čestným prohlášením (Doložiť všetko čestným vyhlásením) vezme z knižnice generálne čestné vyhlásenie (keď chýba, vytvorí ho), pripojí ho ku všetkým doteraz neodškrtnutým požiadavkám a odškrtne ich. Keď zadávacia dokumentácia nahradenie dokladov čestným vyhlásením zakazuje, tlačidlo sa neponúka, aplikácia to pri kvalifikácii výrazne označí a doklady je potrebné doložiť v origináli.
Naše nabídka (Naša ponuka)
Nabídková cena (Ponuková cena), Datum podání (Dátum predloženia), Kontaktní osoba (naše strana) (Kontaktná osoba, naša strana) a Poznámky k nabídce (Poznámky k ponuke). Po vyhodnotení zapíšete do bloku Výsledek soutěže víťaza, víťaznú cenu, vaše poradie a počet ponúk. Aplikácia vypočíta Odstup od vítěze, ktorý sa premietne do súhrnu nad zoznamom.
Dokumenty
Zadávacia dokumentácia aj vaše ponukové súbory v jednej tabuľke s priečinkami:
- súbory nahráte pretiahnutím do priečinka, dokumenty presúvate pretiahnutím, výber rozšírite klávesom Ctrl alebo Shift,
- filter pôvodu oddeľuje Zadávací dokumentace (Zadávacia dokumentácia), Nabídková dokumentace (Ponuková dokumentácia) a Ostatní (Ostatné), pri dokumente je možné nastaviť stupeň (DÚR, DSP, DPS, RDS, výkaz výmer),
- staršie verzie súboru sú skryté, zobrazíte ich zaškrtnutím i starší verze (aj staršie verzie) - majú štítok neaktuální verze (neaktuálna verzia); zmazané dokumenty je možné vrátiť z Koš (Kôš),
- vyhľadávanie prechádza všetky priečinky.
Hore je Skladba nabídky (Skladba ponuky): zoznam toho, z čoho sa má ponuka skladať, s počítadlom „doloženo X z Y" (doložené X z Y). Zoznam naplníte tlačidlom Načíst přílohy ze ZD (Načítať prílohy zo ZD), Standardní přílohy nabídky (Štandardné prílohy ponuky) alebo ručne cez Přidat položku (Pridať položku). Niektoré dokumenty (krycí list, čestné vyhlásenie, zoznam subdodávateľov) aplikácia vytvorí sama s doplnenými údajmi zákazky a firmy. Prehľad vzorov je na stránke Vzory ponuky.
Tlačidlá nad záložkami
- Vyčíst údaje ze ZD (Vyčítať údaje zo ZD; po prvom použití Vyčíst ZD znovu, Vyčítať ZD znova) - AI prečíta zadávaciu dokumentáciu a ponúkne vyčítané údaje (kontakt, hodnotu, lehoty, obhliadku, zábezpeku, spôsob predloženia, dobu plnenia, kritériá a kvalifikáciu) na potvrdenie. Pri každom údaji vidíte, čo je v dopyte teraz, a zaškrtnete, čo preniesť (Přenést N údajů do poptávky, Preniesť N údajov do dopytu). Funguje pri zákazkách prevzatých z feedu verejných zákaziek, ktoré majú dokumentáciu.
- Podklady (ZIP) - stiahne súhrnnú správu v PDF a všetky pripojené kvalifikačné doklady očíslované rovnako ako v správe. Keď kvalifikáciu pokrýva jediný doklad, tlačidlo sa volá Podklady (PDF) a stiahne rovno ten súbor.
- Otevřít portál (Otvoriť portál) - otvorí zákazku na portáli obstarávateľa (keď má dopyt URL).
Lehoty a pripomienky
- Zodpovednej osobe (keď chýba, tak autorovi dopytu) príde 7 a 2 dni pred lehotou na predkladanie ponúk ráno e-mail a notifikácia do mobilnej aplikácie. Vypnúť ich je možné v nastavení upozornení, položka Lhůty poptávek (Lehoty dopytov).
- Lehota sa zapíše do Plánu ako celodenný míľnik Lhůta pro nabídky (Lehota na ponuky) pri zodpovednej osobe a pri zmene lehoty sa posunie. Do plánu sa zapíše aj termín Prohlídka místa plnění.
- Pri uzavretých dopytoch sa pripomienky neposielajú a míľnik z plánu zmizne.
Prevod vyhraného dopytu na stavbu
Pri dopyte v stave Vyhrána je v prehľade tlačidlo Převést na stavbu (Previesť na stavbu).
- Kliknite na Převést na stavbu.
- Skontrolujte ID zakázky (číslo stavby) (ID zákazky, číslo stavby) a vyberte Stavbyvedoucí (Stavbyvedúci).
- Voliteľne doplňte Termín zahájení (Termín začatia) a Termín dokončení (Termín dokončenia).
- Nechajte zaškrtnuté Zkopírovat nahrané přílohy poptávky do dokumentů stavby (Skopírovať nahrané prílohy dopytu do dokumentov stavby) a kliknite na Založit stavbu (Založiť stavbu).
Vznikne stavba vo fáze Příprava (Príprava) s názvom dopytu a hneď sa otvorí. Investorom sa stane obstarávateľ (prepojený kontakt, inak kontakt dohľadaný podľa IČO, a keď v kontaktoch nie je, založí sa). Dopyt je možné na stavbu previesť len raz. Na prevod potrebujete aj právo zakladať stavby.
Dopyty z vášho webu
Napojenie dopytového formulára z vášho webu na eProtokol pripravíme na požiadanie, napíšte nám. Firma s napojeným webom vidí nové dopyty na Nástenke v bloku Poptávky z webu (Dopyty z webu) a v Dopytoch tlačidlom Přijaté z webu (Prijaté z webu, má ho administrátor) otvorí prehľad Přijaté poptávky z webu (Prijaté dopyty z webu). Tam im nastavuje stav (Nová, Přečtená, V řešení, Dokončená, Zamítnutá - nový, prečítaný, v riešení, dokončený, zamietnutý), prideľuje ich kolegom a píše interné poznámky. Tlačidlom Převést na poptávku (Previesť na dopyt) z nich urobí dopyt so zdrojom Web.
Zmazanie dopytu
Ikona koša v zozname dopyt po potvrdení zmaže aj s lehotou v pláne. Komentáre a naviazané úlohy už nebude možné vrátiť.