Úlohy
Úlohy s termínmi, pripomienkami, podúlohami, komentármi a Kanbanom, prepojené s plánom, stavbami a dokladmi.
Úlohy nájdete v menu Plánovanie → Úlohy a v mobilnej aplikácii vo Viac → Stavby a plánovanie → Úlohy. Slúžia na zadávanie a stráženie konkrétnej práce: kto čo má urobiť, dokedy a v akom je to stave. Úloha môže byť samostatná, patriť k stavbe, alebo visieť na udalosti v Kalendári.
Kto úlohy vidí a upravuje
Prístup do modulu riadi Rola (modul Úlohy): s právom čtení (čítanie) úlohy len prezeráte, s editace vlastních (úprava vlastných) alebo editace (úprava) ich zakladáte a upravujete. Externí účastníci denníka (investor, TDI) k úlohám prístup nemajú.
Vnútri modulu potom platí:
- Každý vidí úlohy, ktoré založil, úlohy, na ktoré je priradený, a úlohy udalostí plánu, na ktorých je priradený.
- Administrátor navyše vidí úlohy ostatných, ale len tie, ktoré nie sú privátne.
- Upraviť úlohu smie jej autor a priradené osoby, pri neprivátnej úlohe aj administrátor. Kto smie upraviť úlohu, smie odškrtnúť aj jej podúlohy.
- Zmazať úlohu smie len autor, pri neprivátnej úlohe aj administrátor. Priradená osoba úlohu dokončí, ale nezmaže.
- Tlačidlá Nový úkol (Nová úloha), Upravit úkol (Upraviť úlohu) a Duplikovat úkol (Duplikovať úlohu) vidí len ten, komu Rola na Úlohách povoľuje úpravy; Smazat úkol (Zmazať úlohu) len autor a administrátor. S úrovňou čtení (čítanie) úlohy len prezeráte.
Nová úloha je v predvolenom stave Privátní úkol (Privátna úloha) - vidí ju len autor a priradené osoby, ani administrátor. Ak má úlohu vidieť aj vedenie firmy, prepínač pri zakladaní vypnite. Úlohy založené na udalosti plánu sú vždy neprivátne. Keď k udalosti pripojíte existujúcu privátnu úlohu, prestane byť privátna (uvidí ju administrátor a všetci priradení k udalosti) a neprivátna zostane aj po odpojení od udalosti.
Zoznam a Kanban
Vpravo hore prepínate medzi zoznamom a Kanbanom.
Zoznam ukazuje pri každej úlohe stav, názov, stavbu, počet hotových podúloh, počet komentárov, prioritu, termín a priradené osoby. Úloha po termíne má červené pozadie. Kliknutím na ikonu stavu vľavo úlohu jedným klikom dokončíte (alebo znova otvoríte), klik na riadok otvorí detail.
Kanban má stĺpce K řešení (Na riešenie), Rozpracováno (Rozpracované), Ke kontrole (Na kontrolu) a Hotovo. Kartu presuniete do iného stĺpca alebo na iné miesto v stĺpci, prípadne ju posuniete šípkami Přesunout do (Presunúť do). Zrušené úlohy v Kanbane nie sú.
Filtre a export
Nad zoznamom sú filtre Hledat úkoly (Hľadať úlohy), Stav, Priorita, Projekt, Osoba a termín Od / Do. Hotové a zrušené úlohy sú skryté - zobrazíte ich prepínačmi Zobrazit dokončené (Zobraziť dokončené) a Zobrazit zrušené (Zobraziť zrušené) (ak v poli Stav vyberiete stavy ručne, majú prednosť).
Tlačidlami CSV a XLSX stiahnete úlohy podľa aktuálnych filtrov.
Nová úloha
- Kliknite na Nový úkol (Nová úloha).
- Vyplňte Název (Názov) a prípadne Popis.
- Nastavte Stav a Priorita (Nízká = nízka, Střední = stredná, Vysoká = vysoká, Urgentní = urgentná).
- V poli Trvání (Trvanie) zadajte termín - jeden deň, rozsah od-do, prípadne s časom (prepínač Celý den (Celý deň)). Úloha môže byť aj Bez termínu.
- Voliteľne nastavte Připomenutí (Pripomenutie) (dátum a čas), Opakování (Opakovanie) a Projekt (stavbu).
- V Přiřazené osoby (Priradené osoby) vyberte aspoň jednu osobu a pri každej jej rolu. Zakladateľ je predvyplnený ako zodpovedná osoba.
- Skontrolujte prepínač Privátní úkol a kliknite na Vytvořit (Vytvoriť).
Priradené osoby dostanú upozornenie.
Roly osôb v úlohe
- Zodpovědná osoba (Zodpovedná osoba) - rieši úlohu,
- Kontrolor (Kontrolór) - overuje dokončenie,
- Pozorovatel (Pozorovateľ) - úlohu sleduje, ale nerieši ju.
Roly slúžia na rozlíšenie, kto čo v úlohe robí. Vidieť a upravovať ju môžu všetky priradené osoby bez ohľadu na rolu (upravovať len s právom na úpravu úloh).
Stavy úlohy
| Stav | Význam |
|---|---|
| K řešení | Nová úloha, na ktorej sa ešte nezačalo |
| Rozpracováno | Úloha sa rieši |
| Ke kontrole | Hotovo, čaká na kontrolu |
| Hotovo | Dokončené |
| Zrušeno (Zrušené) | Úloha sa robiť nebude |
Opakovanie
Pri úlohe s termínom možno nastaviť Opakování (Denně, Týdně, Měsíčně, Ročně = denne, týždenne, mesačne, ročne) a Opakovat do (Opakovať do). Po dokončení úlohy alebo po uplynutí termínu sa automaticky založí ďalší výskyt.
Pripomienky
Priradeným osobám chodia pripomienky: v čase nastavenom v Připomenutí, v deň termínu a po termíne. Prepínač Utišit připomínky (Stíšiť pripomienky) (vo formulári alebo ikonou zvončeka v detaile) tieto pripomienky vypne. Upozornenia na komentáre a zmeny stavu chodia ďalej.
Detail úlohy
Klik na úlohu otvorí detail so stavom, prioritou, popisom, termínom, stavbou, autorom a priradenými osobami. Ak úloha patrí k udalosti plánu, je tu odkaz Událost (Udalosť) do Kalendára. Ikonami hore úlohu stíšite, zduplikujete, upravíte alebo zmažete.
Detail má štyri záložky:
- Komentáře (Komentáre) - diskusia k úlohe. Komentár smie zmazať jeho autor alebo administrátor.
- Podúkoly (Podúlohy) - rýchle pridanie podúlohy napísaním názvu a Enterom, odškrtnutie a zmazanie. Podúlohy preberajú stavbu a súkromie nadradenej úlohy.
- Doklady - naviazanie súvisiaceho záznamu: vyberiete Typ dokladu (výkaz práce, jazda, prijatá faktúra, objednávka, stavebný denník, dodací list, dopyt) a konkrétny Doklad.
- Historie (História) - automatický záznam zmien (vytvorenie, úpravy, priradenia, komentáre, dokončenie, naviazané doklady, opakovanie, stíšenie).
Úlohy v ďalších častiach aplikácie
- Kalendár - úlohy s termínom sa zobrazujú v Kalendári so značkou ☑. Na udalosti plánu možno úlohy zakladať alebo pripojiť existujúce, pozri Úlohy na udalosti.
- Plánovací okno (Plánovacie okno) - na karte stavby sa dá úloha pridať jedným riadkom, prevezme ľudí z karty. Pozri Plánovacie okno.
- Nástenka - v sekcii Na schválenie je záložka Úlohy s počtom vašich otvorených a oneskorených úloh. Ukazuje Moje úkoly (Moje úlohy) a Po termínu (Po termíne), úlohu možno odškrtnúť priamo odtiaľto a šípkou prejdete do agendy Úlohy.
- Poptávky (Dopyty) - úlohu možno založiť aj z detailu dopytu.
Upozornenia
Upozornenia na úlohy si každý nastavuje v Môj profil → Notifikace (Notifikácie), riadok Úkoly (Úlohy). Chodia pri priradení úlohy, novom komentári, zmene stavu a pri termínoch, e-mailom aj do mobilnej aplikácie. Upozornenia do mobilnej aplikácie sú zapnuté automaticky, e-mailové si musí každý zapnúť sám. V mobilnej aplikácii si v nastavení upozornení vypnete jednotlivé druhy zvlášť (priradenie, komentár, zmena stavu, termín), vrátane e-mailových prepínačov pre komentár a zmenu stavu. Tlačidlo v e-maile otvorí rovno detail úlohy (pri súhrnnom e-maile o úlohách pridaných k udalosti zoznam úloh tej udalosti). Klik na úlohu na Nástenke otvorí jej detail.
Úlohy v mobilnej aplikácii
V mobile nájdete zoznam úloh s filtrami, detail s komentármi a podúlohami, zakladanie a úpravy úloh aj odškrtávanie. Naviazané doklady sa v mobile len zobrazujú, naviazať ich možno na webe. Kanban je len na webe.
Kanban je vhodný na krátku poradu: na prvý pohľad je vidieť, čo je rozpracované, čo čaká na kontrolu a čo je hotové. Úlohy sa presúvajú ťahaním.