Poptávky
Evidence poptávek a soutěží od prvního zájmu po podání nabídky, výsledek a převod vyhrané zakázky na stavbu.
V Poptávkách vedete obchodní případy, o které se firma uchází: poptávky od soukromých zákazníků i veřejné zakázky. U každé poptávky držíte lhůty, zadávací dokumentaci, kvalifikaci, vlastní nabídku a výsledek soutěže. Vyhranou poptávku jedním krokem převedete na stavbu. Najdete je v menu Obchod → Poptávky. Mobilní aplikace poptávky zatím nemá.
Kdo poptávky vidí
- Na tarifu Deník (i s rozšířením Deník+) vidí poptávky jen administrátor firmy.
- Na tarifech Firma a Vše pro firmu rozhoduje nastavení Role, kde se modul jmenuje Zakázky. S úrovní čtení poptávky prohlížíte a stahujete jejich dokumenty a podklady, ale nic neměníte ani nekomentujete. S úrovní editace nebo editace vlastních je zakládáte, upravujete a komentujete. S editací vlastních upravíte a smažete jen poptávky, které jste založili nebo u kterých jste odpovědnou osobou (u ostatních je detail jen ke čtení). Administrátor má přístup vždy.
- Externí uživatelé (investor, TDI…) poptávky nevidí nikdy.
Stejné oprávnění otevírá i Doklady kvalifikace a Vzory nabídky.
Evidence vlastních poptávek je součástí všech tarifů. Placený je jen přehled veřejných zakázek, který se objednává zvlášť.
Seznam poptávek
V seznamu vidíte Název, Zadavatel, Zdroj (Vlastní, Veřejná zakázka, Web), Hodnota, Vážená hodnota, Lhůta (barevně podle toho, kolik dní zbývá), Stav, Odpovídá a Kraj. Při filtru na vyhrané poptávky přibude sloupec Stavba.
- Filtr Stav má předvybrané rozpracované stavy, uzavřené poptávky si přidáte.
- Filtr Odpovídá ukáže poptávky konkrétní odpovědné osoby, případně Bez odpovědné osoby.
- Hledání najde poptávku podle názvu, zadavatele nebo IČO.
- Stav změníte přímo v seznamu kliknutím na něj (Změnit stav).
- Export stáhne aktuálně vyfiltrovaný seznam jako tabulku Excel.
- Tlačítko Veřejné zakázky otevře feed veřejných zakázek.
Nad seznamem je souhrn za celou firmu: Rozpracované, Hodnota rozpracovaných, Obchodní plán (součet hodnot vážených pravděpodobností), Podaných nabídek, Vyhrané, Prohrané, Úspěšnost a Odstup od vítěze (o kolik procent byla vaše cena průměrně nad vítěznou, nebo pod ní).
Nová poptávka
- Klikněte na Nová poptávka.
- Vyplňte Název (povinný), Zadavatel / objednatel a IČO zadavatele.
- Doplňte Předpokládanou hodnotu (Kč), Pravděpodobnost získání (%), Lhůtu pro podání, Kraj, Portál, Typ řízení a URL zakázky.
- Zapište Kontakt zadavatele (osoba, e-mail, telefon).
- Zvolte Stav (výchozí Nová) a Odpovědnou osobu (výchozí jste vy), případně Popis / poznámky, a klikněte na Vytvořit.
Poptávky vznikají i převzetím z feedu veřejných zakázek a z poptávek z vašeho webu (viz níže).
Stavy poptávky
| Stav | Kdy ho použít |
|---|---|
| Nová | Poptávka právě přišla. |
| Posuzujeme | Zvažujete, jestli se do ní pustit. |
| Čeká na vyjasnění | Čekáte na odpověď zadavatele. |
| Rozpočtujeme | Připravujete cenu. |
| Rozpočtováno | Cena je hotová. |
| Připraveno k administraci | Podklady jsou připravené k podání. |
| Podáno | Nabídka je odevzdaná. |
| Vyhodnoceno | Zadavatel otevřel nabídky, čeká se na rozhodnutí. |
| Vyhrána / Prohrána | Výsledek soutěže. |
| Nepodáno | Nabídku jste nakonec nepodali. |
| Zrušena zadavatelem | Zadavatel soutěž zrušil. |
Poslední čtyři stavy poptávku uzavírají. Záložka Naše nabídka je v detailu od stavu Rozpočtujeme (kromě stavu Zrušena zadavatelem), blok Výsledek soutěže ve stavech Vyhodnoceno, Vyhrána a Prohrána.
Detail poptávky
Kliknutím na poptávku se otevře její detail v okně nad seznamem. Stav, odpovědnou osobu, lhůtu, hodnotu, pravděpodobnost, zadavatele i podmínky zakázky měníte přímo, bez přepínání (popis uložíte tlačítkem Uložit popis). Tlačítko Upravit dole v okně zpřístupní Poznámky a údaje na záložce Naše nabídka, Uložit je uloží.
Přehled
- Popis, Stav zakázky, Odpovědná osoba a Lhůta pro podání nabídek.
- Zadavatel - napojení na kontakt. Ikonou + založíte nový kontakt předvyplněný údaji z poptávky. U napojeného zadavatele vyberete i Kontaktní osobu.
- Pravděpodobnost a hodnota.
- Podmínky zakázky: Jistota, Prohlídka místa plnění, Lhůta pro dotazy k zadání, Způsob podání nabídky, Doba plnění, Kritéria hodnocení, Ostatní podmínky ze zadávací dokumentace a Poznámky.
- Úkoly - úkol napíšete, přiřadíte komu a vznikne jako běžný úkol navázaný na poptávku. Pole pro nový úkol vidí jen ten, kdo smí úkoly zakládat (tarif s modulem Úkoly a editace Úkolů v Roli), na tarifu Deník tedy ne.
- Komentáře týmu k poptávce. Psát je smí kdo má u Zakázek editaci nebo editaci vlastních, se čtením je jen čtete.
Kvalifikace a reference
Seznam požadavků na kvalifikaci rozdělený do skupin Základní způsobilost (§ 74), Profesní způsobilost (§ 77), Ekonomická kvalifikace (§ 78), Technická kvalifikace - reference, tým (§ 79) a Jiný požadavek. U každého požadavku zapíšete minimum, roli v týmu a osobu, čím se dokládá, připojíte doklady z knihovny dokladů a požadavek odškrtnete. Tlačítko Přidat požadavek přidá další řádek.
Tlačítko Doložit vše čestným prohlášením vezme z knihovny generální čestné prohlášení (když chybí, vytvoří ho), připojí ho ke všem dosud neodškrtnutým požadavkům a odškrtne je. Když zadávací dokumentace nahrazení dokladů čestným prohlášením zakazuje, tlačítko se nenabízí, aplikace to u kvalifikace výrazně označí a doklady je potřeba doložit v originále.
Naše nabídka
Nabídková cena, Datum podání, Kontaktní osoba (naše strana) a Poznámky k nabídce. Po vyhodnocení zapíšete do bloku Výsledek soutěže vítěze, vítěznou cenu, vaše pořadí a počet nabídek. Aplikace spočítá Odstup od vítěze, který se promítne do souhrnu nad seznamem.
Dokumenty
Zadávací dokumentace i vaše nabídkové soubory v jedné tabulce se složkami:
- soubory nahrajete přetažením do složky, dokumenty přesouváte přetažením, výběr rozšíříte klávesou Ctrl nebo Shift,
- filtr původu odděluje Zadávací dokumentaci, Nabídkovou dokumentaci a Ostatní, u dokumentu jde nastavit stupeň (DÚR, DSP, DPS, RDS, výkaz výměr),
- starší verze souboru jsou skryté, zobrazíte je zaškrtnutím i starší verze (mají štítek neaktuální verze), smazané dokumenty jdou vrátit z Koše,
- hledání prochází všechny složky.
Nahoře je Skladba nabídky: seznam, z čeho se má nabídka skládat, s počítadlem „doloženo X z Y". Seznam naplníte tlačítkem Načíst přílohy ze ZD, Standardní přílohy nabídky nebo ručně přes Přidat položku. Některé dokumenty (krycí list, čestné prohlášení, seznam poddodavatelů) aplikace vytvoří sama s doplněnými údaji zakázky a firmy. Přehled vzorů je na stránce Vzory nabídky.
Tlačítka nad záložkami
- Vyčíst údaje ze ZD (po prvním použití Vyčíst ZD znovu) - AI přečte zadávací dokumentaci a nabídne vyčtené údaje (kontakt, hodnotu, lhůty, prohlídku, jistotu, způsob podání, dobu plnění, kritéria a kvalifikaci) k potvrzení. U každého údaje vidíte, co je v poptávce teď, a zaškrtnete, co přenést (Přenést N údajů do poptávky). Funguje u zakázek převzatých z feedu veřejných zakázek, které mají dokumentaci.
- Podklady (ZIP) - stáhne souhrnnou zprávu v PDF a všechny připojené doklady kvalifikace očíslované stejně jako ve zprávě. Když kvalifikaci pokrývá jediný doklad, tlačítko se jmenuje Podklady (PDF) a stáhne rovnou ten soubor.
- Otevřít portál - otevře zakázku na portálu zadavatele (když má poptávka URL).
Lhůty a připomínky
- Odpovědné osobě (když chybí, tak autorovi poptávky) přijde 7 a 2 dny před lhůtou pro podání nabídek ráno e-mail a notifikace do mobilní aplikace. Vypnout je jde v nastavení upozornění, položka Lhůty poptávek.
- Lhůta se zapíše do Plánu jako celodenní milník Lhůta pro nabídky u odpovědné osoby a při změně lhůty se posune. Do plánu se zapíše i termín Prohlídky místa plnění.
- U uzavřených poptávek se připomínky neposílají a milník z plánu zmizí.
Převod vyhrané poptávky na stavbu
U poptávky ve stavu Vyhrána je v přehledu tlačítko Převést na stavbu.
- Klikněte na Převést na stavbu.
- Zkontrolujte ID zakázky (číslo stavby) a vyberte Stavbyvedoucího.
- Volitelně doplňte Termín zahájení a Termín dokončení.
- Nechte zaškrtnuté Zkopírovat nahrané přílohy poptávky do dokumentů stavby a klikněte na Založit stavbu.
Vznikne stavba ve fázi Příprava s názvem poptávky a rovnou se otevře. Investorem se stane zadavatel (napojený kontakt, jinak kontakt dohledaný podle IČO, a když v kontaktech není, založí se). Poptávku jde na stavbu převést jen jednou. K převodu potřebujete i právo zakládat stavby.
Poptávky z vašeho webu
Napojení poptávkového formuláře z vašeho webu na eProtokol připravíme na požádání, napište nám. Firma s napojeným webem vidí nové poptávky na Nástěnce v bloku Poptávky z webu a v Poptávkách tlačítkem Přijaté z webu (administrátor) otevře přehled Přijaté poptávky z webu. Tam jim nastavuje stav (Nová, Přečtená, V řešení, Dokončená, Zamítnutá), přiřazuje je kolegům a píše interní poznámky. Tlačítkem Převést na poptávku z nich udělá poptávku se zdrojem Web.
Smazání poptávky
Ikona koše v seznamu poptávku po potvrzení smaže i s lhůtou v plánu. Komentáře a navázané úkoly už nepůjde vrátit.