Výkazy práce

Firma+

Evidence odpracovaných hodin na stavbách se schvalováním, promítnutím do nákladů stavby, fakturace a mezd.

Dostupné pro:AdministrátorUživatel

Výkaz práce zapisuje, kdo, kdy, na které stavbě a v jaké kategorii pracoval. Po schválení se výkaz promítne do nákladů stavby, do mezd a u staveb s fakturací dle výkonu i do podkladů pro fakturaci. Najdete ho v menu Docházka → Výkazy práce, v mobilní aplikaci na záložce Výkazy.

Firmy se zapnutou docházkou

Když má firma v Nastavení firmy → Výkazy a docházka zapnutou Časovou kontrolu docházky, místo seznamu výkazů se na stejném místě zobrazí Docházka s tlačítky Práce, Oběd, Odchod atd. Popis je na stránce Docházka.

Kdo může vykazovat

O přístupu do modulu rozhoduje Role (modul Výkazy práce). Založit výkaz pak smí:

• administrátor a každý, kdo je u nějaké stavby veden jako vedoucí (stavbyvedoucí),
• subdodavatel (v personalistice Typ poměru Subdodavatel),
• zaměstnanec (v personalistice Typ poměru Zaměstnanec). Když firma zapne Kontrolovat smlouvy, musí mít navíc dokončený onboarding (vyplněné údaje a smlouvu).

Kdo vykazovat nemůže, má v seznamu Uživatelé štítek Nemůže vykazovat. Klik na štítek otevře kartu uživatele se zvýrazněným polem, které je potřeba doplnit.

Založení výkazu

1. Otevřete Docházka → Výkazy práce a klikněte na Nový výkaz. Stejné tlačítko je na Nástěnce na záložce Pracovní výkazy. Klik na naplánovanou událost stavby v plánu na Nástěnce otevře výkaz rovnou předvyplněný stavbou a kategorií.
2. Zadejte Od a Do, Datum a Oběd. Odpracovaný čas se průběžně dopočítává.
3. Vyberte Stavbu a Kategorii. Nabízejí se stavby ve fázi Realizace. Stavba musí mít vedoucího a aspoň jednu kategorii, jinak výkaz nejde uložit.
4. Pokud jste pracovali se strojem, zapněte Zobrazit stroje? a vyberte jeden nebo více strojů (tlačítko + Stroj). Přepínač je vidět jen tomu, kdo má přístup ke strojům a oprávnění aspoň k jednomu stroji.
5. Volitelně přidejte fotografie a poznámku.
6. Klikněte na Založit. Výkaz dostane stav Čeká na schválení a schvalovatel dostane upozornění (pokud se výkazy daného pracovníka neschvalují automaticky).

Co výkaz obsahuje

• Od / Do - nový výkaz se předvyplní časy 07:00-17:00, nebo výchozími časy nastavenými firmou.
• Oběd - výběr 0, 30 nebo 60 minut, které se od odpracované doby odečtou. Má-li firma zapnuté Přičítání oběda, je místo výběru přepínač Bez oběda: zapnutý znamená, že se oběd nečerpal a nastavená délka oběda se k odpracovanému času připočte.
• Stavba a Kategorie - pokud firma kategorie ve výkazu skryla, uloží se automaticky kategorie „Obecné" dané stavby. U kategorie se může zobrazit popisek a infografika čerpání uvolněného budgetu (spotřebováno, zbývá, vykázané hodiny), když to má firma zapnuté.
• Stroje - na jednom výkazu může být víc strojů. Nabízejí se stroje, ke kterým máte oprávnění. U strojů napojených na systém Patriot se doplní Motohodiny a Stav motohodin. Mzda se počítá jednou za výkaz, náklad stroje zvlášť za každý stroj.
• Nahlásit za - administrátor (a uživatelé, kterým to firma povolí) může založit výkaz za jiného pracovníka. Autorem výkazu je pak vybraný pracovník, schvalovatel se určuje podle něj.
• Poznámka - jen když ji firma zapnula. Může se propisovat i do stavebního deníku jako popis dne se štítkem „Výkazy".

Výkaz nejde uložit, pokud se časově překrývá s jiným vaším výkazem, pokud máte v tu dobu v plánu nahlášenou absenci (dovolená, nemoc) nebo pokud den patří do už uzavřeného mzdového období.

Rozepsaný výkaz se neztratí

Když okno s novým výkazem zavřete nebo obnovíte stránku, aplikace si rozepsané hodnoty pamatuje a při dalším otevření nabídne jejich obnovení.

Fotografie k výkazu

K novému výkazu můžete přiložit fotografie. Ukládají se do stavebního deníku dané stavby ke dni výkazu, výkaz sám je nenese. Stavba proto musí mít založený deník, jinak aplikace ohlásí, že fotografie nebyly uloženy.

Když má firma zapnutou volbu Fotografie z deníku ve výkazu, je v detailu výkazu (na webu i v mobilní aplikaci) sbalená sekce Fotografie z deníku k výkazu s fotkami z deníku k tomu dni. Administrátor a schvalovatel výkazu vidí fotky celého dne, ostatní jen své. Fotku lze otevřít ve zvětšení a listovat. Další fotografie jde přidat i dodatečně při úpravě výkazu, nahrají se po uložení. U schváleného výkazu je přidá jen ten, kdo ho smí odemknout. Výkazy s fotkami z deníku mají v seznamu u stavby ikonku sponky.

Výkaz počasí

Pokud firma zapne Výkaz počasí, je ve výkazu přepínač Počasí pro den, kdy se kvůli počasí nepracovalo. Časy a oběd se zamknou a do mzdy se den propíše jako hodinová sazba × koeficient × počet hodin podle nastavení firmy. Když firma vybrala Režijní stavbu pro počasí, výkaz se na ni zařadí místo zakázky zákazníka a schvaluje ho její vedoucí. Výkaz počasí se smí překrývat s běžnou prací a prochází běžným schvalováním.

U nového běžného výkazu je navíc přepínač Zbytek dne je počasí, když se pracovalo jen část dne. Po uložení vznikne druhý, doplňkový výkaz počasí na zbytek denního fondu hodin. Zařadí se na režijní stavbu pro počasí, pokud ji firma vybrala, a schvaluje se zvlášť.

Stavby s podpisem zodpovědné osoby

U stavby se zapnutou Fakturací dle výkonu potvrzuje výkaz podpisem zodpovědná osoba objednatele přímo na místě. Ve výkazu je předvyplněné jméno Zodpovědná osoba (jméno a příjmení) a pole pro podpis.

• Podepsaný výkaz je rovnou Schváleno.
• Zaškrtnutím Podepsat později se výkaz uloží ve stavu Čeká na podpis a podepíše se později (schvalovatel výkazu ho otevře v seznamu tlačítkem Podepsat).

Schvalování

Kdo výkaz schvaluje

Schvalovatel se určí při uložení výkazu podle autora v tomto pořadí:

1. Osobní schvalovatel - na kartě uživatele (záložka Notifikace) je v poli Proces schvalování výkazů zvoleno Vybrat osobu a v Osoby pro schvalování výkazů vybraný schvalovatel.
2. Předák týmu - pokud je autor členem týmu, který má zapnuté Předák schvaluje výkazy členů.
3. Vedoucí stavby, na kterou se vykazuje.

Volba Bez potřeby schvalování v Procesu schvalování výkazů znamená, že se výkazy daného uživatele schválí automaticky hned při uložení.

Pokud firma zapne Výkaz může schválit kdokoli z adminů, smí kromě určeného schvalovatele schválit výkaz i kterýkoli administrátor.

Změna schvalovatele platí dopředu

Změna vedoucího stavby, předáka nebo osobního schvalovatele se projeví jen u nově uložených nebo upravených výkazů. Už čekající výkazy zůstávají u toho, komu byly přiřazeny.

Jak schválit

1. Čekající výkazy najdete na Nástěnce v části Ke schválení na záložce Výkazy. Uživatel, který nemá v poli Práva hodnotu Admin, tam má frontu, když na něm nějaký výkaz čeká, jinak Posledních 5 výkazů. Všichni schvalovatelé je najdou v seznamu Výkazy práce. Administrátor a kdo výkazy schvaluje (vede stavbu, je předák, osobní schvalovatel) si v něm může zapnout filtr Ke schválení mnou a vidí sloupce s autorem a stavem.
2. Schvalte výkaz ikonou v řádku, nebo ho otevřete a klikněte na Schválit.
3. Administrátor může označit více výkazů, které smí schválit, a použít Schválit výběr.

V mobilní aplikaci je na záložce Výkazy tlačítko Hromadné schválení, když je v seznamu výkaz, který smíte schválit.

Schválením se výkaz uzamkne a:

• do nákladů stavby se zapíše práce podle hodinové hrubé mzdy pracovníka (včetně mzdových příplatků) a u strojů s motohodinami i náklad stroje,
• u stavby s fakturací dle výkonu se výkaz zařadí do Podkladů pro fakturaci,
• výkaz je podkladem pro Mzdy,
• pokud to má firma zapnuté, uzavře se denní záznam stavebního deníku k tomu dni (viz níže).

Úpravy a mazání

• Výkaz ve stavu Čeká na schválení nebo Čeká na podpis může upravit autor, ten, kdo ho za autora nahlásil, schvalovatel výkazu a administrátor. Vedoucí stavby, který schvalovatelem není (například výkaz schvaluje osobní schvalovatel nebo předák), výkaz v seznamu vidí, ale upravit ho nemůže.
• Smazat lze výkaz před schválením: administrátor, autor nebo schvalovatel výkazu. Pokud je výkaz už v podkladu pro fakturaci, aplikace upozorní, že bude odstraněn i z něj.
• Schválený výkaz je zamčený. Odemknout a upravit ho smí jeho schvalovatel a osoby vybrané v nastavení Zpětná úprava schváleného výkazu. Výkaz po úpravě zůstává schválený, jen se přepočítá mzda. Kdo a kdy úpravu udělal, je vidět v patičce výkazu.
• Při zapnutém Omezit zpětnou editaci výkazů nemůže uživatel, který nemá v poli Práva hodnotu Admin, založit ani upravit výkaz starší než nastavený počet dní. Administrátory a toho, kdo vede aspoň jednu stavbu, omezení nebrzdí. Stejné omezení platí pro ruční jízdy.
• Při zapnutém Zákaz výkazu do budoucna nejde uložit výkaz, jehož konec je v budoucnu. Platí pro všechny včetně administrátorů.
• Do období, za které už byla uzavřena mzda, nejde výkaz založit, upravit ani smazat.

Seznam výkazů

Administrátor vidí výkazy celé firmy. Ostatní vidí své výkazy, výkazy, které schvalují, výkazy ze staveb, které vedou, a výkazy, které sami nahlásili za jiné.

• Filtr podle období je dostupný všem a seznam si ho pamatuje: po návratu přes menu je nastavené poslední období, dokud ho nezměníte nebo nezrušíte křížkem. V kalendáři první klik začne nový rozsah a druhý ho dokončí. Administrátor a kdo výkazy schvaluje (vede stavbu, je předák, osobní schvalovatel nebo na něm výkaz čeká) mají navíc filtry Osoba, Stavba a přepínač Ke schválení mnou a vidí sloupce Uživ., Stav a Podpis.
• U čekajícího výkazu je ve sloupci Stav jméno schvalovatele.
• Volitelné zobrazení seznamu, zapíná se v Nastavení firmy → Výkazy a docházka:
  • barevné zvýraznění výkazů o víkendu, ve svátek, za počasí a nemoc se štítkem u data. Při filtru od–do přibudou mezi výkazy podle data i dny schválené dovolené a nemocenské a státní svátky placené bez výkazu, ať je poznat, proč výkaz chybí. Tyto řádky jsou jen ke čtení; administrátor je vidí u všech, ostatní jen své,
  • sloupec Částka (hodiny × sazba pracovníka včetně příplatků). Administrátor a ten, kdo spravuje mzdy (v Roli u modulu Mzdy úroveň editace nebo editace vlastních), ho vidí u všech výkazů, ostatní jen u svých,
  • zkratka dne v týdnu u data, a to i ve výpisu dní na výplatnici.

V detailu vlastního výkazu (a u všech výkazů pro toho, kdo spravuje mzdy) je řádek Mzdový rozpad, pokud má pracovník nastavenou sazbu: hodiny × hrubá hodinová sazba, případný násobek za víkend, svátek nebo noc a výsledná částka.

Propojení se stavebním deníkem

V Nastavení firmy → Deník a stavby lze zapnout:

• Automatické přidání osoby do stavebního deníku - při založení výkazu se pracovník (a stroje z výkazu) přidá do denního záznamu deníku stavby. Denní záznam se v případě potřeby založí.
• Automatické schválení denního záznamu z výkazu - jakmile schválíte výkaz, denní záznam deníku té stavby k tomu dni se rovnou uzavře.

Více na stránce Stavební deník.

Nastavení firmy: Výkazy a docházka

Administrátor najde nastavení v Nastavení firmy → Výkazy a mzdy → Výkazy a docházka.

Nastavení	Co dělá
Přičítání oběda	Místo odečítaného oběda přepínač Bez oběda, nastavená délka oběda se připočítává. Lze nastavit výchozí stav přepínače a délku oběda.
Výkaz může schválit kdokoli z adminů	Kromě určeného schvalovatele schválí výkaz kterýkoli administrátor.
Výchozí časy výkazu „práce od–do"	Předvyplněné časy nového výkazu (bez nastavení 07:00-17:00).
Poznámka ve výkazu	Volitelné pole poznámky, případně i Propisovat poznámky do stavebního deníku.
Popisky kategorií ve výkazu	Popisek kategorie stavby se ukáže ve výkazu po jejím výběru.
Výkaz počasí	Přepínač Počasí a Zbytek dne je počasí, volba Režijní stavba pro počasí (použije se pro celodenní i doplňkový výkaz počasí). Koeficient a hodiny se nastavují v záložce Mzdy.
Skrýt kategorie ve výkazu	Kategorie se nevybírá, uloží se „Obecné".
Uvolněný budget kategorií	Infografika čerpání budgetu kategorie ve výkazu.
Fotografie z deníku ve výkazu	Galerie fotek z deníku v detailu výkazu a dodatečné přidávání fotek.
Nahlašování za ostatní	Vybraní uživatelé smí zakládat výkazy za jiné (administrátor vždy). Kdo z nich je v týmu, jen za členy svého týmu.
Zákaz výkazu do budoucna	Konec práce nesmí být v budoucnu.
Zpětná úprava schváleného výkazu	Vybraní uživatelé smí upravit schválený výkaz.
Omezit zpětnou editaci výkazů	Limit dní, jak staré výkazy smí uživatel zakládat a upravovat.
Kontrolovat smlouvy	Zaměstnanec vykazuje až po dokončeném onboardingu.
Zvýraznit nestandardní dny ve výkazech, Částka za výkaz v seznamu, Den v týdnu u data výkazu	Volitelné zobrazení seznamu výkazů.
Přehled zaměstnance v seznamu uživatelů	V seznamu Uživatelé přibude akce s přehledem dovolené, žádostí, výkazů a výplat za rok.
Časová kontrola docházky	Přepne firmu na Docházku s tlačítky událostí.

Mobilní aplikace

Na záložce Výkazy v mobilní aplikaci můžete výkazy zakládat (i z dlaždice Výkaz práce na Domů), procházet s filtry, schvalovat jednotlivě i hromadně a mazat. Výkaz v mobilu umí stejné věci jako na webu: více strojů, fotografie z fotoaparátu i galerie, podpis zodpovědné osoby, počasí, přepínač oběda, poznámku a galerii fotek z deníku.

Vlastní přehled hodin a výplatnic

Pracovník, kterému administrátor na kartě uživatele zapne Zobrazit report výkazů práce, vidí v menu Reporty → Výkazy práce přehled svých odpracovaných hodin a výplatní pásky. V mobilu je přehled hodin v Report práce, výplatní pásky tam vidí jen administrátor. Viz Reporty.

Jak výkazy propojují systém

Pracovník založí výkaz → Schvalovatel schválí → Náklady stavby + Podklady pro fakturaci + Mzdy (+ deník)

Související stránky: Docházka, Dovolená a nemocenská, Mzdy, Sazby a příplatky.