Stavby

Všechny tarifyPřístup pro externisty

Stavby a zakázky firmy – založení průvodcem, vedoucí stavby, fáze, termíny, kategorie, dokumenty a fotogalerie.

Dostupné pro:AdministrátorUživatel

Stavba je hlavní organizační jednotka eProtokolu. Ke stavbě se váže její stavební deník, výkazy práce, dodací listy, přijaté a vydané faktury, události v plánu i nářadí, které na ní leží. Stavby najdete v menu Seznamy → Stavby, v mobilní aplikaci v Více → Stavby a plánování → Stavby.

Stavba = centrum všeho

Se založením stavby vzniká automaticky i její stavební deník. Dokud firma nemá žádnou stavbu, položky deníku v menu nejdou otevřít („Nejdříve vytvoř stavbu").

Kdo smí stavby zakládat a upravovat

• Tarif Deník (i s Deník+) - stavby vidí všichni uživatelé firmy, ale zakládat, upravovat, mazat a obnovovat je smí jen administrátor.
• Tarif Firma a Vše pro firmu - rozhoduje úroveň v Roli u modulu Stavby: čtení (jen prohlížení), editace vlastních (jen stavby, které uživatel sám založil), editace (všechny stavby). Administrátor smí vše.
• Externisté (investor, TDI, dozor…) vidí jen stavby, do jejichž deníku byli přizváni, a jen ke čtení.

Limit na tarifu Deník

Na tarifu Deník bez Deník+ může mít firma nejvýše 3 stavby. Stavby v koši se do limitu nepočítají. Při pokusu založit čtvrtou stavbu aplikace nabídne aktivaci Deník+, se kterým počet staveb omezený není.

Založení nové stavby

Novou stavbu založíte průvodcem ve čtyřech krocích.

1. V Seznamy → Stavby klikněte na Přidat stavbu.
2. Základní údaje - vyplňte Název stavby a vyberte Vedoucí stavby (obojí je povinné, vedoucím se předvyplníte vy). Na tarifech Firma a Vše pro firmu můžete doplnit i Interní název stavby; ID zakázky se vyplní automaticky.
3. Investor - vyberte investora z kontaktů, případně ikonou + přidejte nového. Kontaktní osobu vyberte z osob investora, nebo ji vyplňte ručně. Krok lze Přeskočit.
4. Adresa stavby - vyhledejte adresu (vyplněná musí být aspoň ulice nebo město), nebo přepněte na GPS (mapa) a klikněte na místo stavby. Volitelně vyberte Obec s rozšířenou působností.
5. Rekapitulace - zkontrolujte údaje (každý krok jde odsud upravit) a klikněte na Založit stavbu.

Po založení průvodce nabídne Přidat zúčastněnou osobu - přizvání kolegů a externích partnerů do deníku stavby. Zúčastněné osoby jsou součástí tarifu Deník+ a vyšších, více v Sdílení deníku.

Když průvodce zavřete v půlce, aplikace si rozepsanou stavbu pamatuje. Při dalším otevření se zeptá, jestli chcete Pokračovat, nebo Začít znovu.

Při založení stavby aplikace sama:

• založí stavební deník stavby, jehož schvalovatelem je vedoucí stavby,
• vytvoří kategorii Obecné,
• přidá do deníku výchozí zúčastněné osoby, pokud je má firma nastavené v Nastavení firmy → Deník a stavby,
• přidělí stavbě barvu pro rychlou orientaci v kalendáři a výkazech,
• nastaví fázi Realizace.

Stavba z poptávky

Stavbu lze založit také převodem vyhrané poptávky v modulu Poptávky. Investorem se stane zadavatel poptávky.

Seznam staveb

Na tarifu Deník má seznam zjednodušené sloupce: Název, Místo, Deníků, Účastníků, Poslední záznam a Fáze.

Na tarifech Firma a Vše pro firmu jsou k dispozici mimo jiné sloupce Interní název, ID zakázky, Vedoucí stavby, Objednatel stavby, Fáze, Fakturováno (součet částek z kategorií stavby; kdo peníze u stavby nevidí, má ve sloupci pomlčku, viz níže) a Barva. Ikonou ozubeného kolečka otevřete Nastavení zobrazení tabulky, kde si zvolíte, které sloupce vidíte a v jakém pořadí. Nastavení si pamatuje prohlížeč.

Filtry nad seznamem:

• Hledat ve stavbách - hledá v názvu, interním názvu, ID zakázky, čísle stavby objednatele, adrese, vedoucím, objednateli, kategoriích i ve fakturované částce,
• Fáze - ve výchozím stavu jsou vidět stavby v Přípravě a Realizaci, dokončené a archivované přidáte jejich výběrem ve filtru. Smazat filtry vrátí výchozí výběr,
• Vedoucí a Objednatel (tarify Firma a Vše pro firmu),
• Zobrazit koš - smazané stavby s možností obnovy.

U stavby se mohou zobrazit štítky:

Štítek	Význam
Po termínu	Datum dokončení už uplynulo a stavba není dokončená ani archivovaná.
Změnit fázi	Stavba je ve fázi Příprava, takže na ni nejde vykazovat hodiny. Kliknutím otevřete stavbu rovnou s polem fáze.
Nezařazená	Stavba nemá vedoucího. Přiřaďte ho a zkontrolujte zařazení. (Tarify Firma a Vše pro firmu.)
Skryto pracovníkům	Stavba se pracovníkům v aplikaci nenabízí, viz Stavba skrytá pracovníkům. (Tarify Firma a Vše pro firmu.)

Stavby jiných firem, do jejichž deníku vás přizvali, jsou v seznamu šedě a s názvem firmy v závorce. Upravit je nejde, můžete se ale ze sdílení odhlásit tlačítkem Odebrat mě ze sdílené stavby. Odebere vás to jen samotné, kolegové z vaší firmy, kteří mají na stavbě vlastní přístup, ji vidí dál. Přístup celé vaší firmě ruší firma, které stavba patří, v Přístupech deníku.

Detail stavby

Kliknutím na stavbu otevřete její detail. Pole jsou zamčená, upravíte je po kliknutí na zámek Odemknout pole a uložíte tlačítkem Upravit. Detail má záložky:

• Obecné - všechny údaje stavby (viz níže).
• Stavební deník - rovnou odsud přidáte denní záznam do deníku stavby.
• Dokumenty - projektové dokumenty pro pracovníky na stavbě (PDF, JPG, PNG, HEIC). U dokumentu upravíte název a přepínačem Aktuální určíte, zda ho pracovníci uvidí v mobilní aplikaci.
• Fotogalerie - fotografie ze všech denních záznamů deníku stavby. Externisté v ní z fotek vaší firmy vidí jen ty zařazené do ostré verze deníku.
• Fakturace dle výkonu - jen na tarifech Firma a Vše pro firmu, pokud je u stavby zapnutý stejnojmenný přepínač (viz níže).

Na záložce Obecné jsou kromě údajů z průvodce také:

• Číslo stavby objednatele - číslo, pod kterým stavbu vede investor,
• Datum zahájení, Datum dokončení a přepínač Termín je odhad (pro stavby bez pevného konce, například havárie),
• Smluvní cena bez DPH, Splatnost faktur (dny) a Číslo smlouvy / co cena obsahuje - zatím jen pro evidenci, nikam se nepředvyplňují (smluvní cenu a číslo smlouvy vidí jen ten, kdo smí vidět peníze u stavby, viz níže),
• Milníky stavby - pojmenované termíny (třeba kolaudace, předání úseku),
• Fáze stavby,
• Zobrazit pracovníkům v aplikaci (tarify Firma a Vše pro firmu, viz Stavba skrytá pracovníkům),
• Uvést projektanta - projekční kancelář a kontakt na projektanta,
• Barva a kategorie stavby (tarify Firma a Vše pro firmu).

Detail na vlastní stránce

Na tarifech Firma a Vše pro firmu lze v Nastavení firmy → Plánování zapnout Detail stavby na vlastní stránce. Kliknutí na stavbu pak neotevře okno nad seznamem, ale samostatnou stránku s vlastní adresou, na kterou jde poslat odkaz. Záložky i pole zůstávají stejné, jen se pole odemykají tlačítkem Odemknout pole a ukládají tlačítkem Uložit v liště dole na stránce.

Interní název

Interní název je nepovinný a může se lišit od oficiálního názvu stavby. Které z názvů se v aplikaci zobrazí, se nastavuje v Roli (přepínač Název stavby / Interní název). Na tarifu Deník se vždy zobrazuje Název stavby.

Vedoucí stavby

Vedoucím stavby (stavbyvedoucím) může být kterýkoli uživatel firmy kromě externistů a je povinný. V nabídce vedoucích vidí všechny tyto uživatele i ten, kdo není administrátor (na webu i v mobilní aplikaci). Vedoucí stavby:

• je schvalovatelem stavebního deníku stavby, který vznikne při jejím založení,
• schvaluje výkazy práce na stavbě, pokud pracovník nemá nastaveného vlastního schvalovatele ani předáka týmu,
• schvaluje dodací listy ke stavbě a vidí je,
• na tarifech Firma a Vše pro firmu vidí deník své stavby i bez přizvání do Přístupů.

Fáze stavby

Fáze určuje, kde se stavba v aplikaci nabízí.

Fáze	Kde se stavba nabízí
Příprava (po podpisu smlouvy)	Aktivní stavba (deník, objednávky, nabídky, dodací listy, plán), ale nejde na ni vykazovat hodiny.
Realizace	Aktivní stavba, lze na ni vykazovat práci. Výchozí fáze nové stavby.
Dokončeno	Fakturace, podklady fakturace, objednávky vydané, náklady a přehledy. Vykazovat na ni nejde.
Archivováno	Skrytá, zobrazíte ji filtrem Fáze.

Fázi změníte v detailu polem Fáze stavby, nebo rychleji tlačítky Zahájit realizaci, Dokončit, Archivovat, Vrátit do realizace a Obnovit. Tlačítka fungují i bez odemčení formuláře.

Stavba skrytá pracovníkům

Fáze stavbu schová všem. Když má stavba běžet dál (náklady, faktury, plán), ale pracovníci na ni nemají vykazovat, třeba pronájem vozu nebo zakázka jen pro kancelář, vypněte v detailu stavby přepínač Zobrazit pracovníkům v aplikaci (tarify Firma a Vše pro firmu).

Skrytou stavbu pak ve výběru stavby (výkaz práce, fotky, úkoly a další na webu i v mobilní aplikaci) vidí jen:

• administrátor,
• kdo smí stavby upravovat (Role u modulu Stavby: úprava nebo úprava vlastních),
• vedoucí té stavby,
• kdo je na stavbě přidaný jako zúčastněná osoba deníku.

Ostatním se nenabízí, platí to i ve starší verzi mobilní aplikace. V seznamu staveb ji poznáte podle štítku Skryto pracovníkům.

Termíny a milníky

Z Datum zahájení a Datum dokončení vytvoří aplikace v Plánu automaticky události Termín zahájení a Termín ukončení (se zapnutým přepínačem Termín je odhad se druhá jmenuje Předpokládaný termín ukončení). Milníky stavby (název a datum) se v Ganttově diagramu kreslí jako kosočtverce a lze na ně navazovat další práce.

Kategorie stavby

Kategorie rozdělují zakázku na části, například „Zemní práce", „Demontáže" nebo „Finální povrch". Pracovníci na ně vykazují práci a náklady se podle nich dají sledovat. Každá stavba má alespoň jednu kategorii, nová stavba dostane kategorii Obecné.

V detailu stavby (po odemčení) kategorie přidáte tlačítkem Přidat kategorii a odeberete tlačítkem Odebrat. U kategorie vyplňujete:

• Název kategorie,
• Fakturováno - kolik se za kategorii fakturuje (podklad pro účetní, lze nechat prázdné),
• Uvolněný budget - jen když má firma zapnutý budget kategorií,
• Popisek (zobrazí se ve výkazu práce) - jen když má firma zapnuté popisky kategorií.

Tlačítkem Načíst ze vzoru vložíte připravenou sadu kategorií, viz Stavební kategorie.

V Nastavení firmy → Výkazy a docházka firma chování kategorií ovlivní:

• Uvolněný budget kategorií - když je u kategorie vyplněný budget, výkaz práce po výběru stavby a kategorie zobrazí čerpání: budget, spotřebováno (vykázané hodiny × hodinová sazba pracovníka), kolik peněz a hodin zbývá,
• Popisky kategorií ve výkazu - popisek kategorie se zobrazí ve výkazu po jejím výběru,
• Skrýt kategorie ve výkazu - pracovník kategorii nevybírá, výkaz se uloží do kategorie Obecné.

Kdo vidí peníze u stavby

Smluvní cenu a číslo smlouvy, částky Fakturováno u kategorií a sazby Fakturace dle výkonu vidí a mění jen administrátor, vedoucí té stavby a kdo má v Roli aspoň čtení Podkladů fakturace nebo Faktur vydaných. Ostatní stavbu upravují bez těchto polí a uložením je nezmění. Účastníci sdílených staveb z jiných firem peníze nevidí nikdy.

Fakturace dle výkonu

Přepínač Fakturace dle výkonu označuje zakázku, kde se fakturuje podle odpracovaných hodin lidí a strojů. Po zapnutí se u stavby objeví záložka Fakturace dle výkonu se sazbami: Obecné, pro konkrétní Osobu nebo Stroj, vždy se Sazbou/h. Výkazy pak slouží jako podklad pro fakturaci zákazníkovi, viz Podklady fakturace.

Rozpis stavby

Administrátor otevře u vlastní stavby tlačítkem Rozpis přehled odpracovaných hodin po dnech a osobách a přijatých faktur napočítaných na stavbu. Ostatní uživatelé a sdílené stavby tlačítko nemají. Podrobně v Rozpis stavby.

Následná péče

Když má firma v Nastavení firmy → Deník a stavby zapnuté Notifikace následné péče o stavby, objeví se v detailu stavby sekce Následná péče. Tlačítkem Přidat úkon zadáte Úkon (např. zálivka, posekání, kontrola), Termín a Opakování (Neopakovat, Týdně, Měsíčně, Ročně, volitelně Opakovat do). Uživatelé, kteří si v profilu zapnou připomínky, dostanou upozornění s předstihem nastaveným u firmy (Předstih připomínek).

Smazání a koš

Stavbu smažete ikonou koše v seznamu. Aplikace se nejdřív zeptá a vypíše, co se smaže s ní: kategorie, stavební deníky včetně denních záznamů, události v plánu a úkoly na nich. Stavba se přesune do koše - zapněte Zobrazit koš a klikněte na Vrátit zpět, když ji chcete obnovit.

Mobilní aplikace

V Více → Stavby a plánování → Stavby najdete:

• seznam staveb s hledáním, řazením (Nejnovější, ID zakázky, Název) a filtrem podle fáze, vedoucího a investora,
• založení nové stavby průvodcem (pro ty, kdo smí stavby zakládat),
• detail stavby s ID zakázky, číslem objednatele, investorem, adresou a termínem, změnou fáze a archivací,
• Projektovou dokumentaci (jen dokumenty označené jako Aktuální) a Zúčastněné osoby,
• odkazy na doklady ke stavbě (cenové nabídky, objednávky, faktury) podle vašeho tarifu a práv.