Přístupy a sdílení deníku
Zúčastněné osoby stavebního deníku: kolegové s pozicí na stavbě, investor, TDI, autorský dozor, koordinátor BOZP a subdodavatelé s vlastním deníkem.
V menu Přístupy (stránka Zúčastněné osoby) určujete, kdo je na stavbě zúčastněnou osobou deníku. Mohou to být kolegové z vaší firmy i lidé zvenčí. Externí osoba dostane do aplikace vlastní účet a deník uvidí po přihlášení na webu nebo v mobilní aplikaci.
Přístupy jsou součástí tarifů Deník+, Firma a Vše pro firmu. Na tarifu Deník bez Deníku+ tato sekce není.
Kdo Přístupy spravuje
- Na tarifu Deník+ jen administrátor.
- Na tarifech Firma a Vše pro firmu je potřeba úroveň editace (nebo editace vlastních) na modulu Přístupy, vedoucí stavby ji mít nemusí.
- Kromě administrátora spravuje účastníky stavby jen ten, kdo založil její deník (obvykle ten, kdo stavbu založil). To platí i pro vedoucího stavby.
- Externí účastníci Přístupy nespravují.
Přehled zúčastněných osob
Osoby jsou rozdělené na Zaměstnanci firmy a Externí zúčastněné osoby. Přepínačem Kartičky / Tabulka změníte zobrazení, filtrovat lze podle Stavby, Osoby a Typu. Na kartě osoby je ikona Upravit a Odstranit, u externí osoby navíc přepínač Zobrazit kalendář.
Přidání kolegy z firmy
- Klikněte na Přidat zúčastněnou osobu a zvolte Zaměstnanec firmy. Tlačítko má administrátor, kdo má v Roli u modulu Přístupy úroveň editace (všechny stavby firmy), a s úrovní editace vlastních vedoucí stavby a zakladatel deníku.
- Vyberte Stavbu.
- Do řádků vyberte Pozici a Osobu. Tlačítkem Přidat osobu přidáte další řádek. U vybrané pozice se zobrazí její popis.
- Klikněte na Uložit. Kolega dostane e-mail a upozornění v aplikaci, že byl přidán do deníku.
| Pozice | Co znamená |
|---|---|
| Stavbyvedoucí, Mistr stavby, Přípravář, Projektový manažer | Kolega deník uvidí (včetně nepodepsaných záznamů) a smí psát hlavní popis dne. Pozice se uvádí u jeho popisu dne a v PDF mezi zúčastněnými stranami. Popis u pozice ve formuláři říká totéž; záznamy podepisuje vedoucí stavby nastavený u stavby, ne pozice Stavbyvedoucí. |
| Zaměstnanec | Neutrální pozice: kolega deník uvidí, zápis řídí jeho Role. V PDF se neuvádí. |
Zakládání a úpravy denních záznamů pozice neurčuje, řídí je Role uživatele (na Deníku+ zapisuje každý uživatel firmy). Záznamy podepisuje vždy vedoucí stavby nastavený na stavbě.
Na tarifech Firma a Vše pro firmu vidí deník automaticky jen administrátor a vedoucí stavby. Ostatní kolegové ho v Evidenci deníku uvidí, až když je přidáte jako zúčastněnou osobu. Když není zúčastněnou osobou, do deníku nezapíše, ani když mu to Role povoluje, a aplikace ho odkáže na administrátora.
Na Deníku+ vidí deníky firmy a zapisují do nich všichni uživatelé firmy i bez přidání. Přidáním kolegy s pozicí hlavně určíte jeho roli na stavbě, která se uvádí u jeho popisu dne a v PDF.
Přidání externí osoby
- Klikněte na Přidat zúčastněnou osobu, zvolte Externí pracovník a způsob Manuální přidání.
- V kroku Přiřazení vyberte Stavbu, Roli osoby a zadejte E-mail. U vybrané role se zobrazí popis oprávnění.
- Pokud už má osoba v eProtokolu účet, stačí přidání potvrdit tlačítkem Potvrdit a přidat.
- U nové osoby můžete v kroku Profil předvyplnit údaje, které pak nemusí zadávat sama: titul, jméno a příjmení, firmu a IČ (s vyhledáním v ARES), telefon a číslo a obor autorizace ČKAIT / ČKA. Krok lze Přeskočit.
- Klikněte na Uložit s profilem (nebo Přeskočit). Osobě přijde e-mail s přístupem.
Nové osobě se účet založí automaticky. E-mail obsahuje přihlašovací odkaz, e-mail, jednorázové heslo a QR kód pro přihlášení v mobilní aplikaci. Po prvním přihlášení si osoba heslo změní. Osoba, která účet už má, dostane jen oznámení, že jí byl deník zpřístupněn.
Pokud vyplníte IČ firmy externí osoby, účet se zařadí pod tuto firmu. Když firma s tímto IČ už v eProtokolu je a není to vaše firma, dostanou její administrátoři e-mail, kdo koho pozval a na jakou stavbu. Pokud osobu neznají, mohou účet v Uživatelích deaktivovat. Když firma v eProtokolu ještě není, založí se jí účet v tarifu Deník. Bez vyplněného IČ se účet založí ve vaší firmě.
Každá osoba může mít na jedné stavbě jen jeden přístup. Pro změnu role nejdřív stávající přiřazení odeberte.
Role externích osob
Na výběr jsou role TDI – technický dozor investora, Investor, Autorský dozor, Koordinátor BOZP a Subdodavatel. První čtyři mají v deníku stejné možnosti (viz níže), role se uvádí u jejich ostatních záznamů a jejich údaje se tisknou na stranu zúčastněných stran v PDF exportu. Subdodavatel do hlavního deníku přístup nemá, dostane vlastní subdodavatelský deník.
Co externí účastník vidí a dělá
- V menu má Nástěnku, Evidenci deníku, Denní záznamy a Náhled deníku, v sekci Seznamy navíc Stavby a Správu deníků. Vždy jen se stavbami a deníky, na které byl přidán.
- V Evidenci deníku a v Denních záznamech vidí jen uzavřené (podepsané) denní záznamy. Z fotografií vaší firmy vidí jen ty označené V ostré verzi deníku.
- Denní záznamy nezakládá, neupravuje ani nemaže a hlavní popis dne nepíše. Fotky do deníku nenahrává, přiloží je k ostatnímu záznamu.
- Přidává ostatní záznamy (výzvy, vytknutí vad, kontroly…) a podepisuje ty, u kterých je mezi podepisujícími.
- Deník si může prohlédnout v náhledu a vyexportovat do PDF, i tam jen s uzavřenými denními záznamy.
- Se zapnutým Zobrazit kalendář vidí na nástěnce plánovací kalendář stavby (události tohoto a příštího týdne), pokud firma používá Plán. Jen ho vidí, nic neupravuje.
Subdodavatel s vlastním deníkem
Když přidáte externí osobu s rolí Subdodavatel, vznikne pro ni subdodavatelský deník stavby. V kroku Přiřazení zvolíte Podepisování záznamů:
- Pouze subdodavatel - záznamy podepisuje jen subdodavatel,
- Pouze hlavní zhotovitel - záznamy podepisuje váš pracovník (stavbyvedoucí),
- Oba (2-fázový podpis) - subdodavatel podepíše, hlavní zhotovitel potvrdí.
Subdodavatel ve svém deníku zakládá a upravuje denní záznamy. Hlavní deník nevidí. Pro jednu firmu (podle IČ) může mít stavba jen jeden subdodavatelský deník. Subdodavatelský deník se počítá do limitu deníků tarifu Deník. Nastavení podepisování změníte později ve Správě deníků.
Při odebrání subdodavatele se aplikace zeptá, jestli smazat i jeho deník: Ne, smazat jen účastníka, nebo Ano, smazat i deník. Když deník ponecháte, subdodavatel ho přestane podepisovat a záznamy podepisuje hlavní zhotovitel.
Úprava a odebrání
- Ikonou Upravit změníte u přístupu stavbu, typ a osoby. Tlačítkem Přidat nové přístupy pro typ … můžete stejný přístup poslat e-mailem dalším lidem. Dostanou pozvánku s odkazem, přes který se přihlásí nebo zaregistrují. Když už je přístup vytvořený nebo odkaz neplatný, stránka ohlásí „Přístup byl již vytvořen nebo odkaz není platný".
- Ikonou Odstranit přístup zrušíte a osoba deník přestane vidět.
Výchozí zúčastněné osoby
V Nastavení firmy → Deník a stavby → Výchozí zúčastněné osoby deníku vyberete kolegy, kteří se ke každé nově založené stavbě přidají automaticky jako zúčastněné osoby (pozice Zaměstnanec, plný přístup). Existujících staveb se výběr netýká.
Mobilní aplikace
Zúčastněné osoby spravujete i v mobilní aplikaci v menu Více → Přístupy k deníku. Průvodce se ale od webu liší:
- Úroveň přístupu vybíráte ručně. S úrovní Nezřizovat přístup je osoba jen mezi zúčastněnými, deník nevidí.
- Kolega přidaný z mobilu nedostane e-mail ani upozornění v aplikaci.
- Externí osobě mobil účet nezakládá. Přijde jí jen e-mail s odkazem, přes který se přihlásí nebo zaregistruje. Údaje vyplněné v průvodci (jméno, firma, IČ, autorizace) se neuloží a účet se podle IČ nezařadí pod její firmu. Když chcete externí osobě rovnou založit účet s jednorázovým heslem nebo ji zařadit pod její firmu, přidejte ji na webu.
- Úroveň Vytvořit subdodavatelský deník v tomto průvodci deník nezaloží. Subdodavatelský deník v mobilu založíte z nabídky Vytvořit deník → Subdodavatelský deník.