Доступи та спільне використання щоденника
Учасники будівельного щоденника: колеги з посадою на будівництві, інвестор, технічний нагляд інвестора, авторський нагляд, координатор безпеки та субпідрядники з власним щоденником.
У меню Доступи (сторінка Учасники) ви визначаєте, хто є учасником щоденника на будівництві. Це можуть бути колеги з вашої компанії, а також люди ззовні. Зовнішня особа отримує в застосунку власний обліковий запис і бачить щоденник після входу у веб-версії або в мобільному застосунку.
Доступи входять до тарифів Щоденник+, Компанія та Все для компанії. На тарифі Щоденник без Щоденника+ цього розділу немає.
Хто керує Доступами
- На тарифі Щоденник+ лише адміністратор.
- На тарифах Компанія та Все для компанії потрібен рівень редагування (або редагування власних) на модулі Доступи, керівнику будівництва він не обов'язковий.
- Крім адміністратора, учасниками будівництва керує лише той, хто створив його щоденник (зазвичай той, хто створив будівництво). Це стосується й керівника будівництва.
- Зовнішні учасники Доступами не керують.
Огляд учасників
Особи поділено на Працівники компанії та Зовнішні учасники. Перемикачем Картки / Таблиця ви змінюєте вигляд, фільтрувати можна за фільтрами Будівництва, Особа і Тип. На картці особи є значки Редагувати та Видалити, у зовнішньої особи додатково перемикач Показати календар.
Додавання колеги з компанії
- Натисніть Додати учасника та виберіть Працівник компанії. Кнопку має адміністратор, той, хто має в Ролі на модулі Доступи рівень редагування (усі будівництва компанії), а з рівнем редагування власних керівник будівництва та той, хто створив щоденник.
- Виберіть Будівництво.
- У рядках виберіть Посаду та Особу. Кнопкою Додати особу додасте ще один рядок. Біля вибраної посади відобразиться її опис.
- Натисніть Зберегти. Колега отримає електронний лист і сповіщення в застосунку про те, що його додано до щоденника.
| Посада | Що означає |
|---|---|
| Керівник будівництва, Майстер будівництва, Підготувач, Проєктний менеджер | Колега бачить щоденник (включно з непідписаними записами) і може писати основний опис дня. Посада вказується біля його опису дня та в PDF серед сторін-учасників. Опис біля посади у формі каже те саме; записи підписує керівник будівництва, указаний у будівництві, а не посада Керівник будівництва. |
| Працівник | Нейтральна посада: колега бачить щоденник, можливість запису визначає його Роль. У PDF не вказується. |
Створення та редагування щоденних записів посада не визначає, їх визначає Роль користувача (на тарифі Щоденник+ пише кожен користувач компанії). Записи завжди підписує керівник будівництва, указаний у будівництві.
На тарифах Компанія та Все для компанії щоденник автоматично бачать лише адміністратор і керівник будівництва. Інші колеги побачать його в Записах щоденника лише тоді, коли ви додасте їх як учасників. Колега, який не є учасником, не запише нічого до щоденника, навіть коли йому це дозволяє Роль, і застосунок відішле його до адміністратора.
На тарифі Щоденник+ щоденники компанії бачать і пишуть у них усі користувачі компанії навіть без додавання. Додаючи колегу з посадою, ви передусім визначаєте його роль на будівництві, яка вказується біля його опису дня та в PDF.
Додавання зовнішньої особи
- Натисніть Додати учасника, виберіть Зовнішній працівник і спосіб Ручне введення.
- На кроці Призначення виберіть Будівництво, Роль особи та введіть Електронну пошту. Біля вибраної ролі відобразиться опис дозволів.
- Якщо особа вже має обліковий запис в eProtokol, достатньо підтвердити додавання кнопкою Підтвердити і додати.
- Для нової особи ви можете на кроці Профіль заздалегідь заповнити дані, які їй потім не доведеться вводити самостійно: науковий ступінь, ім'я та прізвище, компанію та IČ (ідентифікаційний номер компанії, з пошуком в ARES), телефон, а також номер і галузь атестації ČKAIT / ČKA. Крок можна пропустити кнопкою Пропустити.
- Натисніть Зберегти з профілем (або Пропустити). Особа отримає електронний лист із доступом.
Для нової особи обліковий запис створюється автоматично. Лист містить посилання для входу, адресу електронної пошти, одноразовий пароль і QR-код для входу в мобільному застосунку. Після першого входу особа змінить пароль. Особа, яка вже має обліковий запис, отримає лише повідомлення, що їй надано доступ до щоденника.
Якщо ви вкажете IČ компанії зовнішньої особи, обліковий запис буде віднесено до цієї компанії. Якщо компанія з цим IČ в eProtokol уже є і це не ваша компанія, її адміністратори отримають e-mail про те, хто кого запросив і на яке будівництво. Якщо вони цю особу не знають, можуть деактивувати обліковий запис у модулі Користувачі. Якщо компанії в eProtokol ще немає, для неї буде створено обліковий запис на тарифі Щоденник. Без указаного IČ обліковий запис буде створено у вашій компанії.
Кожна особа може мати на одному будівництві лише один доступ. Щоб змінити роль, спочатку видаліть наявне призначення.
Ролі зовнішніх осіб
На вибір є ролі ТНІ – технічний нагляд інвестора, Інвестор, Авторський нагляд, Координатор безпеки (BOZP) і Субпідрядник. Перші чотири мають у щоденнику однакові можливості (див. нижче), роль вказується біля їхніх інших записів, а їхні дані друкуються на сторінці сторін-учасників в експорті в PDF. Субпідрядник доступу до основного щоденника не має, він отримує власний щоденник субпідрядника.
Що зовнішній учасник бачить і робить
- У меню він має Дошка оголошень, Записи щоденника, Щоденні записи та Náhled deníku (Перегляд щоденника), а в розділі Списки також Будівництва та Управління щоденниками. Завжди лише з будівництвами та щоденниками, до яких його додано.
- У Записах щоденника та в Щоденних записах він бачить лише закриті (підписані) щоденні записи. З фотографій вашої компанії бачить лише ті, що позначені V ostré verzi deníku (В остаточній версії щоденника).
- Щоденні записи не створює, не редагує і не видаляє та основний опис дня не пише. Фотографії до щоденника не завантажує, додає їх до іншого запису.
- Додає інші записи (виклики, зауваження щодо дефектів, перевірки…) і підписує ті, де він є серед підписантів.
- Може переглянути щоденник у режимі перегляду та експортувати його в PDF, і там лише із закритими щоденними записами.
- З увімкненим Показати календар бачить на дошці оголошень календар планування будівництва (події цього та наступного тижня), якщо компанія використовує План. Він лише переглядає календар, нічого не редагує.
Субпідрядник із власним щоденником
Коли ви додаєте зовнішню особу з роллю Субпідрядник, для неї створюється щоденник субпідрядника будівництва. На кроці Призначення ви вибираєте Підписання записів:
- Тільки субпідрядник - записи підписує лише субпідрядник,
- Тільки генпідрядник - записи підписує ваш працівник (керівник будівництва),
- Обидва (2-фазовий підпис) - субпідрядник підписує, генпідрядник підтверджує.
Субпідрядник у своєму щоденнику створює та редагує щоденні записи. Основного щоденника він не бачить. Для однієї компанії (за IČ) будівництво може мати лише один щоденник субпідрядника. Щоденник субпідрядника враховується в ліміт щоденників тарифу Щоденник. Налаштування підписування ви зміните пізніше в Управлінні щоденниками.
Під час видалення субпідрядника застосунок запитає, чи видалити і його щоденник: Ne, smazat jen účastníka (Ні, видалити лише учасника) або Ano, smazat i deník (Так, видалити і щоденник). Якщо щоденник залишите, субпідрядник перестане його підписувати, і записи підписуватиме генпідрядник.
Редагування та видалення
- Значком Редагувати ви змінюєте в доступі будівництво, тип і осіб. Кнопкою Přidat nové přístupy pro typ … (Додати нові доступи для типу …) можна надіслати той самий доступ електронною поштою іншим людям. Вони отримають запрошення з посиланням, через яке увійдуть або зареєструються. Якщо доступ уже створено або посилання недійсне, сторінка повідомить «Přístup byl již vytvořen nebo odkaz není platný» (Доступ уже створено або посилання недійсне).
- Значком Видалити ви скасовуєте доступ, і особа перестає бачити щоденник.
Учасники за замовчуванням
У Nastavení firmy → Deník a stavby → Výchozí zúčastněné osoby deníku (Налаштування компанії → Щоденник і будівництва → Учасники щоденника за замовчуванням) ви вибираєте колег, які автоматично додаються як учасники до кожного нового будівництва (посада Працівник, повний доступ). На наявні будівництва цей вибір не впливає.
Мобільний застосунок
Учасниками можна керувати й у мобільному застосунку в меню Більше → Доступ до щоденника. Майстер там, однак, відрізняється від веб-версії:
- Рівень доступу вибираєте вручну. З рівнем Nezřizovat přístup (Не надавати доступ) особа є лише серед учасників і щоденник не бачить.
- Колега, доданий з мобільного застосунку, не отримає ні e-mail, ні сповіщення в застосунку.
- Зовнішній особі мобільний застосунок обліковий запис не створює. Їй надійде лише e-mail із посиланням, через яке вона увійде або зареєструється. Дані, заповнені в майстрі (ім'я, компанія, IČ, атестація), не збережуться, і обліковий запис не буде віднесено за IČ до її компанії. Якщо хочете зовнішній особі одразу створити обліковий запис з одноразовим паролем або віднести її до її компанії, додайте її у веб-версії.
- Рівень Vytvořit subdodavatelský deník (Створити щоденник субпідрядника) у цьому майстрі щоденник не створить. Щоденник субпідрядника в мобільному застосунку створите через пункт Створити щоденник → Щоденник субпідрядника.