Uživatelé
Správa účtů zaměstnanců firmy - založení, práva a role, hesla, deaktivace.
V modulu Uživatelé administrátor zakládá a spravuje účty kolegů. Najdete ho v menu Seznamy → Uživatelé, v mobilní aplikaci v Více → Správa → Uživatelé. Modul vidí jen administrátor firmy.
Počet uživatelů podle tarifu
| Tarif | Max. aktivních uživatelů |
|---|---|
| Deník | 3 |
| Deník+ | bez omezení |
| Firma | 10 |
| Vše pro firmu | 20 |
Počítají se jen aktivní uživatelé. Když na tarifu Deník limit dosáhnete, aplikace vám rovnou nabídne Deník+. Na ostatních tarifech uvidíte hlášku Dosažen limit uživatelů - deaktivujte někoho, kdo už ve firmě nepracuje, nebo nás kontaktujte.
Seznam uživatelů
Seznam ukazuje mimo jiné login a e-mail, Práva, Role (jen v tarifech Firma a Vše pro firmu), smlouvu a typ poměru, hodinovou mzdu (v tarifech s modulem Mzdy), zda je účet aktivní, Stav a způsob schvalování výkazů. Přepínač Aktivní skryje deaktivované účty, vedle je vyhledávání.
Stav ukazuje, zda zaměstnanec dokončil vyplnění osobních údajů: nový účet je Založen, po vyplnění údajů přes osobní odkaz je Kompletní (viz Personalistika). Stav lze změnit i ručně v kartě uživatele.
U jména se může objevit štítek, který upozorní na chybějící nastavení. Kliknutím na něj se otevře karta uživatele se zvýrazněným polem:
- Nemůže vykazovat - chybí typ poměru, nebo firma kontroluje smlouvy a zaměstnanec nedokončil vyplnění údajů. Viz Výkazy práce.
- Nemůže do deníku - Role uživatele nedovoluje zakládat denní záznamy.
- Chybí typ smlouvy - vykazovat může. Dokud typ smlouvy nedoplníte, počítá s ním aplikace jako s hlavním pracovním poměrem (HPP): nárok na dovolenou, příplatky i fond pracovní doby.
Nový uživatel
- V seznamu klikněte na Nový uživatel.
- Vyplňte Jméno a příjmení, Login (malými písmeny bez mezer, např. j.novak) a Email. Login i e-mail musí být v aplikaci jedinečné.
- V poli Práva zvolte Admin, nebo Uživatel. V tarifech Firma a Vše pro firmu vyberte u Uživatele také Role - aplikace předvyplní roli Uživatel (viz Role a oprávnění).
- Zkontrolujte Typ poměru (výchozí je Zaměstnanec, druhou možností je Subdodavatel). Bez typu poměru se člověk nenabízí mezi pracovníky ve stavebním deníku.
- V tarifech Firma a Vše pro firmu zadejte hodinovou čistou a hrubou mzdu.
- Rozhodněte o hesle: se zapnutým Nastavit výchozí heslo? heslo zadáte sami a předáte ho kolegovi. Bez něj aplikace heslo vygeneruje a pošle ho kolegovi e-mailem spolu s loginem.
- V tarifech Firma a Vše pro firmu můžete zapnout Žádat o data k personalistice? - zaměstnanec pak místo hesla dostane e-mail s odkazem, přes který si sám vyplní osobní údaje a nastaví heslo.
- Klikněte na Založit.
Novému kolegovi můžete rovnou dát přihlášení do mobilní aplikace: v jeho kartě na záložce Zabezpečení vygenerujte QR kód a nechte ho naskenovat v mobilní aplikaci. V mobilní aplikaci (od verze 1.0.66) ukážete QR kód kolegovi ve Více → Správa → Uživatelé tlačítkem QR přihlášení. Viz Mobilní aplikace.
Karta uživatele
Kliknutím na uživatele otevřete jeho kartu. Uložená karta se otevírá zamčená, úpravy povolíte ikonou zámku a uložíte tlačítkem Upravit uživatele. Karta má záložky:
- Obecné - e-mail, login, jméno, Práva, Role, Jazyk, přepínače Aktivní a Externí, ID uživatele, Stav a přílohy (sken smlouvy, občanského průkazu apod.). V části Odkazy vytvoříte osobní odkaz pro dokončení registrace a první přihlášení (Vytvořit odkaz, Kopírovat odkaz). Odkaz platí 14 dní a vytvořením nového přestane platit předchozí.
- Personalistika - pracovní a osobní údaje zaměstnance a hodinové mzdy (tarify Firma a Vše pro firmu), viz Personalistika.
- Heslo - nastavení nového hesla uživateli.
- Zabezpečení - reset dvoufaktorového ověření, když uživatel ztratí telefon, a QR kód pro přihlášení uživatele do mobilní aplikace. Kód přihlásí jeho účet, ne váš. Jinému administrátorovi QR kód vygenerovat nejde, protože by obešel jeho dvoufaktorové ověření; každý administrátor si ho vydá sám ve svém profilu.
- Notifikace - které notifikace uživatel dostává e-mailem a v mobilní aplikaci. Je tu i volba Proces schvalování výkazů (běžný schvalovací proces, bez potřeby schvalování, nebo vybraná osoba), viz Výkazy práce, a u běžného uživatele přepínač Zobrazit report výkazů práce (uvidí report svých odpracovaných hodin a výplatní pásky).
- Periodické srážky/bonusy - pravidelné srážky a bonusy do mzdy, viz Mzdy.
Rozeslání nových hesel
- V seznamu zaškrtněte uživatele.
- V liště dole klikněte na Poslat nové heslo a potvrďte Odeslat.
Každý vybraný uživatel dostane e-mailem vygenerované heslo, dosavadní heslo přestane platit a po přihlášení si nastaví vlastní. Heslo nikde v aplikaci neuvidíte. Uživatele bez e-mailu a sami sebe takto vybrat nemůžete.
Deaktivace a smazání
- Deaktivace - v kartě uživatele vypněte Aktivní. Uživatel se už nepřihlásí, jeho výkazy, záznamy v deníku a další data zůstanou zachované a nezapočítává se do limitu uživatelů.
- Smazání - ikonou koše v seznamu lze smazat jen uživatele ve stavu Založen (a nikdy sebe). U ostatních použijte deaktivaci.
Externí uživatelé
Přepínač Externí označuje účty mimo firmu, například TDI, investora nebo autorský dozor. Externí uživatel má přístup jen ke stavebnímu deníku a nenabízí se ve výkazech, plánu ani v dalších interních agendách. Externisty obvykle nezakládáte ručně - pozvete je přímo do deníku, viz Sdílení deníku.
Když jiná firma pozve do svého deníku novou osobu a u pozvánky vyplní IČO vaší firmy, založí se této osobě externí účet ve vaší firmě. Všichni aktivní administrátoři pak dostanou e-mail, kdo koho a na jakou stavbu pozval. Takový účet se počítá do limitu aktivních uživatelů. Pokud o něj nestojíte, vypněte mu v kartě Aktivní.
Přehled zaměstnance
Po zapnutí v Nastavení firmy → Výkazy a docházka (přepínač Přehled zaměstnance v seznamu uživatelů) přibude u každého člověka v seznamu akce Přehled zaměstnance. Okno ukáže za zvolený rok zůstatek dovolené a sick days, žádosti o dovolenou a nemoc, schválené hodiny po měsících a vygenerované mzdy s odkazem na výplatnici. Vidí ho administrátor firmy, částky mezd jen ten, kdo má přístup ke mzdám.