Úkoly
Úkoly s termíny, připomínkami, podúkoly, komentáři a Kanbanem, propojené s plánem, stavbami a doklady.
Úkoly najdete v menu Plánování → Úkoly a v mobilní aplikaci v Více → Stavby a plánování → Úkoly. Slouží k zadávání a hlídání konkrétní práce: kdo co má udělat, do kdy a v jakém je to stavu. Úkol může být samostatný, patřit ke stavbě, nebo viset na události v Kalendáři.
Kdo úkoly vidí a upravuje
Přístup do modulu řídí Role (modul Úkoly): se čtením úkoly jen prohlížíte, s editací vlastních nebo editací je zakládáte a upravujete. Externí účastníci deníku (investor, TDI) k úkolům přístup nemají.
Uvnitř modulu pak platí:
- Každý vidí úkoly, které založil, úkoly, na které je přiřazený, a úkoly událostí plánu, na kterých je přiřazený.
- Administrátor navíc vidí úkoly ostatních, ale jen ty, které nejsou privátní.
- Upravit úkol smí jeho autor a přiřazené osoby, u neprivátního úkolu i administrátor. Kdo smí upravit úkol, smí odškrtnout i jeho podúkoly.
- Smazat úkol smí jen autor, u neprivátního úkolu i administrátor. Přiřazený úkol dokončí, ale nesmaže.
- Tlačítka Nový úkol, Upravit úkol a Duplikovat úkol vidí jen ten, komu Role na Úkolech povoluje úpravy; Smazat úkol jen autor a administrátor. S úrovní čtení úkoly jen prohlížíte.
Nový úkol je ve výchozím stavu Privátní úkol - vidí ho jen autor a přiřazené osoby, ani administrátor. Pokud má úkol vidět i vedení firmy, přepínač při zakládání vypněte. Úkoly založené na události plánu jsou vždy neprivátní. Když k události připojíte existující privátní úkol, přestane být privátní (uvidí ho administrátor a všichni přiřazení k události) a neprivátní zůstane i po odpojení od události.
Seznam a Kanban
Vpravo nahoře přepínáte mezi seznamem a Kanbanem.
Seznam ukazuje u každého úkolu stav, název, stavbu, počet hotových podúkolů, počet komentářů, prioritu, termín a přiřazené osoby. Úkol po termínu má červené pozadí. Kliknutím na ikonu stavu vlevo úkol jedním klikem dokončíte (nebo znovu otevřete), klik na řádek otevře detail.
Kanban má sloupce K řešení, Rozpracováno, Ke kontrole a Hotovo. Kartu přetáhnete do jiného sloupce nebo na jiné místo ve sloupci, případně ji posunete šipkami Přesunout do. Zrušené úkoly v Kanbanu nejsou.
Filtry a export
Nad seznamem jsou filtry Hledat úkoly, Stav, Priorita, Projekt, Osoba a termín Od / Do. Hotové a zrušené úkoly jsou skryté - zobrazíte je přepínači Zobrazit dokončené a Zobrazit zrušené (pokud v poli Stav vyberete stavy ručně, mají přednost).
Tlačítky CSV a XLSX stáhnete úkoly podle aktuálních filtrů.
Nový úkol
- Klikněte na Nový úkol.
- Vyplňte Název a případně Popis.
- Nastavte Stav a Prioritu (Nízká, Střední, Vysoká, Urgentní).
- V poli Trvání zadejte termín - jeden den, rozsah od-do, případně s časem (přepínač Celý den). Úkol může být i Bez termínu.
- Volitelně nastavte Připomenutí (datum a čas), Opakování a Projekt (stavbu).
- V Přiřazené osoby vyberte aspoň jednu osobu a u každé její roli. Zakladatel je předvyplněný jako zodpovědná osoba.
- Zkontrolujte přepínač Privátní úkol a klikněte na Vytvořit.
Přiřazené osoby dostanou upozornění.
Role osob v úkolu
- Zodpovědná osoba - řeší úkol,
- Kontrolor - ověřuje dokončení,
- Pozorovatel - úkol sleduje, ale neřeší ho.
Role slouží k rozlišení, kdo co v úkolu dělá. Vidět a upravovat ho mohou všechny přiřazené osoby bez ohledu na roli (upravovat jen s právem na úpravu úkolů).
Stavy úkolu
| Stav | Význam |
|---|---|
| K řešení | Nový úkol, na kterém se ještě nezačalo |
| Rozpracováno | Úkol se řeší |
| Ke kontrole | Hotovo, čeká na kontrolu |
| Hotovo | Dokončeno |
| Zrušeno | Úkol se dělat nebude |
Opakování
U úkolu s termínem lze nastavit Opakování (Denně, Týdně, Měsíčně, Ročně) a Opakovat do. Po dokončení úkolu nebo po uplynutí termínu se automaticky založí další výskyt.
Připomínky
Přiřazeným osobám chodí připomínky: v čase nastaveném v Připomenutí, v den termínu a po termínu. Přepínač Utišit připomínky (ve formuláři nebo ikonou zvonku v detailu) tyto připomínky vypne. Upozornění na komentáře a změny stavu chodí dál.
Detail úkolu
Klik na úkol otevře detail se stavem, prioritou, popisem, termínem, stavbou, autorem a přiřazenými osobami. Pokud úkol patří k události plánu, je tu odkaz Událost do Kalendáře. Ikonami nahoře úkol utišíte, duplikujete, upravíte nebo smažete.
Detail má čtyři záložky:
- Komentáře - diskuze k úkolu. Komentář smí smazat jeho autor nebo administrátor.
- Podúkoly - rychlé přidání podúkolu napsáním názvu a Enterem, odškrtnutí a smazání. Podúkoly přebírají stavbu a soukromí nadřazeného úkolu.
- Doklady - navázání souvisejícího záznamu: vyberete Typ dokladu (Výkaz práce, Jízda, Přijatá faktura, Objednávka, Stavební deník, Dodací list, Poptávka) a konkrétní Doklad.
- Historie - automatický záznam změn (vytvoření, úpravy, přiřazení, komentáře, dokončení, navázané doklady, opakování, utišení).
Úkoly v dalších částech aplikace
- Kalendář - úkoly s termínem se zobrazují v Kalendáři se značkou ☑. Na události plánu lze úkoly zakládat nebo připojit existující, viz Úkoly na události.
- Plánovací okno - na kartě stavby jde úkol přidat jedním řádkem, převezme lidi z karty. Viz Plánovací okno.
- Nástěnka - v sekci Ke schválení je záložka Úkoly s počtem vašich otevřených a zpožděných úkolů. Ukazuje Moje úkoly a Po termínu, úkol jde odškrtnout přímo odtud a šipkou přejdete do agendy Úkoly.
- Poptávky - úkol lze založit i z detailu poptávky.
Upozornění
Upozornění na úkoly si každý nastavuje v Můj profil → Notifikace, řádek Úkoly. Chodí při přiřazení úkolu, novém komentáři, změně stavu a u termínů, e-mailem i do mobilní aplikace. Upozornění do mobilní aplikace jsou zapnutá automaticky, e-mailová si musí každý zapnout sám. V mobilní aplikaci si v nastavení upozornění vypnete jednotlivé druhy zvlášť (přiřazení, komentář, změna stavu, termín), včetně e-mailových přepínačů pro komentář a změnu stavu. Tlačítko v e-mailu otevře rovnou detail úkolu (u souhrnného e-mailu o úkolech přidaných k události seznam úkolů té události). Klik na úkol na Nástěnce otevře jeho detail.
Úkoly v mobilní aplikaci
V mobilu najdete seznam úkolů s filtry, detail s komentáři a podúkoly, zakládání a úpravy úkolů i odškrtávání. Navázané doklady se v mobilu jen zobrazují, navazovat je jde na webu. Kanban je jen na webu.
Kanban je vhodný na krátkou poradu: na první pohled je vidět, co je rozpracované, co čeká na kontrolu a co je hotové. Úkoly se přesouvají přetažením.