Faktúry prijaté

Firma+

Evidencia prijatých faktúr a ďalších nákladových dokladov, ich zaradenie na stavby a kategórie, schválenie, platba a export do účtovníctva.

Dostupné pre:AdministrátorPoužívateľ

Modul Faktúry prijaté (stránka sa volá Náklady) slúži na evidenciu všetkých nákladových dokladov firmy: faktúr od dodávateľov, platieb firemnou kartou, pokladničných dokladov aj zálohových faktúr. Každý doklad zaradíte do nákladovej kategórie, prípadne na stavbu alebo stroj, necháte ho schváliť, zaplatíte ho a exportujete do účtovníctva.

Nájdete ho v menu Financie → Faktúry prijaté. Modul je súčasťou taríf Firma a Všetko pre firmu.

Kto náklady vidí

• Administrátor vidí a upravuje všetky náklady firmy.
• Ostatní používatelia potrebujú v Role na module Faktúry prijaté úroveň editace (editácia; vidia a upravujú náklady celej firmy) alebo editace vlastních (editácia vlastných; vidia len doklady, ktoré sami založili). Typicky je to účtovník. S úrovňou čtení (čítanie) vidia na webe aj v mobilnej aplikácii náklady celej firmy len na prezeranie: bez tlačidla Nový náklad, detail dokladu sa otvorí zamknutý a uložiť nejde.
• Kto k modulu prístup nemá, nevidí žiadne náklady, ani tie, ktoré sám založil (napríklad účtenku platenú firemnou kartou alebo z pokladne cez Evidenciu dokladu). Výnimkou sú len doklady, ktoré má schváliť (pozri nižšie). Zakladať doklady týmto spôsobom však môže ďalej.
• Schvaľovatelia (vedúci stavby, schvaľovateľ kategórie, osoby z krokov schvaľovacích pravidiel) nepotrebujú prístup do celej agendy. Doklady, ktoré čakajú na nich, majú na Nástenke v prehľade Na schválenie → Náklady.

Druhy dokladov

Druh nákladu	Na čo slúži
Faktura přijatá (Faktúra prijatá)	Bežná faktúra od dodávateľa. Prechádza schválením a čaká na zaplatenie.
Ostatní závazek (Ostatný záväzok)	Doklad zaplatený kartou. Je uhradený už založením, schválením neprechádza. Odfotená účtenka z Evidencie dokladu ide najprv na kontrolu a schválením sa rovno uzavrie ako Proplaceno (Preplatené). Prepínačom Přijat fyzický doklad (Prijatý fyzický doklad) si označíte, že máte papierový originál.
Pokladna (Pokladňa)	Doklad zaplatený v hotovosti. Je uhradený už založením, schválením neprechádza. Odfotený pokladničný doklad ide najprv na kontrolu a schválením sa rovno uzavrie ako Proplaceno.
Zálohová faktura (Zálohová faktúra)	Zálohová faktúra dodávateľa viazaná na stavbu. Zaplatenú zálohu neskôr odpočítate vo vyúčtovacej faktúre.

Každý druh má vlastný číselný rad, pozri Číselné rady a vzhľad dokladov.

Zoznam nákladov

Zoznam ukazuje číslo nákladu, dodávateľa, kategóriu, stavbu, dátumy, sumu bez DPH a s DPH, stav (pri dokladoch čakajúcich na schválenie aj meno schvaľovateľa) a či bol doklad exportovaný. Ďalšie stĺpce (variabilný symbol, bankový účet, dátum vyplatenia, komentár a ďalšie) si zapnete v nastavení tabuľky. Pod tabuľkou je súčet súm zobrazených dokladov.

Filtre:

• Dodavatel (Dodávateľ), Kategorie (Kategória), Status, Stavby, Typ (druh nákladu) a fulltextové vyhľadávanie,
• prepínače Neproplacené (Neuhradené), Nezařazené (Nezaradené), Vyfakturováno (Vyfakturované), Na schválenie mnou a Koš (Kôš),
• obdobie podľa dátumu zdaniteľného plnenia,
• Částka (Suma) a Splatnost (Splatnosť).

Filtre, prepínače aj stĺpce Kontakt, Status a Export má každý, komu Rola stránku otvorí. Prepínač Koš a hromadné akcie má len administrátor.

Prepínač Neproplacené (Neuhradené) ukáže všetky doklady, ktoré ešte nie sú v stave Proplaceno (Uhradené), bez ohľadu na dátum. Dá sa kombinovať s ostatnými filtrami, napríklad so Statusom alebo Dodávateľom. Keď administrátor v Nastavenie firmy → Doklady a číselné řady zapne Faktury přijaté otevírat jen s neproplacenými (Prijaté faktúry otvárať len s neuhradenými), zoznam sa otvára rovno takto. Prepínač nad tabuľkou sa dá kedykoľvek vypnúť. Doklad otvorený z odkazu (napríklad z e-mailu) sa nájde aj vtedy, keď je už uhradený.

Pridanie nákladu

1. V Financie → Faktúry prijaté kliknite na Nový náklad.
2. Do poľa Nahrát soubory (Nahrať súbory) presuňte doklad (PDF, obrázok alebo súbor ISDOC). Súbor ISDOC sa načíta automaticky, PDF a obrázky môže prečítať AI, pozri Príjem a vyťaženie dokladov. Prílohu si môžete otvoriť v náhľade vedľa formulára.
3. Zvoľte Druh nákladu a Dodavatel. Dodávateľa môžete vyhľadať aj v registri ARES a rovno založiť ako nový kontakt. Z kontaktu sa doplní bankový účet a typ dane.
4. Číslo nákladu sa doplní z číselného radu podľa druhu dokladu. Vyplňte Variabilní symbol (Variabilný symbol), Datum vystavení (Dátum vystavenia), DUZP, Datum splatnosti (Dátum splatnosti) a Datum vyplacení (Dátum vyplatenia - plánovaný deň platby, podľa neho sa náklad premieta do Cashflow), prípadne KS a SS.
5. Zvoľte Předkontace (Predkontácia), Typ daně (Typ dane) a Měna (Mena). Typ dane je Klasická (bežná DPH), Přenesená (Prenesená; prenesená daňová povinnosť, napríklad subdodávka stavebných prác od platcu), Neplátce (Neplatca; dodávateľ nie je platca DPH) alebo Osvobozeno (Oslobodené). Pri dodávateľovi neplatcovi sa ponúka len Neplatca, pri platcovi Klasická, Prenesená a Oslobodené. Podľa typu dane sa pri exporte do POHODY určí členenie DPH, pozri Finančné číselníky.
6. Zaraďte doklad: Nákladová kategorie (Nákladová kategória) a Nákladová podkategorie (Nákladová podkategória). Pri kategórii typu Stavba vyberte aj Stavba a Stavební kategorie (Stavebná kategória). Voliteľne doplňte Stroj, ak ide o náklad konkrétneho stroja.
7. Doplňte položky tlačidlom Přidat položku (Pridať položku): názov, množstvo, jednotka, suma, zľava v percentách a sadzba dane.
8. Skontrolujte Celková částka dokladu (Celková suma dokladu) a Rekapitulace DPH (Rekapitulácia DPH) a kliknite na Založiť.

Pri uložení vás aplikácia upozorní na duplicitný variabilný symbol, duplicitné číslo dokladu alebo na chýbajúcu prílohu pri faktúre. Doklad potom môžete uložiť aj tak.

Nemáte všetky údaje?

Zapnite prepínač Zařadit později (Zaradiť neskôr). Doklad sa uloží bez kategórie v stave Čeká na zařazení (Čaká na zaradenie) a nájdete ho prepínačom Nezařazené. Zaradíte ho, až budete mať podklady: vypnite prepínač Zařadit později a vyberte nákladovú kategóriu. Kým je prepínač zapnutý, kategória je sivá a nedá sa vybrať. Zámok v hlavičke okna má len zamknutý doklad (schválený, preplatený alebo odoslaný do účtovníctva), pri ňom najprv kliknite na zámok.

Zaradenie nákladu

• Nákladová kategorie určuje, ako sa náklad počíta a kto ho schvaľuje. Pri kategórii typu Provozní náklady do více dní (Prevádzkové náklady na viac dní) zadáte obdobie Náklad od a Náklad do. Pri kategórii typu Stavba sa náklad pripíše na vybranú stavbu. Keď má kategória nastavenú predvolenú podkategóriu, predvyplní sa sama. Kategórie spravuje administrátor, pozri Finančné číselníky.
• Vo výbere Stavba sa štandardne ponúkajú len rozpracované stavby. Zaškrtnutím + archiv (+ archív) pridáte aj dokončené a archivované, napríklad keď faktúra príde až po odovzdaní diela.
• Pri kategórii typu Stavba môžu jednotlivé položky mať iné zaradenie ako hlavička (prepínač Jiné zařaz. (Iné zaradenie) pri položke), takže jednu faktúru rozdelíte medzi viac stavieb alebo podkategórií.
• Pri podkategórii označenej ako Půjčovna (Požičovňa) vyberáte v položke Půjčený stroj (Požičaný stroj) (alebo založíte nový) a jednotka sa predvyplní na deň. Pozri Požičané stroje.
• Firma, ktorá stavebné kategórie nepoužíva, si môže výber skryť: Nastavení firmy → Doklady a číselné řady → Skrýt stavební kategorii v nákladu (Nastavenia firmy → Doklady a číselné rady → Skryť stavebnú kategóriu v náklade). K nákladu sa potom uloží kategória Všeobecné vybranej stavby.

Sumy a DPH

Celková částka dokladu sa počíta zo súčtu položiek (po zľave na riadku a po Sleva na celý doklad (Zľava na celý doklad)). DPH sa v Rekapitulace DPH zaokrúhľuje po riadkoch na halier, rovnako ako to robia bežné účtovné programy.

Keď doklad dodávateľa vychádza o halier inak (typicky účtenka s cenami vrátane DPH), máte dve možnosti:

• kliknúť na ikonu zámku pri celkovej sume a zadať základ a DPH ručne - suma sa potom z položiek neprepočítava,
• vyplniť Haléřové vyrovnání (Halierové vyrovnanie), ktoré sa pripočíta k sume K úhradě (Na úhradu).

Zálohy a predpokladané náklady

• Ak má dodávateľ zálohové faktúry, zobrazí sa vo formulári tabuľka Zálohové faktury (Zálohové faktúry). Tlačidlom Načítať zálohu do faktúry zálohu odpočítate, tabuľka ukazuje, koľko zo zálohy zostáva dočerpať.
• Ak sú pri dodávateľovi v Cashflow predbežné náklady, zobrazí sa tabuľka Předpokládané náklady (Predpokladané náklady) a náklad k nim môžete priradiť.

Prepojenie s objednávkou (Všetko pre firmu)

Na tarife Všetko pre firmu je vo formulári tlačidlo Propojit obj. (Prepojiť obj.). Vyberiete vydanú objednávku a môžete z nej načítať položky. Ak faktúru uložíte bez prepojenia, AI skúsi medzi nespárovanými objednávkami dodávateľa nájsť zhodu a prepojenie vám ponúkne. Prepojením objednávky sa z Cashflow odstráni jej predbežný náklad, pretože ho nahradí skutočná faktúra. Stane sa to, hneď ako sa prepojenie uloží, aj v mobilnej aplikácii a bez ohľadu na to, aký prístup do Cashflow máte. Pozri Objednávky.

Stavy nákladu

Stav	Čo znamená
Čeká na zařazení (Čaká na zaradenie)	Doklad uložený cez Zaradiť neskôr, čaká na doplnenie.
Ke kontrole (Na kontrolu)	Doklad z e-mailového príjmu alebo z evidencie dokladu na Nástenke, čaká na kontrolu vyťažených údajov. Účtenka z karty alebo z pokladne prejde schválením rovno na Proplaceno.
Čeká na schválení (Čaká na schválenie)	Čaká na schvaľovateľa, jeho meno je v stĺpci Status.
Čeká na schválení adminem (Čaká na schválenie adminom)	Náklad nad 50 000 Kč bez DPH pri zapnutej kontrole administrátorom.
Vráceno k opravě (Vrátené na opravu)	Schvaľovateľ doklad zamietol, v detaile je dôvod.
Čeká na zadání platby (Čaká na zadanie platby)	Doklad je schválený a čaká na zaplatenie.
Čeká na proplacení (Čaká na preplatenie)	Platba je odoslaná (export ABO), čaká sa na jej spárovanie.
Proplaceno (Preplatené)	Doklad je zaplatený - spárovala sa platba, alebo bol uložený ako uhradený.

Zmazané doklady sa presúvajú do Koša. Administrátor ich tam nájde prepínačom Koš a vráti späť hromadnou akciou Obnovit výběr (Obnoviť výber).

Schválenie

Kto náklad schvaľuje, určuje nákladová kategória (schvaľovateľ kategórie, pri stavbách vedúci stavby) alebo schvaľovacie pravidlá firmy. Schvaľovateľ klikne v detaile nákladu alebo na Nástenke na Schváliť. Pri viackrokovom schvaľovaní podľa pravidiel možno náklad aj zamietnuť s uvedením dôvodu.

Doklady typu Ostatný záväzok a Pokladňa, doklady s nulovou sumou a doklady uložené ako Uhrazeno (Uhradené) sa neschvaľujú.

→ Podrobný návod: Schvaľovanie prijatých faktúr

Zamknutie dokladu

Hneď ako doklad čaká na schválenie, je schválený alebo exportovaný, jeho polia sa zamknú. Administrátor a používateľ s úrovňou editace v Role pri module Faktúry prijaté ich odomkne ikonou zámku (Odemknout pole, Odomknúť polia) v hlavičke formulára.

Platba a export do účtovníctva

Administrátor označí doklady v zozname a použije hromadnú akciu:

• Schválit výběr (Schváliť výber) - schváli doklady, ktoré čakajú na neho,
• Export ABO - vytvorí súbor platobného príkazu pre internetové bankovníctvo z dokladov v stave Čaká na zadanie platby (alebo Čaká na preplatenie). Doklady prejdú do stavu Čeká na proplacení. Každý doklad musí mať vyplnený bankový účet.
• Export do POHODA (Export do POHODY) - vytvorí XML pre účtovný program POHODA zo schválených dokladov (od stavu Čaká na zadanie platby ďalej). Exportovať ide vždy len jeden druh dokladu naraz a bez zálohových faktúr. Exportované doklady majú v stĺpci Export hodnotu Áno.
• Smazat výběr (Zmazať výber) a Obnovit výběr (z koša).

Predkontácia a typ dane sa do exportu POHODA prenášajú ako účtovná predkontácia a členenie DPH, pozri Finančné číselníky.

Návrh platby do banky

Ak má firma napojenú banku (Nastavení firmy → Bankovní integrace (Nastavenia firmy → Bankové integrácie), Raiffeisenbank alebo Česká spořitelna), zobrazí sa administrátorovi pri schválenom doklade (stav Čaká na zadanie platby) tlačidlo Navrhnout platbu (Navrhnúť platbu). Príkaz sa odošle do internetového bankovníctva, kde ho podpíšete. V Českej sporiteľni sa platba len založí a podpíšete ju tlačidlom Podepsat v České spořitelně (Podpísať v Českej sporiteľni), ktoré sa potom pri doklade zobrazí. Automatický návrh hneď po schválení si možno zapnúť v nastavení bankovej integrácie. Pozri Platby.

Párovanie s platbou

• Pri založení nákladu sa hľadá už načítaná platba s rovnakým variabilným symbolom a sumou. Keď sa nájde, doklad sa uloží rovno ako Proplaceno.
• Platby z banky sa na prijaté faktúry párujú automaticky podľa variabilného symbolu a sumy.
• Ručne: v Platbách kliknite pri nespárovanej platbe na Vyhľadať faktúru k platbe a v zozname nákladov zvoľte Spárovať s platbou. Zrušením väzby v Platbách sa doklad vráti do stavu Čeká na zadání platby.
• Účtenka z firemnej karty odfotená cez Evidenciu dokladu sa páruje sama s odchádzajúcou platbou kartou na rovnakú sumu (30 dní okolo dátumu účtenky). Keď sa platba nájde, účtenka je rovno Proplaceno; autor dostane výsledok do mobilnej aplikácie.

Prefakturácia nákladov

Stĺpec (zapnete ho v nastavení tabuľky) a prepínač Vyfakturováno ukazujú, či bol náklad stavby prefakturovaný zákazníkovi. Položky nákladov stavby sa prepájajú s podkladom v Podkladoch fakturácie (akcia Prepojiť náklady).

Mobilná aplikácia

V mobilnej aplikácii je agenda Prijaté faktúry:

• zoznam s vyhľadávaním, radením podľa splatnosti alebo sumy a filtrom podľa dodávateľa, stavu, dátumu plnenia, splatnosti a sumy,
• nový doklad tlačidlom plus, ktoré otvorí Evidenciu dokladu (fotka alebo obrázok z galérie, údaje prečíta AI na pozadí, pozri Príjem a vyťaženie dokladov). Ručne sa nový doklad v mobile nezadáva, sprievodca slúži na úpravu uloženého dokladu z detailu,
• detail s položkami, prílohami, platbami a históriou schvaľovania,
• schválenie a zamietnutie dokladu s uvedením dôvodu.

Autor dokladu dostane do mobilu upozornenie, keď mu schvaľovateľ doklad vráti na opravu (dá sa vypnúť v nastavení notifikácií v aplikácii).