Faktury otrzymane

Firma+

Ewidencja faktur otrzymanych i innych dokumentów kosztowych, ich przypisanie do budów i kategorii, zatwierdzanie, płatność i eksport do księgowości.

Dostępne dla:AdministratorUżytkownik

Moduł Faktury otrzymane (strona nazywa się Náklady, czyli Koszty) służy do ewidencji wszystkich dokumentów kosztowych firmy: faktur od dostawców, płatności kartą firmową, dokumentów kasowych i faktur zaliczkowych. Każdy dokument przypisujesz do kategorii kosztów, ewentualnie do budowy lub maszyny, przekazujesz do zatwierdzenia, opłacasz i eksportujesz do księgowości.

Znajdziesz go w menu Finanse → Faktury otrzymane. Moduł wchodzi w skład taryf Firma i Wszystko dla firmy.

Kto widzi koszty

• Administrator widzi i edytuje wszystkie koszty firmy.
• Pozostali użytkownicy potrzebują w Roli dla modułu Faktury otrzymane poziomu editace (edycja; widzą i edytują koszty całej firmy) lub editace vlastních (edycja własnych; widzą tylko dokumenty, które sami utworzyli). Zwykle jest to księgowa. Z poziomem čtení (odczyt) widzą w wersji webowej i w aplikacji mobilnej koszty całej firmy tylko do przeglądania: bez przycisku Nový náklad (Nowy koszt), szczegóły dokumentu otwierają się zablokowane i nie da się ich zapisać.
• Kto nie ma dostępu do modułu, nie widzi żadnych kosztów, nawet tych, które sam utworzył (na przykład paragonu opłaconego kartą firmową lub z kasy przez Ewidencję dokumentu). Wyjątkiem są tylko dokumenty, które ma zatwierdzić (patrz niżej). Zakładać dokumenty w ten sposób może jednak nadal.
• Zatwierdzający (kierownik budowy, zatwierdzający kategorii, osoby z kroków reguł zatwierdzania) nie potrzebują dostępu do całej sekcji. Dokumenty, które na nich czekają, mają na Tablicy w przeglądzie Do zatwierdzenia → Koszty.

Rodzaje dokumentów

Rodzaj kosztu	Do czego służy
Faktura přijatá (Faktura otrzymana)	Zwykła faktura od dostawcy. Przechodzi zatwierdzanie i czeka na zapłatę.
Ostatní závazek (Inne zobowiązanie)	Dokument zapłacony kartą. Jest opłacony już w chwili utworzenia i nie przechodzi zatwierdzania. Sfotografowany paragon z Ewidencji dokumentu trafia najpierw do sprawdzenia, a zatwierdzenie od razu zamyka go jako Proplaceno (Zapłacono). Przełącznikiem Přijat fyzický doklad (Otrzymano dokument papierowy) oznaczysz, że masz papierowy oryginał.
Pokladna (Kasa)	Dokument zapłacony gotówką. Jest opłacony już w chwili utworzenia i nie przechodzi zatwierdzania. Sfotografowany dokument kasowy trafia najpierw do sprawdzenia, a zatwierdzenie od razu zamyka go jako Proplaceno.
Zálohová faktura (Faktura zaliczkowa)	Faktura zaliczkowa dostawcy powiązana z budową. Zapłaconą zaliczkę później odliczysz w fakturze końcowej.

Każdy rodzaj ma własną serię numeracji, zobacz Serie numeracji i wygląd dokumentów.

Lista kosztów

Lista pokazuje numer kosztu, dostawcę, kategorię, budowę, daty, kwotę netto i brutto, status (przy dokumentach oczekujących na zatwierdzenie także nazwisko zatwierdzającego) oraz to, czy dokument został wyeksportowany. Kolejne kolumny (symbol zmienny, konto bankowe, data wypłaty, komentarz i inne) włączysz w ustawieniach tabeli. Pod tabelą jest suma kwot wyświetlonych dokumentów.

Filtry:

• Dodavatel (Dostawca), Kategorie (Kategoria), Status, Stavby (Budowy), Typ (rodzaj kosztu) i wyszukiwanie pełnotekstowe,
• przełączniki Neproplacené (Nieopłacone), Nezařazené (Nieprzypisane), Vyfakturováno (Zafakturowano), Do zatwierdzenia przeze mnie i Koš (Kosz),
• okres według daty dostawy (daty powstania obowiązku podatkowego),
• Částka (Kwota) i Splatnost (Termin płatności).

Filtry, przełączniki i kolumny Kontakt, Status i Eksport ma każdy, komu Rola otwiera stronę. Przełącznik Koš i akcje zbiorcze ma tylko administrator.

Przełącznik Neproplacené (Nieopłacone) pokazuje wszystkie dokumenty, które nie mają jeszcze statusu Proplaceno (Opłacono), niezależnie od daty. Można go łączyć z innymi filtrami, na przykład ze Statusem lub Dostawcą. Gdy administrator w Ustawienia firmy → Doklady a číselné řady włączy Faktury přijaté otevírat jen s neproplacenými (Otwieraj faktury otrzymane tylko z nieopłaconymi), lista otwiera się od razu w ten sposób. Przełącznik nad tabelą można w każdej chwili wyłączyć. Dokument otwarty z linku (na przykład z e-maila) znajdzie się, nawet jeśli jest już opłacony.

Dodawanie kosztu

1. W Finanse → Faktury otrzymane kliknij Nový náklad (Nowy koszt).
2. Do pola Nahrát soubory (Prześlij pliki) przeciągnij dokument (PDF, obraz lub plik ISDOC). Plik ISDOC (czeski standard faktur elektronicznych) jest odczytywany automatycznie, pliki PDF i obrazy może odczytać AI, zobacz Odbiór i odczyt dokumentów. Załącznik możesz otworzyć w podglądzie obok formularza.
3. Wybierz Druh nákladu (Rodzaj kosztu) i Dodavatel (Dostawca). Dostawcę możesz wyszukać także w rejestrze ARES (czeski rejestr firm) i od razu dodać jako nowy kontakt. Z kontaktu uzupełnia się konto bankowe i rodzaj podatku.
4. Číslo nákladu (Numer kosztu) uzupełnia się z serii numeracji według rodzaju dokumentu. Wypełnij Variabilní symbol (symbol zmienny, czyli numer referencyjny płatności stosowany w czeskich przelewach), Datum vystavení (Data wystawienia), DUZP (data dostawy, od której powstaje obowiązek podatkowy), Datum splatnosti (Termin płatności) i Datum vyplacení (Data wypłaty - planowany dzień płatności, według niego koszt pojawia się w Przepływach pieniężnych), ewentualnie KS (symbol stały) i SS (symbol specyficzny).
5. Wybierz Předkontace (schemat dekretacji), Typ daně (Rodzaj podatku) i Měna (Waluta). Rodzaj podatku to Klasická (Standardowy, zwykły VAT), Přenesená (Odwrotne obciążenie, na przykład podwykonawstwo robót budowlanych od płatnika VAT), Neplátce (Niepłatnik, dostawca nie jest płatnikiem VAT) lub Osvobozeno (Zwolnione). U dostawcy niepłatnika proponowany jest tylko Neplátce, u płatnika Klasická, Přenesená i Osvobozeno. Według rodzaju podatku przy eksporcie do POHODY ustalany jest podział VAT, zobacz Słowniki finansowe.
6. Przypisz dokument: Nákladová kategorie (Kategoria kosztów) i Nákladová podkategorie (Podkategoria kosztów). Przy kategorii typu Budowa wybierz także Stavba (Budowa) i Stavební kategorie (Kategoria budowlana). Opcjonalnie uzupełnij Stroj (Maszyna), jeśli chodzi o koszt konkretnej maszyny.
7. Dodaj pozycje przyciskiem Přidat položku (Dodaj pozycję): nazwa, ilość, jednostka, kwota, rabat w procentach i stawka podatku.
8. Sprawdź Celková částka dokladu (Całkowita kwota dokumentu) i Rekapitulace DPH (Podsumowanie VAT; DPH to czeski VAT) i kliknij Załóż.

Przy zapisie aplikacja ostrzeże cię o zduplikowanym symbolu zmiennym, zduplikowanym numerze dokumentu lub o brakującym załączniku przy fakturze. Dokument możesz mimo to zapisać.

Nie masz wszystkich danych?

Włącz przełącznik Zařadit později (Przypisz później). Dokument zapisze się bez kategorii w statusie Čeká na zařazení (Oczekuje na przypisanie) i znajdziesz go przełącznikiem Nezařazené. Przypiszesz go, gdy będziesz mieć dane: wyłącz przełącznik Zařadit později i wybierz kategorię kosztów. Dopóki przełącznik jest włączony, kategoria jest wyszarzona i nie da się jej wybrać. Kłódkę w nagłówku okna ma tylko zablokowany dokument (zatwierdzony, opłacony lub wysłany do księgowości); w takim przypadku najpierw kliknij kłódkę.

Przypisanie kosztu

• Nákladová kategorie określa, jak koszt jest liczony i kto go zatwierdza. Przy kategorii typu Provozní náklady do více dní (Koszty operacyjne na kilka dni) podajesz okres Náklad od (Koszt od) i Náklad do (Koszt do). Przy kategorii typu Stavba (Budowa) koszt zostaje przypisany do wybranej budowy. Gdy kategoria ma ustawioną domyślną podkategorię, wypełnia się ona sama. Kategoriami zarządza administrator, zobacz Słowniki finansowe.
• W wyborze Stavba standardowo proponowane są tylko budowy w toku. Zaznaczenie + archiv (+ archiwum) dodaje także zakończone i zarchiwizowane, na przykład gdy faktura przychodzi dopiero po przekazaniu obiektu.
• Przy kategorii typu Stavba poszczególne pozycje mogą mieć inne przypisanie niż nagłówek (przełącznik Jiné zařaz. (Inne przypisanie) przy pozycji), dzięki czemu jedną fakturę podzielisz między kilka budów lub podkategorii.
• Przy podkategorii oznaczonej jako Půjčovna (Wypożyczalnia) wybierasz w pozycji Půjčený stroj (Wypożyczona maszyna) (lub dodajesz nową), a jednostka wypełnia się automatycznie na dzień. Zobacz Wypożyczone maszyny.
• Firma, która nie używa kategorii budowlanych, może ukryć ich wybór: Nastavení firmy → Doklady a číselné řady → Skrýt stavební kategorii v nákladu (Ustawienia firmy → Dokumenty i serie numeracji → Ukryj kategorię budowlaną w koszcie). Do kosztu zapisuje się wtedy kategoria Ogólne wybranej budowy.

Kwoty i VAT

Celková částka dokladu jest obliczana z sumy pozycji (po rabacie w wierszu i po Sleva na celý doklad (Rabat na cały dokument)). VAT w Rekapitulace DPH jest zaokrąglany wierszami do halerzy (0,01 Kč), tak samo jak robią to typowe programy księgowe.

Gdy dokument dostawcy wychodzi o halerz inaczej (zwykle paragon z cenami brutto), masz dwie możliwości:

• kliknąć ikonę kłódki przy kwocie całkowitej i wpisać podstawę i VAT ręcznie - kwota nie jest wtedy przeliczana z pozycji,
• wypełnić Haléřové vyrovnání (Wyrównanie zaokrągleń), które dolicza się do kwoty K úhradě (Do zapłaty).

Zaliczki i przewidywane koszty

• Jeśli dostawca ma faktury zaliczkowe, w formularzu wyświetla się tabela Zálohové faktury (Faktury zaliczkowe). Przyciskiem Dodaj zaliczkę do faktury odliczysz zaliczkę; tabela pokazuje, ile z zaliczki pozostało do wykorzystania.
• Jeśli u dostawcy są w Przepływach pieniężnych wstępne koszty, wyświetla się tabela Předpokládané náklady (Przewidywane koszty) i możesz do nich przypisać koszt.

Powiązanie z zamówieniem (Wszystko dla firmy)

W taryfie Wszystko dla firmy w formularzu jest przycisk Propojit obj. (Powiąż zam.). Wybierasz zamówienie wydane i możesz wczytać z niego pozycje. Jeśli zapiszesz fakturę bez powiązania, AI spróbuje znaleźć zgodność wśród niepowiązanych zamówień dostawcy i zaproponuje ci powiązanie. Powiązanie zamówienia usuwa z przepływów pieniężnych jego wstępny koszt, bo zastępuje go rzeczywista faktura. Dzieje się to, gdy tylko powiązanie zostanie zapisane, także w aplikacji mobilnej i niezależnie od tego, jaki masz dostęp do przepływów pieniężnych. Zobacz Zamówienia.

Statusy kosztu

Status	Co oznacza
Čeká na zařazení (Oczekuje na przypisanie)	Dokument zapisany z opcją Przypisz później, czeka na uzupełnienie.
Ke kontrole (Do sprawdzenia)	Dokument z odbioru e-mailowego lub z ewidencji dokumentu na Tablicy, czeka na sprawdzenie odczytanych danych. Paragon z karty lub z kasy po zatwierdzeniu przechodzi od razu do Proplaceno.
Čeká na schválení (Oczekuje na zatwierdzenie)	Czeka na zatwierdzającego, jego nazwisko jest w kolumnie Status.
Čeká na schválení adminem (Oczekuje na zatwierdzenie przez administratora)	Koszt powyżej 50 000 Kč netto przy włączonej kontroli przez administratora.
Vráceno k opravě (Zwrócono do poprawy)	Zatwierdzający odrzucił dokument, w szczegółach jest powód.
Čeká na zadání platby (Oczekuje na zlecenie płatności)	Dokument jest zatwierdzony i czeka na zapłatę.
Čeká na proplacení (Oczekuje na zapłatę)	Płatność została wysłana (eksport ABO), czeka się na jej dopasowanie.
Proplaceno (Zapłacono)	Dokument jest zapłacony - dopasowano płatność albo został zapisany jako opłacony.

Usunięte dokumenty trafiają do Kosza. Administrator znajdzie je tam przełącznikiem Koš i przywróci akcją zbiorczą Obnovit výběr (Przywróć zaznaczone).

Zatwierdzanie

To, kto zatwierdza koszt, określa kategoria kosztów (zatwierdzający kategorii, przy budowach kierownik budowy) lub reguły zatwierdzania firmy. Zatwierdzający klika w szczegółach kosztu lub na Tablicy Zatwierdź. Przy wieloetapowym zatwierdzaniu według reguł koszt można też odrzucić, podając powód.

Dokumenty typu Inne zobowiązanie i Kasa, dokumenty z zerową kwotą oraz dokumenty zapisane jako Uhrazeno (Opłacono) nie są zatwierdzane.

→ Szczegółowa instrukcja: Zatwierdzanie faktur otrzymanych

Blokada dokumentu

Gdy tylko dokument czeka na zatwierdzenie, jest zatwierdzony lub wyeksportowany, jego pola zostają zablokowane. Administrator i użytkownik z poziomem editace w Roli dla modułu Faktury otrzymane odblokuje je ikoną kłódki (Odemknout pole, Odblokuj pola) w nagłówku formularza.

Płatność i eksport do księgowości

Administrator zaznacza dokumenty na liście i używa akcji zbiorczej:

• Schválit výběr (Zatwierdź wybór) - zatwierdza dokumenty, które czekają na niego,
• Export ABO - tworzy plik polecenia przelewu (ABO, czeski format plików bankowych) dla bankowości internetowej z dokumentów w statusie Oczekuje na zlecenie płatności (lub Oczekuje na zapłatę). Dokumenty przechodzą do statusu Čeká na proplacení. Każdy dokument musi mieć wypełnione konto bankowe.
• Export do POHODA (Eksport do POHODA) - tworzy XML dla programu księgowego POHODA (popularnego w Czechach) z zatwierdzonych dokumentów (od statusu Oczekuje na zlecenie płatności). Eksportować można zawsze tylko jeden rodzaj dokumentu naraz i bez faktur zaliczkowych. Wyeksportowane dokumenty mają w kolumnie Eksport wartość Tak.
• Smazat výběr (Usuń zaznaczone) i Obnovit výběr (z kosza).

Schemat dekretacji i rodzaj podatku przenoszą się do eksportu POHODA jako dekretacja księgowa i klasyfikacja VAT, zobacz Słowniki finansowe.

Propozycja płatności do banku

Jeśli firma ma podłączony bank (Nastavení firmy → Bankovní integrace (Ustawienia firmy → Integracja bankowa), Raiffeisenbank lub Česká spořitelna), administratorowi przy zatwierdzonym dokumencie (status Oczekuje na zlecenie płatności) wyświetla się przycisk Navrhnout platbu (Zaproponuj płatność). Polecenie zostaje wysłane do bankowości internetowej, gdzie je podpisujesz. W Česká spořitelna płatność zostaje tylko utworzona, a podpiszesz ją przyciskiem Podepsat v České spořitelně (Podpisz w Česká spořitelna), który potem pojawi się przy dokumencie. Automatyczną propozycję zaraz po zatwierdzeniu można włączyć w ustawieniach integracji bankowej. Zobacz Płatności.

Dopasowanie do płatności

• Przy tworzeniu kosztu wyszukiwana jest już wczytana płatność z tym samym symbolem zmiennym i kwotą. Jeśli zostanie znaleziona, dokument zapisuje się od razu jako Proplaceno.
• Płatności z banku są automatycznie dopasowywane do faktur otrzymanych według symbolu zmiennego i kwoty.
• Ręcznie: w Płatnościach kliknij przy niedopasowanej płatności Znajdź fakturę do tej płatności i na liście kosztów wybierz Powiąż z płatnością. Usunięcie powiązania w Płatnościach przywraca dokument do statusu Čeká na zadání platby.
• Paragon z karty firmowej sfotografowany przez Ewidencję dokumentu paruje się sam z wychodzącą płatnością kartą na tę samą kwotę (30 dni wokół daty paragonu). Gdy płatność zostanie znaleziona, paragon jest od razu Proplaceno; autor dostaje wynik do aplikacji mobilnej.

Refakturowanie kosztów

Kolumna (włączysz ją w ustawieniach tabeli) i przełącznik Vyfakturováno pokazują, czy koszt budowy został refakturowany na klienta. Pozycje kosztów budowy łączy się z podstawą w Podstawach fakturowania (akcja Powiąż koszty).

Aplikacja mobilna

W aplikacji mobilnej jest sekcja Faktury otrzymane:

• lista z wyszukiwaniem, sortowaniem według terminu płatności lub kwoty i filtrem według dostawcy, statusu, daty dostawy, terminu płatności i kwoty,
• nowy dokument przyciskiem plus, który otwiera Ewidencję dokumentu (zdjęcie lub obraz z galerii, dane odczytuje AI w tle, patrz Odbiór i odczyt dokumentów). Ręcznie nowego dokumentu w aplikacji mobilnej się nie wprowadza, kreator służy do edycji zapisanego dokumentu ze szczegółów,
• szczegóły z pozycjami, załącznikami, płatnościami i historią zatwierdzania,
• zatwierdzanie i odrzucanie dokumentu z podaniem powodu.

Autor dokumentu dostaje na telefon powiadomienie, gdy zatwierdzający zwróci mu dokument do poprawy (można to wyłączyć w ustawieniach powiadomień w aplikacji).