Faktury přijaté

Firma+

Evidence přijatých faktur a dalších nákladových dokladů, jejich zařazení na stavby a kategorie, schválení, platba a export do účetnictví.

Dostupné pro:AdministrátorUživatel

Modul Faktury přijaté (stránka se jmenuje Náklady) slouží k evidenci všech nákladových dokladů firmy: faktur od dodavatelů, plateb firemní kartou, pokladních dokladů i zálohových faktur. Každý doklad zařadíte do nákladové kategorie, případně na stavbu nebo stroj, necháte ho schválit, zaplatíte ho a exportujete do účetnictví.

Najdete ho v menu Finance → Faktury přijaté. Modul je součástí tarifů Firma a Vše pro firmu.

Kdo náklady vidí

• Administrátor vidí a upravuje všechny náklady firmy.
• Ostatní uživatelé potřebují v Roli na modulu Faktury přijaté úroveň editace (vidí a upravují náklady celé firmy) nebo editace vlastních (vidí jen doklady, které sami založili). Typicky je to účetní. S úrovní čtení vidí na webu i v mobilní aplikaci náklady celé firmy jen k prohlížení: bez tlačítka Nový náklad, detail dokladu se otevře zamčený a uložit nejde.
• Kdo k modulu přístup nemá, nevidí žádné náklady, ani ty, které sám založil (například účtenku placenou firemní kartou nebo z pokladny přes Evidenci dokladu). Výjimkou jsou jen doklady, které má schválit (viz níže). Zakládat doklady tímto způsobem ale může dál.
• Schvalovatelé (vedoucí stavby, schvalovatel kategorie, osoby z kroků schvalovacích pravidel) nepotřebují přístup do celé agendy. Doklady, které čekají na ně, mají na Nástěnce v přehledu Ke schválení → Náklady.

Druhy dokladů

Druh nákladu	K čemu slouží
Faktura přijatá	Běžná faktura od dodavatele. Prochází schválením a čeká na zaplacení.
Ostatní závazek	Doklad zaplacený kartou. Je uhrazený už založením, schválením neprochází. Vyfocená účtenka z Evidence dokladu jde nejdřív ke kontrole a schválením se rovnou uzavře jako Proplaceno. Přepínačem Přijat fyzický doklad si označíte, že máte papírový originál.
Pokladna	Doklad zaplacený v hotovosti. Je uhrazený už založením, schválením neprochází. Vyfocený pokladní doklad jde nejdřív ke kontrole a schválením se rovnou uzavře jako Proplaceno.
Zálohová faktura	Zálohová faktura dodavatele vázaná na stavbu. Zaplacenou zálohu později odečtete ve vyúčtovací faktuře.

Každý druh má vlastní číselnou řadu, viz Číselné řady a vzhled dokladů.

Seznam nákladů

Seznam ukazuje číslo nákladu, dodavatele, kategorii, stavbu, data, částku bez DPH a s DPH, stav (u dokladů čekajících na schválení i jméno schvalovatele) a zda byl doklad exportován. Další sloupce (variabilní symbol, bankovní účet, datum vyplacení, komentář a další) si zapnete v nastavení tabulky. Pod tabulkou je součet částek zobrazených dokladů.

Filtry:

• Dodavatel, Kategorie, Status, Stavby, Typ (druh nákladu) a fulltextové hledání,
• přepínače Neproplacené, Nezařazené, Vyfakturováno, Ke schválení mnou a Koš,
• období podle data zdanitelného plnění,
• Částka a Splatnost.

Filtry, přepínače i sloupce Kontakt, Status a Export má každý, komu Role stránku otevře. Přepínač Koš a hromadné akce má jen administrátor.

Přepínač Neproplacené ukáže všechny doklady, které ještě nejsou ve stavu Proplaceno, bez ohledu na datum. Jde kombinovat s ostatními filtry, například se Status nebo Dodavatel. Když administrátor v Nastavení firmy → Doklady a číselné řady zapne Faktury přijaté otevírat jen s neproplacenými, seznam se otevírá rovnou takto. Přepínač nad tabulkou jde kdykoli vypnout. Doklad otevřený z odkazu (třeba z e-mailu) se najde i tehdy, když je už proplacený.

Přidání nákladu

1. V Finance → Faktury přijaté klikněte na Nový náklad.
2. Do pole Nahrát soubory přetáhněte doklad (PDF, obrázek nebo soubor ISDOC). Soubor ISDOC se vyčte automaticky, PDF a obrázky může přečíst AI, viz Příjem a vytěžení dokladů. Přílohu si můžete otevřít v náhledu vedle formuláře.
3. Zvolte Druh nákladu a Dodavatele. Dodavatele můžete vyhledat i v registru ARES a rovnou založit jako nový kontakt. Z kontaktu se doplní bankovní účet a typ daně.
4. Číslo nákladu se doplní z číselné řady podle druhu dokladu. Vyplňte Variabilní symbol, Datum vystavení, DUZP, Datum splatnosti a Datum vyplacení (plánovaný den platby, podle něj se náklad promítá do Cashflow), případně KS a SS.
5. Zvolte Předkontaci, Typ daně a Měnu. Typ daně je Klasická (běžná DPH), Přenesená (přenesená daňová povinnost, například subdodávka stavebních prací od plátce), Neplátce (dodavatel není plátce DPH) nebo Osvobozeno. U dodavatele neplátce se nabízí jen Neplátce, u plátce Klasická, Přenesená a Osvobozeno. Podle typu daně se při exportu do POHODY určí členění DPH, viz Finanční číselníky.
6. Zařaďte doklad: Nákladová kategorie a Nákladová podkategorie. U kategorie typu Stavba vyberte i Stavbu a Stavební kategorii. Volitelně doplňte Stroj, pokud jde o náklad konkrétního stroje.
7. Doplňte položky tlačítkem Přidat položku: název, množství, jednotka, částka, sleva v procentech a sazba daně.
8. Zkontrolujte Celkovou částku dokladu a Rekapitulaci DPH a klikněte na Založit.

Při uložení vás aplikace upozorní na duplicitní variabilní symbol, duplicitní číslo dokladu nebo na chybějící přílohu u faktury. Doklad pak můžete uložit i tak.

Nemáte všechny údaje?

Zapněte přepínač Zařadit později. Doklad se uloží bez kategorie ve stavu Čeká na zařazení a najdete ho přepínačem Nezařazené. Zařadíte ho, až budete mít podklady: vypněte přepínač Zařadit později a vyberte nákladovou kategorii. Dokud je přepínač zapnutý, kategorie je zašedlá a nejde vybrat. Zámeček v hlavičce okna má jen zamčený doklad (schválený, proplacený nebo odeslaný do účetnictví), u něj nejdřív klikněte na zámeček.

Zařazení nákladu

• Nákladová kategorie určuje, jak se náklad počítá a kdo ho schvaluje. U kategorie typu Provozní náklady do více dní zadáte období Náklad od a Náklad do. U kategorie typu Stavba se náklad připíše na vybranou stavbu. Když má kategorie nastavenou výchozí podkategorii, předvyplní se sama. Kategorie spravuje administrátor, viz Finanční číselníky.
• Ve výběru Stavba se standardně nabízejí jen rozpracované stavby. Zaškrtnutím + archiv přidáte i dokončené a archivované, třeba když faktura přijde až po předání díla.
• U kategorie typu Stavba mohou jednotlivé položky mít jiné zařazení než hlavička (přepínač Jiné zařaz. u položky), takže jednu fakturu rozdělíte mezi více staveb nebo podkategorií.
• U podkategorie označené jako Půjčovna vybíráte v položce Půjčený stroj (nebo založíte nový) a jednotka se předvyplní na den. Viz Půjčené stroje.
• Firma, která stavební kategorie nepoužívá, si může výběr skrýt: Nastavení firmy → Doklady a číselné řady → Skrýt stavební kategorii v nákladu. K nákladu se pak uloží kategorie Obecné vybrané stavby.

Částky a DPH

Celková částka dokladu se počítá ze součtu položek (po slevě na řádku a po Slevě na celý doklad). DPH se v Rekapitulaci DPH zaokrouhluje po řádcích na haléře, stejně jako to dělají běžné účetní programy.

Když doklad dodavatele vychází o haléř jinak (typicky účtenka s cenami včetně DPH), máte dvě možnosti:

• kliknout na ikonu zámku u celkové částky a zadat základ a DPH ručně - částka se pak z položek nepřepočítává,
• vyplnit Haléřové vyrovnání, které se připočte k částce K úhradě.

Zálohy a předpokládané náklady

• Pokud má dodavatel zálohové faktury, zobrazí se ve formuláři tabulka Zálohové faktury. Tlačítkem Načíst zálohu do faktury zálohu odečtete, tabulka ukazuje, kolik ze zálohy zbývá dočerpat.
• Pokud jsou u dodavatele v Cashflow předběžné náklady, zobrazí se tabulka Předpokládané náklady a náklad k nim můžete přiřadit.

Propojení s objednávkou (Vše pro firmu)

Na tarifu Vše pro firmu je ve formuláři tlačítko Propojit obj. Vyberete vydanou objednávku a můžete z ní načíst položky. Pokud fakturu uložíte bez propojení, AI zkusí mezi nespárovanými objednávkami dodavatele najít shodu a propojení vám nabídne. Propojením objednávky se z Cashflow odstraní její předběžný náklad, protože ho nahradí skutečná faktura. Stane se to, jakmile se propojení uloží, i v mobilní aplikaci a bez ohledu na to, jaký přístup do Cashflow máte. Viz Objednávky.

Stavy nákladu

Stav	Co znamená
Čeká na zařazení	Doklad uložený přes Zařadit později, čeká na doplnění.
Ke kontrole	Doklad z e-mailového příjmu nebo z evidence dokladu na Nástěnce, čeká na kontrolu vytěžených údajů. Účtenka z karty nebo z pokladny přejde schválením rovnou na Proplaceno.
Čeká na schválení	Čeká na schvalovatele, jeho jméno je ve sloupci Status.
Čeká na schválení adminem	Náklad nad 50 000 Kč bez DPH při zapnuté kontrole administrátorem.
Vráceno k opravě	Schvalovatel doklad zamítl, v detailu je důvod.
Čeká na zadání platby	Doklad je schválený a čeká na zaplacení.
Čeká na proplacení	Platba je odeslaná (export ABO), čeká se na její spárování.
Proplaceno	Doklad je zaplacený - spárovala se platba, nebo byl uložen jako uhrazený.

Smazané doklady se přesouvají do Koše. Administrátor je tam najde přepínačem Koš a vrátí zpět hromadnou akcí Obnovit výběr.

Schválení

Kdo náklad schvaluje, určuje nákladová kategorie (schvalovatel kategorie, u staveb vedoucí stavby) nebo schvalovací pravidla firmy. Schvalovatel klikne v detailu nákladu nebo na Nástěnce na Schválit. U vícekrokového schvalování podle pravidel lze náklad i zamítnout s uvedením důvodu.

Doklady typu Ostatní závazek a Pokladna, doklady s nulovou částkou a doklady uložené jako Uhrazeno se neschvalují.

→ Podrobný návod: Schvalování přijatých faktur

Zamčení dokladu

Jakmile doklad čeká na schválení, je schválený nebo exportovaný, jeho pole se zamknou. Administrátor a uživatel s úrovní editace v Roli u modulu Faktury přijaté je odemkne ikonou zámku (Odemknout pole) v hlavičce formuláře.

Platba a export do účetnictví

Administrátor označí doklady v seznamu a použije hromadnou akci:

• Schválit výběr - schválí doklady, které čekají na něj,
• Export ABO - vytvoří soubor platebního příkazu pro internetové bankovnictví z dokladů ve stavu Čeká na zadání platby (nebo Čeká na proplacení). Doklady přejdou do stavu Čeká na proplacení. Každý doklad musí mít vyplněný bankovní účet.
• Export do POHODA - vytvoří XML pro účetní program POHODA ze schválených dokladů (od stavu Čeká na zadání platby dál). Exportovat jde vždy jen jeden druh dokladu najednou a bez zálohových faktur. Exportované doklady mají ve sloupci Export hodnotu Ano.
• Smazat výběr a Obnovit výběr (z koše).

Předkontace a typ daně se do exportu POHODA přenášejí jako účetní předkontace a členění DPH, viz Finanční číselníky.

Návrh platby do banky

Má-li firma napojenou banku (Nastavení firmy → Bankovní integrace, Raiffeisenbank nebo Česká spořitelna), zobrazí se administrátorovi u schváleného dokladu (stav Čeká na zadání platby) tlačítko Navrhnout platbu. Příkaz se odešle do internetového bankovnictví, kde ho podepíšete. U České spořitelny se platba jen založí a podepíšete ji tlačítkem Podepsat v České spořitelně, které se pak u dokladu objeví. Automatický návrh hned po schválení si lze zapnout v nastavení bankovní integrace. Viz Platby.

Párování s platbou

• Při založení nákladu se hledá už načtená platba se stejným variabilním symbolem a částkou. Když se najde, doklad se uloží rovnou jako Proplaceno.
• Platby z banky se na přijaté faktury párují automaticky podle variabilního symbolu a částky.
• Ručně: v Platbách klikněte u nespárované platby na Vyhledat fakturu k platbě a v seznamu nákladů zvolte Spárovat s platbou. Zrušením vazby v Platbách se doklad vrátí do stavu Čeká na zadání platby.
• Účtenka z firemní karty vyfocená přes Evidenci dokladu se páruje sama s odchozí platbou kartou na stejnou částku (30 dní kolem data účtenky). Když se platba najde, účtenka je rovnou Proplaceno; autor dostane výsledek do mobilní aplikace.

Přefakturace nákladů

Sloupec (zapnete ho v nastavení tabulky) a přepínač Vyfakturováno ukazují, zda byl náklad stavby přefakturován zákazníkovi. Položky nákladů stavby se propojují s podkladem v Podkladech fakturace (akce Propojit náklady).

Mobilní aplikace

V mobilní aplikaci je agenda Přijaté faktury:

• seznam s hledáním, řazením podle splatnosti nebo částky a filtrem podle dodavatele, stavu, data plnění, splatnosti a částky,
• nový doklad tlačítkem plus, které otevře Evidenci dokladu (fotka nebo obrázek z galerie, údaje přečte AI na pozadí, viz Příjem a vytěžení dokladů). Ručně se nový doklad v mobilu nezadává, průvodce slouží k úpravě uloženého dokladu z detailu,
• detail s položkami, přílohami, platbami a historií schvalování,
• schválení a zamítnutí dokladu s uvedením důvodu.

Autor dokladu dostane do mobilu upozornění, když mu schvalovatel doklad vrátí k opravě (lze vypnout v nastavení notifikací v aplikaci).