Příjem a vytěžení dokladů
Příjem faktur e-mailem, čtení dokladů pomocí AI, import ISDOC a rychlá evidence účtenek z Nástěnky.
Přijaté doklady nemusíte do Faktur přijatých přepisovat ručně. eProtokol umí faktury přijímat e-mailem, číst je pomocí umělé inteligence (AI), načíst strukturovaný soubor ISDOC a z fotky účtenky rovnou založit náklad. Na této stránce najdete, jak jednotlivé cesty fungují a co se v nich nastavuje.
| Cesta | Kdo ji používá | Kam doklad dorazí |
|---|---|---|
| E-mail na firemní adresu pro příjem faktur | dodavatelé, účetní | Faktury přijaté, stav Ke kontrole |
| Nahrání souboru do formuláře nákladu (AI, ISDOC) | účetní, administrátor | Faktury přijaté, formulář k uložení |
| Inbox dokladů | administrátor a uživatelé s úrovní editace nebo editace vlastních u Inboxu dokladů | Fronta souborů k pozdějšímu zpracování |
| Evidence dokladu na Nástěnce | pracovníci, stavbyvedoucí | Faktury přijaté (karta, pokladna) nebo Mzdy (proplacení) |
| Evidence dokladu v mobilní aplikaci (Nástěnka nebo plus v agendě Přijaté faktury) | pracovníci, stavbyvedoucí, účetní | Faktury přijaté, stav Ke kontrole, nebo Mzdy (proplacení) |
Příjem faktur e-mailem
Firma dostane vlastní e-mailovou adresu. Každá faktura, kterou na ni pošlete nebo přepošlete jako přílohu, se automaticky zpracuje a založí jako náklad.
Zapnutí
- Otevřete Nastavení firmy → Doklady a platby → Příjem faktur (jen administrátor).
- Zapněte Aktivovat příjem faktur. Zobrazí se Email adresa pro příjem faktur, kterou zkopírujete tlačítkem vedle ní.
- Vyberte Osobu ke kontrole vytěžených faktur. Dostane doklady ke kontrole na Nástěnku a e-mail o každé nové faktuře. Když ji nevyberete, pole ukazuje Nevybráno a faktury dostane ke kontrole i e-mailem první administrátor firmy.
- Rozhodněte, zda zapnout Automatické potvrzení (viz níže), a uložte.
- Adresu dejte dodavatelům nebo si na ni nastavte přeposílání z účetní schránky.
Tlačítkem Nová adresa vygenerujete jinou adresu, například když se původní dostala k nevyžádané poště. Stará adresa tím přestane fungovat.
Co se s fakturou stane
- PDF a obrázky v příloze přečte AI. Pokud PDF obsahuje vložený ISDOC nebo je v příloze soubor ISDOC, načtou se data přímo z něj, což je přesnější.
- Z jednoho e-mailu vznikne jedna faktura, první, kterou se podaří přečíst. Když posíláte víc faktur v jednom e-mailu, zapněte v nastavení Více faktur z jednoho e-mailu. Každá příloha s fakturou (PDF, ISDOC nebo přiložený obrázek) se pak založí jako samostatný náklad, obrázky z podpisu e-mailu se přeskočí a log ukáže všechny založené náklady.
- Bez Automatického potvrzení se doklad založí ve stavu Ke kontrole a čeká na osobu ke kontrole. Najdete ho i přepínačem Nezařazené. Osoba ke kontrole ho otevře, zkontroluje, doplní zařazení (kategorie, stavba), vypne Zařadit později a uloží.
- S Automatickým potvrzením se doklad založí rovnou jako schválený (Čeká na zadání platby) bez ruční kontroly.
- Pokud máte schvalovací pravidla a v Nastavení firmy → Schvalování nákladů je zapnuto Pravidla i na faktury z e-mailu (výchozí stav), projde faktura z e-mailu stejným schválením jako ručně zadaný náklad. Když na ni pravidlo sedí, jde rovnou do schvalování podle pravidla, a to i při zapnutém Automatickém potvrzení. Viz Schvalování přijatých faktur.
Pod nastavením je Log příchozích emailů s datem, odesílatelem, předmětem, přílohami, stavem zpracování (Čeká, Zpracovává se, Dokončeno, Chyba, Duplicitní, Bez přílohy, Neplatný) a odkazem na založený náklad. Když faktura nedorazí, podívejte se nejdřív sem.
Když stejná faktura přijde podruhé, v logu se označí jako Duplicitní a druhý náklad se nezaloží.
Čtení dokladů pomocí AI
AI z PDF nebo fotky dokladu přečte dodavatele (název, IČO, DIČ, adresu), číslo dokladu, variabilní symbol, data, měnu, částky a DPH, bankovní účet a jednotlivé položky. Navíc zkusí podle vašich číselníků navrhnout druh dokladu, předkontaci, nákladovou kategorii, podkategorii a stavbu.
Nastavení
V Nastavení firmy → Doklady a platby → AI služby zapne administrátor:
- Přijaté faktury - povolí AI čtení u přijatých faktur a účtenek (ruční tlačítko ✨ u přílohy),
- Spustit AI automaticky při nahrání - AI se spustí hned po nahrání souboru, bez kliknutí na ✨.
Na stejné záložce je přehled spotřeby a log užívání AI. Využití AI se účtuje podle platného ceníku. Pokud je čtení faktur vypnuté, nabídne formulář nákladu administrátorovi tlačítko Zapnout AI čtení faktur. Ostatní uživatelé tlačítko nevidí a o zapnutí požádají administrátora.
Použití ve formuláři nákladu
- V Faktury přijaté → Nový náklad přetáhněte doklad do pole Nahrát soubory.
- U přílohy klikněte na ✨ (Načíst data pomocí AI), pokud se AI nespustila sama.
- Zkontrolujte přečtené údaje v okně s výsledkem a klikněte na Načíst do formuláře.
- Údaje ve formuláři zkontrolujte, doplňte, co chybí, a náklad uložte.
Pokud AI něco přečetla špatně, nahlaste to ve formuláři volbou Nahlásit chybnou AI extrakci (můžete připsat, co je špatně). Pomůžete tím zlepšit přesnost.
ISDOC
Soubor ISDOC (strukturovaná elektronická faktura) přetažený do formuláře nákladu se načte automaticky bez AI. Pokud je ISDOC poškozený, aplikace na to upozorní, a pokud jste spolu s ním nahráli i PDF faktury a máte zapnuté AI čtení faktur, načte data z PDF pomocí AI.
Evidence dokladu z Nástěnky
Pracovník v terénu nemusí vyplňovat formulář nákladu. Na Nástěnce klikne na Evidence dokladu (tlačítko je i v nabídce plus vpravo dole), vybere stavbu, typ úhrady a nahraje fotku nebo PDF účtenky. Zbytek doplní AI, zpracování trvá obvykle 10-30 vteřin.
| Typ úhrady | Co vznikne |
|---|---|
| Vlastní - žádost o proplacení | Zaplatil jsem ze svého a chci peníze zpátky. Vznikne žádost o proplacení v Mzdách, kde ji schválí oprávněná osoba. |
| Firemní karta | Náklad druhu Ostatní závazek, nic se neproplácí. |
| Firemní pokladna (hotovost) | Náklad druhu Pokladna, nic se neproplácí. |
Doklady placené kartou a z pokladny se založí ve stavu Ke kontrole u osoby ke kontrole vytěžených faktur (jinak u administrátora). Schválením přejdou rovnou na Proplaceno, protože jsou zaplacené. U firemní karty aplikace navíc hledá odchozí platbu kartou na stejnou částku v Platbách (30 dní kolem data účtenky); když ji najde, spáruje ji a účtenku rovnou uzavře jako Proplaceno. Po zpracování přijde autorovi do mobilní aplikace upozornění s výsledkem: spárováno s platbou z konkrétního dne, platba zatím nenalezena, nebo doklad čeká na kontrolu. Pokud AI nepřečte částku, doklad se přesto uloží i s fotkou a částku doplníte ručně.
Na webu se Evidence dokladu zobrazuje uživatelům, kteří mají přístup k modulu Mzdy. V mobilní aplikaci je na nástěnce v části Žádosti a nabízí navíc typ úhrady Budoucí platba přes účet (přijatá faktura).
Mobilní aplikace
V agendě Přijaté faktury v mobilu otevře tlačítko plus Evidenci dokladu, stejnou jako na Nástěnce. Vyberete stavbu a typ úhrady, u typu Budoucí platba přes účet (přijatá faktura) i nákladovou kategorii (případně podkategorii a stavební kategorii), a doklad vyfotíte nebo vyberete z galerie. PDF v mobilu nahrát nejde. Údaje přečte AI na pozadí a doklad se založí ve stavu Ke kontrole u osoby ke kontrole vytěžených faktur (když není vybraná, u administrátora). U typu Vlastní (žádost o proplacení) vznikne žádost o proplacení v Mzdách. Když od stejného dodavatele už existuje doklad se stejným variabilním symbolem, doplní se do komentáře upozornění na možnou duplicitu. Přečtené údaje osoba ke kontrole zkontroluje a doklad schválí na webu, nebo v mobilu v detailu dokladu. Propojení s objednávkou uděláte na webu.