Приймання та розпізнавання документів

Компанія+

Приймання рахунків електронною поштою, читання документів за допомогою AI, імпорт ISDOC і швидкий облік чеків із Дошки оголошень.

Доступно для:АдміністраторКористувач

Отримані документи не потрібно вручну переписувати в Отримані рахунки-фактури. eProtokol уміє приймати рахунки електронною поштою, читати їх за допомогою штучного інтелекту (AI), завантажувати структурований файл ISDOC (чеський стандарт електронних рахунків) і з фото чека одразу створювати витрату. На цій сторінці описано, як працює кожен із цих способів і що в них налаштовується.

Спосіб	Хто ним користується	Куди потрапляє документ
Лист на адресу компанії для приймання рахунків	постачальники, бухгалтери	Отримані рахунки-фактури, стан На перевірку
Завантаження файлу у форму витрати (AI, ISDOC)	бухгалтер, адміністратор	Отримані рахунки-фактури, форма для збереження
Inbox документів	адміністратор і користувачі з рівнем editace (редагування) або editace vlastních (редагування власних) для модуля Inbox документів	Черга файлів для подальшої обробки
Облік документа на Дошці оголошень	працівники, керівники будівництва	Отримані рахунки-фактури (картка, каса) або Зарплати (відшкодування)
Облік документа в мобільному застосунку (Дошка оголошень або плюс у розділі Отримані фактури)	працівники, керівники будівництва, бухгалтери	Отримані рахунки-фактури, стан На перевірку, або Зарплати (відшкодування)

Приймання рахунків електронною поштою

Компанія отримує власну адресу електронної пошти. Кожен рахунок, який ви надішлете або перешлете на неї як вкладення, автоматично обробляється і створюється як витрата.

Увімкнення

1. Відкрийте Nastavení firmy → Doklady a platby → Příjem faktur (Налаштування компанії → Документи та платежі → Приймання рахунків; лише адміністратор).
2. Увімкніть Aktivovat příjem faktur (Активувати приймання рахунків). З'явиться Email adresa pro příjem faktur (Адреса e-mail для приймання рахунків), яку можна скопіювати кнопкою поруч.
3. Виберіть Osoba ke kontrole vytěžených faktur (Особа для перевірки розпізнаних рахунків). Вона отримуватиме документи на перевірку на Дошку оголошень і лист про кожен новий рахунок. Якщо її не вибрати, поле показує Nevybráno (Не вибрано), а рахунки на перевірку і листом отримає перший адміністратор компанії.
4. Вирішіть, чи вмикати Automatické potvrzení (Автоматичне підтвердження, див. нижче), і збережіть.
5. Передайте адресу постачальникам або налаштуйте на неї пересилання з бухгалтерської скриньки.

Кнопкою Nová adresa (Нова адреса) можна згенерувати іншу адресу, наприклад якщо на початкову почав надходити спам. Стара адреса після цього перестає працювати.

Що відбувається з рахунком

• PDF і зображення у вкладенні читає AI. Якщо PDF містить вбудований ISDOC або у вкладенні є файл ISDOC, дані завантажуються безпосередньо з нього, що точніше.
• З одного листа виникає один рахунок, перший, який вдасться прочитати. Якщо надсилаєте кілька рахунків в одному листі, увімкніть у налаштуваннях Více faktur z jednoho e-mailu (Кілька рахунків з одного листа). Кожне вкладення з рахунком (PDF, ISDOC або вкладене зображення) тоді створиться як окрема витрата, зображення з підпису листа пропускаються, а журнал покаже всі створені витрати.
• Без Automatické potvrzení документ створюється в стані Ke kontrole (На перевірку) і чекає на особу для перевірки. Його також можна знайти перемикачем Nezařazené (Нерозподілені). Особа для перевірки відкриває його, перевіряє, доповнює розподіл (категорія, будівництво), вимикає Zařadit později (Розподілити пізніше) і зберігає.
• З Automatické potvrzení документ одразу створюється як затверджений (Čeká na zadání platby, Очікує введення платежу) без ручної перевірки.
• Якщо у вас є правила затвердження, а в Nastavení firmy → Schvalování nákladů (Налаштування компанії → Затвердження витрат) увімкнено Pravidla i na faktury z e-mailu (Правила також для рахунків з e-mail; типовий стан), рахунок з електронної пошти проходить таке саме затвердження, як і вручну введена витрата. Якщо до нього підходить правило, він одразу йде на затвердження за правилом, навіть за увімкненого Автоматичного підтвердження. Див. Затвердження отриманих рахунків.

Під налаштуваннями є Log příchozích emailů (Журнал вхідних листів) з датою, відправником, темою, вкладеннями, станом обробки (очікує, обробляється, завершено, помилка, дублікат, без вкладення, недійсний) і посиланням на створену витрату. Якщо рахунок не надійшов, спочатку перевірте тут.

Дублікати відстежуються

Коли той самий рахунок надходить удруге, у журналі він позначається як Duplicitní (Дублікат), і друга витрата не створюється.

Читання документів за допомогою AI

AI зчитує з PDF або фото документа постачальника (назву, IČO (ідентифікаційний номер компанії), DIČ (податковий номер платника ПДВ), адресу), номер документа, варіабельний символ, дати, валюту, суми та ПДВ, банківський рахунок і окремі позиції. Крім того, він намагається на основі ваших довідників запропонувати вид документа, шаблон проводки, категорію витрат, підкатегорію та будівництво.

Налаштування

У Nastavení firmy → Doklady a platby → AI služby (Налаштування компанії → Документи та платежі → Сервіси AI) адміністратор вмикає:

• Přijaté faktury (Отримані рахунки) - дозволяє читання AI для отриманих рахунків і чеків (ручна кнопка ✨ біля вкладення),
• Spustit AI automaticky při nahrání (Запускати AI автоматично під час завантаження) - AI запускається одразу після завантаження файлу, без натискання ✨.

На тій самій вкладці є огляд використання і журнал користування AI. Використання AI оплачується за чинним прайс-листом. Якщо читання рахунків вимкнене, форма витрати пропонує адміністраторові кнопку Zapnout AI čtení faktur (Увімкнути читання рахунків через AI). Інші користувачі кнопку не бачать і просять адміністратора її ввімкнути.

Використання у формі витрати

1. В Отримані рахунки-фактури → Nový náklad (Нова витрата) перетягніть документ у поле Nahrát soubory (Завантажити файли).
2. Біля вкладення натисніть ✨ (Načíst data pomocí AI, Завантажити дані за допомогою AI), якщо AI не запустився сам.
3. Перевірте прочитані дані у вікні з результатом і натисніть Načíst do formuláře (Завантажити у форму).
4. Перевірте дані у формі, доповніть те, чого бракує, і збережіть витрату.

Якщо AI щось прочитав неправильно, повідомте про це у формі через Nahlásit chybnou AI extrakci (Повідомити про помилкове розпізнавання AI; можна дописати, що саме неправильно). Так ви допоможете покращити точність.

ISDOC

Файл ISDOC (структурований електронний рахунок), перетягнутий у форму витрати, завантажується автоматично без AI. Якщо ISDOC пошкоджений, застосунок попередить про це, а якщо разом із ним ви завантажили й PDF рахунку та маєте увімкнене читання рахунків через AI, дані буде завантажено з PDF за допомогою AI.

Облік документа з Дошки оголошень

Працівникові на об'єкті не потрібно заповнювати форму витрати. На Дошці оголошень він натискає Облік документа (кнопка є й у меню плюса праворуч унизу), вибирає будівництво, спосіб оплати і завантажує фото або PDF чека. Решту доповнює AI, обробка зазвичай триває 10-30 секунд.

Спосіб оплати	Що створюється
Власне - запит на відшкодування	Я заплатив власним коштом і хочу повернути гроші. Створюється запит на відшкодування в Зарплатах, де його затверджує уповноважена особа.
Корпоративна картка	Витрата виду Інше зобов'язання, нічого не відшкодовується.
Корпоративна каса (готівка)	Витрата виду Каса, нічого не відшкодовується.

Документи, оплачені карткою та з каси, створюються в стані Ke kontrole в особи для перевірки розпізнаних рахунків (інакше в адміністратора). Після затвердження вони одразу переходять у стан Proplaceno (Оплачено), бо вже оплачені. Для корпоративної картки застосунок додатково шукає в Платежах вихідний платіж карткою на ту саму суму (30 днів навколо дати чека); якщо знайде, зіставить його і чек одразу закриє як Proplaceno. Після обробки автор отримає в мобільний застосунок сповіщення з результатом: зіставлено з платежем від конкретного дня, платіж поки не знайдено, або документ чекає на перевірку. Якщо AI не прочитає суму, документ однаково збережеться разом із фото, а суму ви доповните вручну.

Хто бачить кнопку

У вебверсії Облік документа бачать користувачі, які мають доступ до модуля Зарплати. У мобільному застосунку кнопка є на дошці в розділі Запити і додатково пропонує спосіб оплати Майбутня оплата через рахунок (отримана фактура).

Мобільний застосунок

У розділі Отримані фактури в мобільному застосунку кнопка плюс відкриває Облік документа, такий самий, як на Дошці оголошень. Виберіть будівництво і тип оплати, для типу Майбутня оплата через рахунок (отримана фактура) також категорію витрат (за потреби підкатегорію і будівельну категорію), і сфотографуйте документ або виберіть його з галереї. PDF у мобільному застосунку завантажити не можна. Дані AI прочитає у фоновому режимі, і документ створиться в стані Ke kontrole (На перевірці) в особи для перевірки розпізнаних рахунків (якщо її не вибрано, в адміністратора). Для типу Власне (запит на відшкодування) створиться запит на відшкодування в Зарплатах. Якщо від того самого постачальника вже існує документ із тим самим варіабельним символом, до коментаря додасться попередження про можливий дублікат. Прочитані дані особа для перевірки перевірить і документ затвердить у веб-версії або в мобільному застосунку в деталях документа. Зв'язок із замовленням створите у веб-версії.