Odbiór i odczyt dokumentów
Odbiór faktur e-mailem, odczyt dokumentów za pomocą AI, import ISDOC i szybka ewidencja paragonów z Tablicy.
Otrzymanych dokumentów nie musisz przepisywać do Faktur otrzymanych ręcznie. eProtokol potrafi odbierać faktury e-mailem, odczytywać je za pomocą sztucznej inteligencji (AI), wczytać ustrukturyzowany plik ISDOC (czeski standard faktur elektronicznych) i ze zdjęcia paragonu od razu utworzyć koszt. Na tej stronie znajdziesz, jak działają poszczególne ścieżki i co się w nich ustawia.
| Ścieżka | Kto z niej korzysta | Dokąd trafia dokument |
|---|---|---|
| E-mail na firmowy adres do odbioru faktur | dostawcy, księgowi | Faktury otrzymane, status Do sprawdzenia |
| Przesłanie pliku do formularza kosztu (AI, ISDOC) | księgowa, administrator | Faktury otrzymane, formularz do zapisania |
| Inbox dokumentów | administrator i użytkownicy z poziomem editace (edycja) lub editace vlastních (edycja własnych) dla Inboxu dokumentów | Kolejka plików do późniejszego przetworzenia |
| Ewidencja dokumentu na Tablicy | pracownicy, kierownicy budowy | Faktury otrzymane (karta, kasa) lub Wynagrodzenia (zwrot) |
| Ewidencja dokumentu w aplikacji mobilnej (Tablica lub plus w sekcji Faktury otrzymane) | pracownicy, kierownicy budowy, księgowi | Faktury otrzymane, status Do sprawdzenia, lub Wynagrodzenia (zwrot) |
Odbiór faktur e-mailem
Firma otrzymuje własny adres e-mail. Każda faktura, którą na niego wyślesz lub przekażesz jako załącznik, jest automatycznie przetwarzana i tworzona jako koszt.
Włączenie
- Otwórz Nastavení firmy → Doklady a platby → Příjem faktur (Ustawienia firmy → Dokumenty i płatności → Odbiór faktur; tylko administrator).
- Włącz Aktivovat příjem faktur (Aktywuj odbiór faktur). Wyświetli się Email adresa pro příjem faktur (Adres e-mail do odbioru faktur), który skopiujesz przyciskiem obok.
- Wybierz Osoba ke kontrole vytěžených faktur (Osoba sprawdzająca odczytane faktury). Dostaje ona dokumenty do sprawdzenia na Tablicę i e-mail o każdej nowej fakturze. Jeśli jej nie wybierzesz, pole pokazuje Nevybráno (Nie wybrano), a faktury do sprawdzenia oraz e-mail o nich dostaje pierwszy administrator firmy.
- Zdecyduj, czy włączyć Automatické potvrzení (Automatyczne potwierdzenie, zobacz niżej), i zapisz.
- Przekaż adres dostawcom lub ustaw na niego przekierowanie ze skrzynki księgowej.
Przyciskiem Nová adresa (Nowy adres) wygenerujesz inny adres, na przykład gdy na pierwotny zaczął przychodzić spam. Stary adres przestaje wtedy działać.
Co się dzieje z fakturą
- Pliki PDF i obrazy w załączniku odczytuje AI. Jeśli PDF zawiera osadzony ISDOC lub w załączniku jest plik ISDOC, dane wczytują się bezpośrednio z niego, co jest dokładniejsze.
- Z jednego e-maila powstaje jedna faktura, pierwsza, którą uda się odczytać. Jeśli wysyłasz kilka faktur w jednym e-mailu, włącz w ustawieniach Více faktur z jednoho e-mailu (Kilka faktur z jednego e-maila). Każdy załącznik z fakturą (PDF, ISDOC lub załączony obraz) zostanie wtedy utworzony jako osobny koszt, obrazy ze stopki e-maila są pomijane, a dziennik pokaże wszystkie utworzone koszty.
- Bez Automatické potvrzení dokument tworzy się w statusie Ke kontrole (Do sprawdzenia) i czeka na osobę sprawdzającą. Znajdziesz go także przełącznikiem Nezařazené (Nieprzypisane). Osoba sprawdzająca go otwiera, sprawdza, uzupełnia przypisanie (kategoria, budowa), wyłącza Zařadit později (Przypisz później) i zapisuje.
- Z Automatické potvrzení dokument tworzy się od razu jako zatwierdzony (Čeká na zadání platby, Oczekuje na zlecenie płatności), bez ręcznego sprawdzania.
- Jeśli masz reguły zatwierdzania, a w Nastavení firmy → Schvalování nákladů (Ustawienia firmy → Zatwierdzanie kosztów) jest włączone Pravidla i na faktury z e-mailu (Reguły także dla faktur z e-maila; stan domyślny), faktura z e-maila przechodzi takie samo zatwierdzanie jak ręcznie wprowadzony koszt. Gdy pasuje do niej reguła, trafia od razu do zatwierdzania według reguły, i to także przy włączonym Automatycznym potwierdzeniu. Zobacz Zatwierdzanie faktur otrzymanych.
Pod ustawieniami jest Log příchozích emailů (Dziennik przychodzących e-maili) z datą, nadawcą, tematem, załącznikami, statusem przetwarzania (oczekuje, przetwarzanie, zakończono, błąd, duplikat, bez załącznika, nieprawidłowy) i linkiem do utworzonego kosztu. Gdy faktura nie dotrze, zajrzyj najpierw tutaj.
Gdy ta sama faktura przyjdzie drugi raz, w dzienniku zostanie oznaczona jako Duplicitní (Duplikat) i drugi koszt nie zostanie utworzony.
Odczyt dokumentów za pomocą AI
AI odczytuje z PDF lub zdjęcia dokumentu dostawcę (nazwę, IČO (numer identyfikacyjny firmy), DIČ (numer VAT), adres), numer dokumentu, symbol zmienny, daty, walutę, kwoty i VAT, konto bankowe i poszczególne pozycje. Dodatkowo próbuje na podstawie twoich słowników zaproponować rodzaj dokumentu, schemat dekretacji, kategorię kosztów, podkategorię i budowę.
Ustawienia
W Nastavení firmy → Doklady a platby → AI služby (Ustawienia firmy → Dokumenty i płatności → Usługi AI) administrator włącza:
- Přijaté faktury (Faktury otrzymane) - zezwala na odczyt przez AI faktur otrzymanych i paragonów (ręczny przycisk ✨ przy załączniku),
- Spustit AI automaticky při nahrání (Uruchom AI automatycznie po przesłaniu) - AI uruchamia się zaraz po przesłaniu pliku, bez klikania ✨.
Na tej samej zakładce jest przegląd zużycia i dziennik korzystania z AI. Korzystanie z AI jest rozliczane według aktualnego cennika. Jeśli odczyt faktur jest wyłączony, formularz kosztu proponuje administratorowi przycisk Zapnout AI čtení faktur (Włącz odczyt faktur przez AI). Pozostali użytkownicy przycisku nie widzą i o włączenie poproszą administratora.
Użycie w formularzu kosztu
- W Faktury otrzymane → Nový náklad (Nowy koszt) przeciągnij dokument do pola Nahrát soubory (Prześlij pliki).
- Przy załączniku kliknij ✨ (Načíst data pomocí AI, Wczytaj dane za pomocą AI), jeśli AI nie uruchomiła się sama.
- Sprawdź odczytane dane w oknie z wynikiem i kliknij Načíst do formuláře (Wczytaj do formularza).
- Sprawdź dane w formularzu, uzupełnij brakujące i zapisz koszt.
Jeśli AI coś odczytała źle, zgłoś to w formularzu opcją Nahlásit chybnou AI extrakci (Zgłoś błędny odczyt AI; możesz dopisać, co jest źle). Pomożesz w ten sposób poprawić dokładność.
ISDOC
Plik ISDOC (ustrukturyzowana faktura elektroniczna) przeciągnięty do formularza kosztu wczytuje się automatycznie bez AI. Jeśli ISDOC jest uszkodzony, aplikacja o tym ostrzeże, a jeśli razem z nim przesłałeś także PDF faktury i masz włączony odczyt faktur przez AI, wczyta dane z PDF za pomocą AI.
Ewidencja dokumentu z Tablicy
Pracownik w terenie nie musi wypełniać formularza kosztu. Na Tablicy klika Ewidencja dokumentu (przycisk jest też w menu plusa w prawym dolnym rogu), wybiera budowę, sposób zapłaty i przesyła zdjęcie lub PDF paragonu. Resztę uzupełnia AI, przetwarzanie trwa zwykle 10-30 sekund.
| Sposób zapłaty | Co powstaje |
|---|---|
| Własne - wniosek o zwrot | Zapłaciłem z własnych pieniędzy i chcę je z powrotem. Powstaje wniosek o zwrot w Wynagrodzeniach, gdzie zatwierdza go uprawniona osoba. |
| Karta firmowa | Koszt rodzaju Inne zobowiązanie, nic nie jest zwracane. |
| Kasa firmowa (gotówka) | Koszt rodzaju Kasa, nic nie jest zwracane. |
Dokumenty opłacone kartą i z kasy tworzą się w statusie Ke kontrole u osoby sprawdzającej odczytane faktury (w przeciwnym razie u administratora). Po zatwierdzeniu przechodzą od razu do Proplaceno (Zapłacono), bo są już zapłacone. Przy karcie firmowej aplikacja dodatkowo szuka w Płatnościach wychodzącej płatności kartą na tę samą kwotę (30 dni wokół daty paragonu); gdy ją znajdzie, paruje ją i od razu zamyka paragon jako Proplaceno. Po przetworzeniu autor dostaje do aplikacji mobilnej powiadomienie z wynikiem: sparowano z płatnością z konkretnego dnia, płatności na razie nie znaleziono, albo dokument czeka na sprawdzenie. Jeśli AI nie odczyta kwoty, dokument i tak zapisze się ze zdjęciem, a kwotę uzupełnisz ręcznie.
W wersji internetowej Ewidencja dokumentu wyświetla się użytkownikom, którzy mają dostęp do modułu Wynagrodzenia. W aplikacji mobilnej jest na tablicy w części Wnioski i oferuje dodatkowo sposób zapłaty Przyszła płatność przelewem (faktura otrzymana).
Aplikacja mobilna
W sekcji Faktury otrzymane w telefonie przycisk plus otwiera Ewidencję dokumentu, taką samą jak na Tablicy. Wybierasz budowę i sposób zapłaty, przy sposobie Przyszła płatność przelewem (faktura otrzymana) także kategorię kosztów (ewentualnie podkategorię i kategorię budowlaną), i robisz zdjęcie dokumentu lub wybierasz je z galerii. PDF w aplikacji mobilnej przesłać nie można. Dane odczytuje AI w tle, a dokument tworzy się w statusie Ke kontrole u osoby sprawdzającej odczytane faktury (jeśli nie jest wybrana, u administratora). Przy sposobie Własne - wniosek o zwrot powstaje wniosek o zwrot w Wynagrodzeniach. Jeśli od tego samego dostawcy istnieje już dokument z tym samym symbolem zmiennym, do komentarza zostanie dodane ostrzeżenie o możliwym duplikacie. Odczytane dane osoba sprawdzająca kontroluje i zatwierdza dokument w wersji webowej albo w aplikacji mobilnej w szczegółach dokumentu. Powiązanie z zamówieniem wykonasz w wersji webowej.