Príjem a vyťaženie dokladov
Príjem faktúr e-mailom, čítanie dokladov pomocou AI, import ISDOC a rýchla evidencia účteniek z Nástenky.
Prijaté doklady nemusíte do Faktúr prijatých prepisovať ručne. eProtokol vie faktúry prijímať e-mailom, čítať ich pomocou umelej inteligencie (AI), načítať štruktúrovaný súbor ISDOC a z fotky účtenky rovno založiť náklad. Na tejto stránke nájdete, ako jednotlivé cesty fungujú a čo sa v nich nastavuje.
| Cesta | Kto ju používa | Kam doklad dorazí |
|---|---|---|
| E-mail na firemnú adresu na príjem faktúr | dodávatelia, účtovníci | Faktúry prijaté, stav Na kontrolu |
| Nahranie súboru do formulára nákladu (AI, ISDOC) | účtovník, administrátor | Faktúry prijaté, formulár na uloženie |
| Inbox dokladov | administrátor a používatelia s úrovňou editácia alebo editácia vlastných pri Inboxe dokladov | Front súborov na neskoršie spracovanie |
| Evidencia dokladu na Nástenke | pracovníci, stavbyvedúci | Faktúry prijaté (karta, pokladňa) alebo Mzdy (preplatenie) |
| Evidencia dokladu v mobilnej aplikácii (Nástenka alebo plus v agende Prijaté faktúry) | pracovníci, stavbyvedúci, účtovníci | Faktúry prijaté, stav Na kontrolu, alebo Mzdy (preplatenie) |
Príjem faktúr e-mailom
Firma dostane vlastnú e-mailovú adresu. Každá faktúra, ktorú na ňu pošlete alebo prepošlete ako prílohu, sa automaticky spracuje a založí ako náklad.
Zapnutie
- Otvorte Nastavení firmy → Doklady a platby → Příjem faktur (Nastavenia firmy → Doklady a platby → Príjem faktúr; len administrátor).
- Zapnite Aktivovat příjem faktur (Aktivovať príjem faktúr). Zobrazí sa Email adresa pro příjem faktur (E-mailová adresa na príjem faktúr), ktorú skopírujete tlačidlom vedľa nej.
- Vyberte Osoba ke kontrole vytěžených faktur (Osoba na kontrolu vyťažených faktúr). Dostane doklady na kontrolu na Nástenku a e-mail o každej novej faktúre. Keď ju nevyberiete, pole ukazuje Nevybráno (Nevybrané) a faktúry dostane na kontrolu aj e-mailom prvý administrátor firmy.
- Rozhodnite, či zapnúť Automatické potvrzení (Automatické potvrdenie, pozri nižšie), a uložte.
- Adresu dajte dodávateľom alebo si na ňu nastavte preposielanie z účtovnej schránky.
Tlačidlom Nová adresa vygenerujete inú adresu, napríklad keď sa pôvodná dostala k nevyžiadanej pošte. Stará adresa tým prestane fungovať.
Čo sa s faktúrou stane
- PDF a obrázky v prílohe prečíta AI. Ak PDF obsahuje vložený ISDOC alebo je v prílohe súbor ISDOC, načítajú sa dáta priamo z neho, čo je presnejšie.
- Z jedného e-mailu vznikne jedna faktúra, prvá, ktorú sa podarí prečítať. Keď posielate viac faktúr v jednom e-maile, zapnite v nastavení Více faktur z jednoho e-mailu (Viac faktúr z jedného e-mailu). Každá príloha s faktúrou (PDF, ISDOC alebo priložený obrázok) sa potom založí ako samostatný náklad, obrázky z podpisu e-mailu sa preskočia a log ukáže všetky založené náklady.
- Bez Automatické potvrzení sa doklad založí v stave Ke kontrole (Na kontrolu) a čaká na osobu na kontrolu. Nájdete ho aj prepínačom Nezařazené (Nezaradené). Osoba na kontrolu ho otvorí, skontroluje, doplní zaradenie (kategória, stavba), vypne Zařadit později (Zaradiť neskôr) a uloží.
- S Automatické potvrzení sa doklad založí rovno ako schválený (Čeká na zadání platby, Čaká na zadanie platby) bez ručnej kontroly.
- Ak máte schvaľovacie pravidlá a v Nastavení firmy → Schvalování nákladů (Nastavenia firmy → Schvaľovanie nákladov) je zapnuté Pravidla i na faktury z e-mailu (Pravidlá aj na faktúry z e-mailu; predvolený stav), prejde faktúra z e-mailu rovnakým schválením ako ručne zadaný náklad. Keď na ňu pravidlo sedí, ide rovno do schvaľovania podľa pravidla, a to aj pri zapnutom Automatickom potvrdení. Pozri Schvaľovanie prijatých faktúr.
Pod nastavením je Log příchozích emailů (Log prichádzajúcich e-mailov) s dátumom, odosielateľom, predmetom, prílohami, stavom spracovania (Čaká, Spracováva sa, Dokončené, Chyba, Duplicitné, Bez prílohy, Neplatné) a odkazom na založený náklad. Keď faktúra nedorazí, pozrite sa najprv sem.
Keď rovnaká faktúra príde druhýkrát, v logu sa označí ako Duplicitní (Duplicitné) a druhý náklad sa nezaloží.
Čítanie dokladov pomocou AI
AI z PDF alebo fotky dokladu prečíta dodávateľa (názov, IČO, DIČ, adresu), číslo dokladu, variabilný symbol, dátumy, menu, sumy a DPH, bankový účet a jednotlivé položky. Navyše skúsi podľa vašich číselníkov navrhnúť druh dokladu, predkontáciu, nákladovú kategóriu, podkategóriu a stavbu.
Nastavenie
V Nastavení firmy → Doklady a platby → AI služby (Nastavenia firmy → Doklady a platby → AI služby) zapne administrátor:
- Přijaté faktury (Prijaté faktúry) - povolí AI čítanie pri prijatých faktúrach a účtenkách (ručné tlačidlo ✨ pri prílohe),
- Spustit AI automaticky při nahrání (Spustiť AI automaticky pri nahraní) - AI sa spustí hneď po nahraní súboru, bez kliknutia na ✨.
Na rovnakej záložke je prehľad spotreby a log používania AI. Využitie AI sa účtuje podľa platného cenníka. Ak je čítanie faktúr vypnuté, ponúkne formulár nákladu administrátorovi tlačidlo Zapnout AI čtení faktur (Zapnúť AI čítanie faktúr). Ostatní používatelia tlačidlo nevidia a o zapnutie požiadajú administrátora.
Použitie vo formulári nákladu
- V Faktúry prijaté → Nový náklad presuňte doklad do poľa Nahrát soubory (Nahrať súbory).
- Pri prílohe kliknite na ✨ (Načíst data pomocí AI, Načítať dáta pomocou AI), ak sa AI nespustila sama.
- Skontrolujte prečítané údaje v okne s výsledkom a kliknite na Načíst do formuláře (Načítať do formulára).
- Údaje vo formulári skontrolujte, doplňte, čo chýba, a náklad uložte.
Ak AI niečo prečítala zle, nahláste to vo formulári voľbou Nahlásit chybnou AI extrakci (Nahlásiť chybnú AI extrakciu; môžete pripísať, čo je zle). Pomôžete tým zlepšiť presnosť.
ISDOC
Súbor ISDOC (štruktúrovaná elektronická faktúra) presunutý do formulára nákladu sa načíta automaticky bez AI. Ak je ISDOC poškodený, aplikácia na to upozorní, a ak ste spolu s ním nahrali aj PDF faktúry a máte zapnuté AI čítanie faktúr, načíta dáta z PDF pomocou AI.
Evidencia dokladu z Nástenky
Pracovník v teréne nemusí vypĺňať formulár nákladu. Na Nástenke klikne na Evidencia dokladu (tlačidlo je aj v ponuke plus vpravo dole), vyberie stavbu, typ úhrady a nahrá fotku alebo PDF účtenky. Zvyšok doplní AI, spracovanie trvá obvykle 10-30 sekúnd.
| Typ úhrady | Čo vznikne |
|---|---|
| Vlastné - žiadosť o preplatenie | Zaplatil som zo svojho a chcem peniaze späť. Vznikne žiadosť o preplatenie v Mzdách, kde ju schváli oprávnená osoba. |
| Firemná karta | Náklad druhu Ostatný záväzok, nič sa neprepláca. |
| Firemná pokladňa (hotovosť) | Náklad druhu Pokladňa, nič sa neprepláca. |
Doklady platené kartou a z pokladne sa založia v stave Ke kontrole u osoby na kontrolu vyťažených faktúr (inak u administrátora). Schválením prejdú rovno na Proplaceno (Preplatené), pretože sú zaplatené. Pri firemnej karte aplikácia navyše hľadá odchádzajúcu platbu kartou na rovnakú sumu v Platbách (30 dní okolo dátumu účtenky); keď ju nájde, spáruje ju a účtenku rovno uzavrie ako Proplaceno. Po spracovaní príde autorovi do mobilnej aplikácie upozornenie s výsledkom: spárované s platbou z konkrétneho dňa, platba zatiaľ nenájdená, alebo doklad čaká na kontrolu. Ak AI neprečíta sumu, doklad sa napriek tomu uloží aj s fotkou a sumu doplníte ručne.
Na webe sa Evidencia dokladu zobrazuje používateľom, ktorí majú prístup k modulu Mzdy. V mobilnej aplikácii je na nástenke v časti Žiadosti a ponúka navyše typ úhrady Budúca platba cez účet (prijatá faktúra).
Mobilná aplikácia
V agende Prijaté faktúry v mobile otvorí tlačidlo plus Evidenciu dokladu, rovnakú ako na Nástenke. Vyberiete stavbu a typ úhrady, pri type Budúca platba cez účet (prijatá faktúra) aj nákladovú kategóriu (prípadne podkategóriu a stavebnú kategóriu), a doklad odfotíte alebo vyberiete z galérie. PDF v mobile nahrať nejde. Údaje prečíta AI na pozadí a doklad sa založí v stave Ke kontrole (Na kontrolu) u osoby na kontrolu vyťažených faktúr (keď nie je vybraná, u administrátora). Pri type Vlastné (žiadosť o preplatenie) vznikne žiadosť o preplatenie v Mzdách. Keď od rovnakého dodávateľa už existuje doklad s rovnakým variabilným symbolom, doplní sa do komentára upozornenie na možnú duplicitu. Prečítané údaje osoba na kontrolu skontroluje a doklad schváli na webe, alebo v mobile v detaile dokladu. Prepojenie s objednávkou urobíte na webe.