Затвердження отриманих рахунків
Хто і в якому порядку затверджує отримані рахунки: затверджувач категорії, перевірка адміністратором і багатокрокові правила затвердження.
Перш ніж отриманий рахунок буде оплачено, його має хтось затвердити. eProtokol пропонує три рівні, які можна поєднувати:
- Звичайне затвердження - рахунок затверджує одна людина відповідно до категорії витрат, у будівництв - керівник будівництва. Не потребує правил затвердження, лише налаштованого затверджувача в категорії витрат (або підкатегорії) і керівника будівництва в будівництв.
- Перевірка адміністратором понад 50 000 Kč - перемикач для всієї компанії.
- Правила затвердження - багатокрокове затвердження за категорією та сумою.
Усе налаштовується в Nastavení firmy → Doklady a platby → Schvalování nákladů (Налаштування компанії → Документи та платежі → Затвердження витрат), лише адміністратором. Зміни перемикачів збережете кнопкою Uložit změny (Зберегти зміни) внизу, кожне правило зберігається окремо.
Звичайне затвердження
Коли до рахунку не підходить жодне правило, його на затвердження отримує:
- у категорії витрат типу Stavba (Будівництво) і в документа виду Zálohová faktura (авансовий рахунок) - керівник будівництва, вибраний у документі,
- в інших категоріях - затверджувач підкатегорії, а якщо його не задано, затверджувач категорії (налаштовується в Категоріях витрат).
Стандартні категорії нової компанії затверджувачів не мають. Коли затверджувача немає (у будівництв - керівника будівництва), документ на затвердження отримує перший адміністратор компанії. Тому налаштуйте затверджувачів у всіх категоріях, які використовуєте, а в будівництв - керівника будівництва, щоб документи не надходили лише адміністраторові.
Рахунок перебуває у стані Čeká na schválení (Очікує на затвердження), а затверджувача видно в стовпці Status у списку витрат. Після затвердження рахунок переходить у стан Čeká na zadání platby (Очікує на платіжне доручення).
Перевірка адміністратором понад 50 000 Kč
Перемикач Schvalování nákladů administrátorem (Затвердження витрат адміністратором): рахунки понад 50 000 Kč без DPH (ПДВ) має затвердити адміністратор, вони перебувають у стані Čeká na schválení adminem (Очікує на затвердження адміністратором). Ці документи адміністратор знайде у списку Отримані рахунки-фактури фільтром Status (Čeká na schválení adminem) і затвердить їх іконкою у списку або в деталях документа. На Дошці оголошень і в перемикачі На затвердження мною він їх поки що не бачить і не може вибрати їх до Затвердити вибір, якщо сам не є затверджувачем категорії або керівником будівництва в документі. Затверджувач категорії або керівник будівництва, навпаки, бачить їх на Дошці оголошень, але затвердити їх не може.
Ця перевірка застосовується, лише коли до рахунку не підходить жодне правило затвердження. Потрібен інший ліміт, ніж 50 000 Kč? Створіть правило із заповненим полем Částka od (Сума від) і єдиним кроком Administrátor firmy (Адміністратор компанії).
Правила затвердження
Правило визначає, для яких рахунків воно діє (умови) і хто їх послідовно затверджує (кроки).
Створення правила
- У Nastavení firmy → Schvalování nákladů натисніть Nové pravidlo (Нове правило).
- Заповніть Název pravidla (Назва правила), наприклад «Матеріал понад 100 000 Kč», і Priorita (Пріоритет).
- У розділі Podmínky (Умови) за потреби звузьте Kategorie (Категорія), Podkategorie (Підкатегорія), Částka od і Částka do (Сума до).
- У розділі Kroky schvalování (Кроки затвердження) виберіть затверджувача першого кроку, а кнопкою Přidat krok (Додати крок) додайте наступні. Порядок змінюєте стрілками, крок видаляєте хрестиком (щонайменше один має залишитися).
- Збережіть правило.
У списку правил біля кожного видно пріоритет, умови та кроки. Правило можна Upravit (Редагувати) або Smazat (Видалити).
Умови
| Умова | Значення |
|---|---|
| Kategorie | Правило діє лише для рахунків у цій категорії витрат. |
| Podkategorie | Подальше звуження до підкатегорії. |
| Částka od | Рахунок має бути щонайменше на цю суму. |
| Částka do | Рахунок може бути щонайбільше на цю суму. |
Незаповнена умова означає «без обмежень». Суми порівнюються без ПДВ.
Пріоритет
Правила перевіряються від найменшого числа пріоритету (1 перед 100). Застосовується перше правило, усім заповненим умовам якого рахунок відповідає, наступні вже не оцінюються. Конкретніше правило само по собі не має переваги, вирішує лише пріоритет.
Щоб виняток (наприклад, Матеріал понад 100 000 Kč) переміг загальне правило без умов, він повинен мати менше число пріоритету. Давайте правилам різні пріоритети, за однакового пріоритету порядок не гарантовано.
Типи затверджувачів у кроці
| Тип | Хто затверджує |
|---|---|
| Vedoucí projektu (Керівник проєкту) | Керівник будівництва, вибраний у рахунку. |
| Vedoucí kategorie (Керівник категорії) | Затверджувач підкатегорії витрат рахунку, а якщо його не задано, затверджувач категорії. |
| Konkrétní uživatel (Конкретний користувач) | Вибраний користувач. |
| Role (Роль) | Активні користувачі з вибраною роллю. |
| Administrátor firmy | Будь-який активний адміністратор компанії, достатньо одного з них. |
У кроках Konkrétní uživatel (Конкретний користувач) і Role (Роль) вибір обов'язковий, без вибраного користувача або ролі правило зберегти не можна.
Коли крок Role (Роль) припадає на кількох людей, вирішує перемикач Režim více schvalovatelů v kroku (Режим кількох затверджувачів у кроці):
- вимкнено (NEBO, тобто АБО, за замовчуванням) - достатньо, щоб затвердив будь-хто з них,
- увімкнено (A, тобто І) - крок завершено, коли затвердять усі.
Крок Administrátor firmy завжди працює в режимі NEBO (АБО). Адміністратори не мають призначеної Ролі, тому кроком Role ви до них не дістанетеся - використовуйте крок Administrátor firmy.
Як проходить правило
- Кроки йдуть один за одним, наступний починається лише після завершення попереднього. Останнє затвердження переводить рахунок у стан Čeká na zadání platby.
- Крок, для якого не знайдеться жодного затверджувача (рахунок без будівництва, будівництво чи категорія без керівника, роль без активних користувачів), пропускається.
- Якщо затверджувача не знайдено для жодного кроку правила, правило не застосовується і рахунок чекає на звичайне затвердження: понад 50 000 Kč з перевіркою адміністратором (якщо її ввімкнено), інакше в затверджувача категорії або будівництва, а якщо немає й його, у першого адміністратора. Документ через це в жодному разі не затверджується автоматично.
- Правила оцінюються під час створення рахунку і знову під час кожного збереження змін, після якого рахунок має чекати на затвердження. Зміна суми чи категорії тому може перенести рахунок під інше правило.
Що не проходить затвердження
- види документів Ostatní závazek (Інше зобов'язання, оплата карткою) і Pokladna (Каса) - вони оплачені вже під час створення,
- документи з нульовою сумою,
- документи, збережені з перемикачем Uhrazeno (Оплачено),
- документи, до яких під час збереження знайдеться вже завантажений платіж із тим самим варіабельним символом і сумою (одразу зберігаються як Proplaceno (Оплачено), див. Отримані рахунки-фактури),
- документи в категорії витрат типу Zálohová faktura (Авансовий рахунок); не плутати з видом документа Zálohová faktura, який затверджується звичайним способом.
Документ, збережений через Zařadit později (Класифікувати пізніше), чекає у стані Čeká na zařazení (Очікує на класифікацію) і потрапить до затвердження, коли ви його класифікуєте та збережете.
Рахунки з електронної пошти та рахунок за eProtokol
Два перемикачі визначають, чи діють правила й для документів, які не виникли у формі витрати. Обидва за замовчуванням увімкнені:
- Pravidla i na faktury z e-mailu (Правила й для рахунків з e-mailu) - рахунок з приймання рахунків електронною поштою проходить таке саме затвердження, як вручну введена витрата. Якщо перемикач вимкнено, рахунок створюється на призначеного контролера.
- Pravidla i na náklad z faktury za eProtokol (Правила й для витрати з рахунку за eProtokol) - витрата, створена з нашого рахунку за передплату, проходить затвердження, як і будь-яка інша.
Попередній перегляд затвердження
Кнопка Náhled schvalování (Попередній перегляд затвердження) відкриває вікно Jak projde náklad schválením (Як витрата пройде затвердження). Ви введете пробний документ (вид витрати, категорія, підкатегорія, сума без ПДВ) і побачите схему проходження крок за кроком: яке правило буде застосовано, хто затверджуватиме і що буде після затвердження. Попередній перегляд нічого не зберігає і стане в пригоді для перевірки правил, перш ніж ви почнете їх використовувати.
Затвердження на практиці
Де затверджувач знайде рахунки
- На сторінці Дошка оголошень в огляді Для затвердження → Витрати (з кількістю документів, що чекають).
- У розділі Отримані рахунки-фактури перемикачем На затвердження мною (його має кожен, кому Роль відкриває сторінку).
- У мобільному застосунку: адміністратор і керівник будівництва на дошці оголошень у блоці На затвердження. Інші затверджувачі знайдуть їх у мобільному застосунку в розділі Отримані фактури, якщо мають у Ролі для Отриманих рахунків-фактур рівень čtení (читання) або editace (редагування) (з рівнем editace vlastních (редагування власних) побачать лише документи, які створили самі). Інакше вони знайдуть їх на Дошці оголошень у вебзастосунку.
Затвердження
Затверджувач відкриє документ, перевірить його разом із вкладенням і натисне Schválit (Затвердити) у деталях документа або іконкою в списку. Адміністратор може у списку витрат затвердити одразу кілька документів, які чекають на нього, дією Schválit výběr (Затвердити вибране). У рахунку з багатокроковим правилом ви затвердите лише свій крок, навіть якщо використаєте іконку у списку або Schválit výběr. Якщо після вашого кроку йде наступний, застосунок повідомить, що витрата переходить до наступного затверджувача.
Відхилення
Для рахунків, які проходять правилом затвердження, затверджувач може документ відхилити - на Дошці оголошень іконкою хрестика або в мобільному застосунку. Причина відхилення обов'язкова.
Рахунок переходить у стан Vráceno k opravě (Повернуто на виправлення), а автор документа отримає в мобільний застосунок сповіщення з причиною. На дошці оголошень він знайде його в розділі Для затвердження у вкладці Vráceno k opravě. Після виправлення і збереження все оцінювання запуститься знову з першого кроку.
Нагадування про витрати, що чекають
Перемикач Upozornění na náklady čekající na schválení (Нагадування про витрати, що очікують на затвердження) надсилає затверджувачам у мобільний застосунок нагадування про документи у стані Čeká na schválení або Ke kontrole (На перевірку), до строку оплати яких залишається задана кількість днів Počet dní do splatnosti (Кількість днів до строку оплати) або менше (включно з простроченими документами). Нагадування надходить щодня о годині, заданій у полі Hodina odeslání upozornění (Година надсилання нагадування).
Після затвердження
Затверджений рахунок чекає у стані Čeká na zadání platby. Оплатите його експортом платіжного доручення (Export ABO; ABO - чеський формат файлу платіжних доручень для банків) або пропозицією платежу до банку. З банківською інтеграцією пропозицію платежу можна надіслати в інтернет-банкінг автоматично одразу після затвердження. Див. Отримані рахунки і Платежі.
Приклади налаштування
Двоступеневе затвердження матеріалу понад 100 000 Kč
| Параметр | Значення |
|---|---|
| Назва правила | Матеріал понад 100 000 Kč |
| Пріоритет | 10 |
| Категорія | Матеріал |
| Сума від | 100 000 |
| Крок 1 | Vedoucí projektu (Керівник проєкту) |
| Крок 2 | Konkrétní uživatel (Конкретний користувач), наприклад фінансовий директор |
Адміністратор затверджує все понад 20 000 Kč
| Параметр | Значення |
|---|---|
| Назва правила | Понад 20 000 Kč |
| Пріоритет | 50 |
| Сума від | 20 000 |
| Крок 1 | Administrátor firmy (Адміністратор компанії) |
Загальне правило для інших рахунків
| Параметр | Значення |
|---|---|
| Назва правила | Загальне затвердження |
| Пріоритет | 100 |
| Умови | немає |
| Крок 1 | Vedoucí kategorie (Керівник категорії) |
Проходження рахунку
Новий рахунок → Підходить правило? ── так → Крок 1 → Крок 2 → ... → Очікує на платіжне доручення → Платіж → Оплачено
│ │
│ └─ відхилено → Повернуто на виправлення → виправлення і збереження → знову з кроку 1
│
└─ ні → понад 50 000 Kč і перевірку ввімкнено? ── так → Очікує на затвердження адміністратором ─┐
│ ├→ Очікує на платіжне доручення
└─ ні → Очікує на затвердження (звичайне затвердження) ─────────────────────────────┘