Отримані рахунки-фактури

Компанія+

Облік отриманих рахунків та інших документів витрат, їх розподіл за будівництвами й категоріями, затвердження, оплата та експорт до бухгалтерії.

Доступно для:АдміністраторКористувач

Модуль Отримані рахунки-фактури (сторінка називається Náklady, тобто Витрати) призначений для обліку всіх документів витрат компанії: рахунків від постачальників, оплат корпоративною карткою, касових документів і авансових рахунків. Кожен документ ви відносите до категорії витрат, за потреби до будівництва чи машини, передаєте на затвердження, оплачуєте й експортуєте до бухгалтерії.

Модуль знаходиться в меню Фінанси → Отримані рахунки-фактури. Він входить до тарифів Компанія та Все для компанії.

Хто бачить витрати

• Адміністратор бачить і редагує всі витрати компанії.
• Іншим користувачам потрібен у Ролі для модуля Отримані рахунки-фактури рівень editace (редагування; бачать і редагують витрати всієї компанії) або editace vlastních (редагування власних; бачать лише документи, які створили самі). Зазвичай це бухгалтер. З рівнем čtení (читання) вони у веб-версії та в мобільному застосунку бачать витрати всієї компанії лише для перегляду: без кнопки Nový náklad (Нова витрата), деталі документа відкриваються заблокованими, і зберегти їх не можна.
• Хто доступу до модуля не має, не бачить жодних витрат, навіть тих, які створив сам (наприклад, чек, оплачений корпоративною карткою або з каси через Облік документа). Виняток становлять лише документи, які він має затвердити (див. нижче). Створювати документи в такий спосіб він однак може й далі.
• Затверджувачам (керівник будівництва, затверджувач категорії, особи з кроків правил затвердження) не потрібен доступ до всього розділу. Документи, які чекають на них, вони бачать на Дошці оголошень в огляді Для затвердження → Витрати.

Види документів

Вид витрати	Для чого призначений
Faktura přijatá (Отриманий рахунок)	Звичайний рахунок від постачальника. Проходить затвердження і чекає на оплату.
Ostatní závazek (Інше зобов'язання)	Документ, оплачений карткою. Вважається оплаченим уже під час створення, затвердження не проходить. Сфотографований чек з Обліку документа спочатку йде на перевірку, а затвердженням одразу закривається як Proplaceno (Оплачено). Перемикачем Přijat fyzický doklad (Отримано паперовий документ) можна позначити, що у вас є паперовий оригінал.
Pokladna (Каса)	Документ, оплачений готівкою. Вважається оплаченим уже під час створення, затвердження не проходить. Сфотографований касовий документ спочатку йде на перевірку, а затвердженням одразу закривається як Proplaceno (Оплачено).
Zálohová faktura (Авансовий рахунок)	Авансовий рахунок постачальника, прив'язаний до будівництва. Сплачений аванс ви пізніше віднімете в підсумковому рахунку.

Кожен вид має власну нумераційну серію, див. Нумераційні серії та вигляд документів.

Список витрат

У списку видно номер витрати, постачальника, категорію, будівництво, дати, суму без ПДВ і з ПДВ, стан (для документів, що чекають на затвердження, також ім'я затверджувача) і те, чи було документ експортовано. Додаткові стовпці (варіабельний символ, банківський рахунок, дата виплати, коментар та інші) вмикаються в налаштуваннях таблиці. Під таблицею є сума відображених документів.

Фільтри:

• Dodavatel (Постачальник), Kategorie (Категорія), Status (Статус), Stavby (Будівництва), Typ (Тип, тобто вид витрати) і повнотекстовий пошук,
• перемикачі Neproplacené (Неоплачені), Nezařazené (Нерозподілені), Vyfakturováno (Перевиставлено), На затвердження мною і Koš (Кошик),
• період за датою оподатковуваної поставки,
• Částka (Сума) і Splatnost (Термін оплати).

Фільтри, перемикачі та стовпці Контакт, Статус і Експорт має кожен, кому Роль відкриває сторінку. Перемикач Koš і групові дії має лише адміністратор.

Перемикач Neproplacené (Неоплачені) показує всі документи, які ще не мають статусу Proplaceno (Оплачено), незалежно від дати. Його можна поєднувати з іншими фільтрами, наприклад зі Статусом або Постачальником. Коли адміністратор у Налаштування компанії → Doklady a číselné řady увімкне Faktury přijaté otevírat jen s neproplacenými (Відкривати отримані рахунки лише з неоплаченими), список відкривається одразу так. Перемикач над таблицею можна будь-коли вимкнути. Документ, відкритий за посиланням (наприклад з e-mailu), знайдеться, навіть якщо він уже оплачений.

Додавання витрати

1. У Фінанси → Отримані рахунки-фактури натисніть Nový náklad (Нова витрата).
2. У поле Nahrát soubory (Завантажити файли) перетягніть документ (PDF, зображення або файл ISDOC). Файл ISDOC (чеський стандарт електронних рахунків) зчитується автоматично, PDF і зображення може прочитати AI, див. Приймання та розпізнавання документів. Вкладення можна відкрити в попередньому перегляді поруч із формою.
3. Виберіть Druh nákladu (Вид витрати) і Dodavatel (Постачальник). Постачальника можна знайти й у реєстрі ARES (чеський реєстр підприємств) і одразу додати як новий контакт. З контакту підставляються банківський рахунок і тип податку.
4. Číslo nákladu (Номер витрати) заповнюється з нумераційної серії відповідно до виду документа. Заповніть Variabilní symbol (варіабельний символ - платіжний ідентифікатор у чеських банківських переказах), Datum vystavení (Дата виставлення), DUZP (дата оподатковуваної поставки), Datum splatnosti (Термін оплати) і Datum vyplacení (Дата виплати - запланований день оплати, за яким витрата відображається в Грошовому потоці), за потреби KS (постійний символ) і SS (специфічний символ).
5. Виберіть Předkontace (шаблон бухгалтерської проводки), Typ daně (Тип податку) і Měna (Валюта). Тип податку: Klasická (стандартний, звичайний ПДВ), Přenesená (зворотне нарахування ПДВ, наприклад субпідряд будівельних робіт від платника), Neplátce (постачальник не є платником ПДВ) або Osvobozeno (звільнено). Для постачальника-неплатника пропонується лише Neplátce, для платника Klasická, Přenesená і Osvobozeno. За типом податку під час експорту до POHODA визначається розподіл ПДВ, див. Фінансові довідники.
6. Розподіліть документ: Nákladová kategorie (Категорія витрат) і Nákladová podkategorie (Підкатегорія витрат). Для категорії типу Будівництво виберіть також Stavba (Будівництво) і Stavební kategorie (Будівельна категорія). За бажанням додайте Stroj (Машина), якщо це витрата конкретної машини.
7. Додайте позиції кнопкою Přidat položku (Додати позицію): назва, кількість, одиниця, сума, знижка у відсотках і ставка податку.
8. Перевірте Celková částka dokladu (Загальна сума документа) і Rekapitulace DPH (Підсумок ПДВ; DPH - це чеський ПДВ) і натисніть Створити.

Під час збереження застосунок попередить вас про дублікат варіабельного символу, дублікат номера документа або про відсутнє вкладення в рахунку. Документ після цього можна все одно зберегти.

Немає всіх даних?

Увімкніть перемикач Zařadit později (Розподілити пізніше). Документ збережеться без категорії в стані Čeká na zařazení (Очікує розподілу), і ви знайдете його перемикачем Nezařazené. Розподілите його, коли матимете дані: вимкніть перемикач Zařadit později і виберіть категорію витрат. Поки перемикач увімкнений, категорія сіра й вибрати її не можна. Замок у заголовку вікна має лише заблокований документ (схвалений, оплачений або надісланий в облік); у такому разі спершу натисніть на замок.

Розподіл витрати

• Nákladová kategorie визначає, як витрата враховується і хто її затверджує. Для категорії типу Provozní náklady do více dní (Операційні витрати на кілька днів) ви вказуєте період Náklad od (Витрата від) і Náklad do (Витрата до). Для категорії типу Stavba (Будівництво) витрата зараховується на вибране будівництво. Якщо в категорії встановлена типова підкатегорія, вона підставляється автоматично. Категоріями керує адміністратор, див. Фінансові довідники.
• У виборі Stavba за замовчуванням пропонуються лише будівництва в роботі. Позначка + archiv (+ архів) додає й завершені та архівовані, наприклад коли рахунок надходить уже після здачі об'єкта.
• Для категорії типу Stavba окремі позиції можуть мати інший розподіл, ніж заголовок (перемикач Jiné zařaz. (Інший розподіл) біля позиції), тож один рахунок можна розділити між кількома будівництвами чи підкатегоріями.
• Для підкатегорії, позначеної як Půjčovna (Прокат), у позиції вибирається Půjčený stroj (Орендована машина) (або створюється нова), а одиниця автоматично встановлюється на день. Див. Орендовані машини.
• Компанія, яка не використовує будівельні категорії, може приховати їх вибір: Nastavení firmy → Doklady a číselné řady → Skrýt stavební kategorii v nákladu (Налаштування компанії → Документи та нумераційні серії → Приховати будівельну категорію у витраті). До витрати тоді зберігається категорія Загальне вибраного будівництва.

Суми та ПДВ

Celková částka dokladu обчислюється із суми позицій (після знижки в рядку та після Sleva na celý doklad (Знижка на весь документ)). ПДВ у Rekapitulace DPH округлюється по рядках до геллерів (0,01 Kč), так само як це роблять звичайні бухгалтерські програми.

Коли документ постачальника відрізняється на геллер (зазвичай чек із цінами з ПДВ), у вас є два варіанти:

• натиснути значок замка біля загальної суми і ввести базу та ПДВ вручну - сума тоді не перераховується з позицій,
• заповнити Haléřové vyrovnání (Вирівнювання округлення), яке додається до суми K úhradě (До сплати).

Аванси та очікувані витрати

• Якщо в постачальника є авансові рахунки, у формі відображається таблиця Zálohové faktury (Авансові рахунки). Кнопкою Додати аванс до рахунку ви віднімаєте аванс, а таблиця показує, скільки з авансу ще залишилося використати.
• Якщо в постачальника в Грошовому потоці є попередні витрати, відображається таблиця Předpokládané náklady (Очікувані витрати), і витрату можна до них прив'язати.

Зв'язок із замовленням (Все для компанії)

На тарифі Все для компанії у формі є кнопка Propojit obj. (Пов'язати замовл.). Ви вибираєте видане замовлення і можете завантажити з нього позиції. Якщо зберегти рахунок без зв'язку, AI спробує знайти відповідність серед незіставлених замовлень постачальника і запропонує вам зв'язок. Зв'язування замовлення видаляє з грошового потоку його попередню витрату, бо її замінює фактичний рахунок. Це станеться, щойно зв'язок буде збережено, і в мобільному застосунку, незалежно від того, який у вас доступ до грошового потоку. Див. Замовлення.

Стани витрати

Стан	Що означає
Čeká na zařazení (Очікує розподілу)	Документ, збережений через Розподілити пізніше, чекає на доповнення.
Ke kontrole (На перевірку)	Документ із приймання електронною поштою або з обліку документа на Дошці оголошень, чекає на перевірку розпізнаних даних. Чек з картки або з каси після затвердження одразу переходить у стан Proplaceno.
Čeká na schválení (Очікує затвердження)	Чекає на затверджувача, його ім'я в стовпці Статус.
Čeká na schválení adminem (Очікує затвердження адміністратором)	Витрата понад 50 000 Kč без ПДВ за увімкненої перевірки адміністратором.
Vráceno k opravě (Повернено на виправлення)	Затверджувач відхилив документ, причина вказана в деталях.
Čeká na zadání platby (Очікує введення платежу)	Документ затверджено, і він чекає на оплату.
Čeká na proplacení (Очікує оплати)	Платіж надіслано (експорт ABO), очікується його зіставлення.
Proplaceno (Оплачено)	Документ оплачено - зіставлено платіж, або його збережено як оплачений.

Видалені документи переміщуються до Кошика. Адміністратор знайде їх там перемикачем Koš і поверне груповою дією Obnovit výběr (Відновити вибране).

Затвердження

Хто затверджує витрату, визначає категорія витрат (затверджувач категорії, для будівництв керівник будівництва) або правила затвердження компанії. Затверджувач натискає в деталях витрати або на Дошці оголошень Затвердити. У багатокроковому затвердженні за правилами витрату можна також відхилити із зазначенням причини.

Документи типу Інше зобов'язання і Каса, документи з нульовою сумою та документи, збережені як Uhrazeno (Оплачено), не затверджуються.

→ Докладна інструкція: Затвердження отриманих рахунків

Блокування документа

Щойно документ чекає на затвердження, затверджений або експортований, його поля блокуються. Адміністратор і користувач із рівнем editace у Ролі для модуля Отримані рахунки-фактури розблокує їх значком замка (Odemknout pole, Розблокувати поля) у заголовку форми.

Оплата та експорт до бухгалтерії

Адміністратор позначає документи в списку і використовує групову дію:

• Schválit výběr (Затвердити вибір) - затверджує документи, які чекають на нього,
• Export ABO - створює файл платіжного доручення (ABO, чеський формат банківських файлів) для інтернет-банкінгу з документів у стані Очікує введення платежу (або Очікує оплати). Документи переходять у стан Čeká na proplacení. Кожен документ повинен мати заповнений банківський рахунок.
• Export do POHODA (Експорт до POHODA) - створює XML для бухгалтерської програми POHODA (поширеної в Чехії) із затверджених документів (від стану Очікує введення платежу і далі). Експортувати можна лише один вид документа за раз і без авансових рахунків. Експортовані документи мають у стовпці Експорт значення Так.
• Smazat výběr (Видалити вибране) і Obnovit výběr (з кошика).

Шаблон проводки та тип податку переносяться до експорту POHODA як бухгалтерська проводка і класифікація ПДВ, див. Фінансові довідники.

Пропозиція платежу до банку

Якщо компанія має підключений банк (Nastavení firmy → Bankovní integrace (Налаштування компанії → Банківська інтеграція), Raiffeisenbank або Česká spořitelna), адміністратор бачить біля затвердженого документа (стан Очікує введення платежу) кнопку Navrhnout platbu (Запропонувати платіж). Доручення надсилається до інтернет-банкінгу, де ви його підписуєте. У Česká spořitelna платіж лише створюється, а підписуєте ви його кнопкою Podepsat v České spořitelně (Підписати в Česká spořitelna), яка потім з'явиться біля документа. Автоматичну пропозицію одразу після затвердження можна увімкнути в налаштуваннях банківської інтеграції. Див. Платежі.

Зіставлення з платежем

• Під час створення витрати шукається вже завантажений платіж із тим самим варіабельним символом і сумою. Якщо його знайдено, документ одразу зберігається як Proplaceno.
• Платежі з банку автоматично зіставляються з отриманими рахунками за варіабельним символом і сумою.
• Вручну: у Платежах натисніть біля незіставленого платежу Знайти рахунок до платежу і в списку витрат виберіть Зіставити з платежем. Після скасування зв'язку в Платежах документ повернеться до стану Čeká na zadání platby (Очікує введення платежу).
• Чек з корпоративної картки, сфотографований через Облік документа, зіставляється сам із вихідним платежем карткою на ту саму суму (30 днів навколо дати чека). Якщо платіж знайдено, чек одразу отримує стан Proplaceno; автор отримає результат у мобільний застосунок.

Перевиставлення витрат

Стовпець (вмикається в налаштуваннях таблиці) і перемикач Vyfakturováno показують, чи було витрату будівництва перевиставлено замовнику. Позиції витрат будівництва пов'язуються з документом у Документах для фактур (дія Пов'язати витрати).

Мобільний застосунок

У мобільному застосунку є розділ Отримані фактури:

• список із пошуком, сортуванням за терміном оплати або сумою і фільтром за постачальником, станом, датою поставки, терміном оплати та сумою,
• новий документ кнопкою плюс, яка відкриє Облік документа (фото або зображення з галереї, дані AI прочитає у фоновому режимі, див. Приймання та розпізнавання документів). Вручну новий документ у мобільному застосунку не вводиться, майстер слугує для редагування збереженого документа з деталей,
• деталі з позиціями, вкладеннями, платежами та історією затвердження,
• затвердження і відхилення документа із зазначенням причини.

Автор документа отримує на телефон сповіщення, коли затверджувач повертає йому документ на виправлення (це можна вимкнути в налаштуваннях сповіщень у застосунку).