Inbox документів
Місце для зберігання завантажених документів, з яких пізніше створюється отриманий рахунок.
Inbox документів - це спільна скринька для файлів документів, які ще ніхто не обробив. Ви завантажуєте туди PDF або фото рахунку одразу, щойно його отримали, а витрату з нього створюєте пізніше, коли матимете час. Це зручно, коли документи збирає одна людина, а вносить їх до системи інша.
Модуль знаходиться в меню Фінанси → Inbox документів. Він входить до тарифів Компанія та Все для компанії, доступ до нього регулює Роль. Завантажувати документи до inbox можуть адміністратор і користувачі з рівнем editace (редагування) або editace vlastních (редагування власних). З рівнем čtení (читання) ви документи в inbox бачите, але нові не завантажите й жодних не видалите.
Колишньої «Коробки» (Krabice) із запитами працівників уже немає. Запит на відшкодування документа, оплаченого власним коштом, працівник подає через Облік документа на Дошці оголошень, а запит на аванс - через Запитати аванс. Обидва затверджуються в Зарплатах.
Завантаження документа
- Перейдіть до Фінанси → Inbox документів.
- Перетягніть файл у поле Importovat přílohy (Імпортувати вкладення) або клацніть на поле і виберіть файл. Завантажується завжди один файл.
- Документ з'явиться в списку з датою завантаження і назвою файлу.
Створення отриманого рахунку з inbox
- Біля документа в списку можна значком попереднього перегляду відкрити файл (для PDF, PNG і JPG).
- Натисніть стрілку біля документа. Відкриються Отримані рахунки-фактури з новою витратою, до якої прикріплено файл.
- Заповніть дані витрати і збережіть її.
- Після збереження файл стає вкладенням витрати і зникає з inbox.
Для створення витрати потрібен доступ до Отриманих рахунків-фактур (адміністратор або Роль із рівнем editace (редагування) чи editace vlastních (редагування власних) для модуля Отримані рахунки-фактури). Рівень для модуля Inbox документів при цьому не вирішує, витрату з документа створите й із рівнем čtení (читання) для Inbox. Документ, якому не місце в inbox, видаляється значком кошика. З рівнем editace видалите будь-який документ, з editace vlastních лише той, який завантажили самі.
Рахунки від постачальників можна приймати одразу електронною поштою і доручити їх читання AI, див. Приймання та розпізнавання документів. Inbox корисний насамперед для документів, які надходять до вас не електронною поштою, а іншим шляхом.